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Notice

Notice de la Boutique

Le mode d’emploi du logiciel, dans l’ordre où l’on s’en sert : de l’ouverture du magasin à la clôture de la caisse. Cette notice est lisible ici sans compte, et se retrouve à l’identique dans le logiciel, sous « Réglages > Notice du logiciel ».

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Ce que contient cette notice

  1. Préparer la boutique : ce qu’on renseigne en premier
  2. Codes-barres, QR et étiquettes
  3. Vendre au comptoir
  4. Clôturer la caisse
  5. Tenir le stock : inventaires et comptages
  6. Recevoir et transférer la marchandise
  7. Réapprovisionner et traiter les retours
  8. Fidéliser, et reprendre les ventes en ligne

Préparer la boutique : ce qu’on renseigne en premier

Un commerce se décrit une fois, puis tourne. L’ordre compte : les magasins d’abord, parce que tout s’y rattache — caisses, stock, vendeurs ; le catalogue ensuite, parce qu’il alimente la vente ; les vendeurs en dernier, parce qu’on les affecte à des magasins qui existent déjà.

  • Déclarez vos magasins : chacun porte ses caisses, son stock et ses vendeurs.
  • Créez une caisse par poste de vente, reliée au terminal qui s’en sert.
  • Affectez vos vendeurs : un rôle (vendeur, responsable de magasin, magasinier), un magasin par défaut, et le droit d’en changer ou non.
  • Constituez le catalogue, ou importez-le depuis un fichier CSV : chaque ligne est contrôlée avant d’être écrite.

Codes-barres, QR et étiquettes

Un article peut porter plusieurs codes, et c’est ce qui permet de scanner aussi bien ce qui existe déjà sur l’emballage que ce que vous imprimez vous-même.

  • Ajoutez à un article autant de codes que nécessaire : code interne, EAN-8, EAN-13, UPC-A, ISBN-13, Code 128, QR code, code fournisseur.
  • Un code déjà utilisé, mal formé ou au chiffre de contrôle faux est refusé à la saisie : vous ne créez pas d’ambiguïté sans le savoir.
  • Imprimez vos planches d’étiquettes depuis le logiciel, pour les articles qui n’ont pas de code d’usine.
  • En cas de doute sur un code, passez-le à l’écran de scan : il vous dit quel article il reconnaît.

Vendre au comptoir

La vente est l’écran le plus utilisé de la journée : il doit aller vite et ne rien demander d’inutile. Le mode scan reste actif d’un article au suivant, et l’ajout au panier passe toujours par le mécanisme de vente du logiciel, jamais par un chemin parallèle.

  • Ouvrez la caisse : le logiciel vérifie que vous avez le droit d’y travailler, et pour quel magasin.
  • Scannez ou cherchez l’article, encaissez, éditez le ticket ou la facture.
  • Choisissez la densité d’affichage et repliez le pavé numérique si vous n’en avez pas besoin : le réglage est mémorisé pour cette caisse.
  • Appliquez une promotion : le logiciel montre la remise qu’il va poser avant de la poser.

Clôturer la caisse

La clôture est le moment où l’on prouve la journée. Le logiciel confronte ce qu’il attend et ce que vous comptez, moyen de paiement par moyen de paiement, puis scelle le résultat.

  • Déclarez ce que vous avez réellement en caisse : espèces, carte, chèques.
  • Justifiez tout mouvement d’espèces hors vente — il reste dans l’historique avec son motif.
  • Lisez les écarts : l’attendu, le déclaré et la différence s’affichent pour chaque moyen de paiement.
  • Exportez l’archive de la clôture si on vous la demande : elle est scellée et chaînée à la précédente.

Tenir le stock : inventaires et comptages

Un stock juste ne se décrète pas, il se compte. Aucune quantité ne bouge tant que le comptage n’est pas validé : une campagne en cours ne fausse jamais les ventes du jour.

  • Lancez un inventaire par magasin depuis l’assistant.
  • Comptez à la douchette : ajoutez ce que vous trouvez, ou posez la quantité réelle constatée.
  • Saisissez lots et numéros de série là où ils sont obligatoires.
  • Pour les zones sensibles, faites compter deux personnes séparément : chacune ignore le résultat de l’autre, et les écarts se tranchent avec un motif avant d’être reportés.

Recevoir et transférer la marchandise

La marchandise entre par les réceptions fournisseur et circule par les transferts. Dans les deux cas, le stock ne change qu’à la validation, jamais au moment du scan.

  • Recevez une commande fournisseur à la douchette, en plusieurs fois s’il le faut : le reliquat se recalcule à chaque article.
  • Renseignez lots, numéros de série et dates quand l’article les exige.
  • Préparez un transfert entre deux magasins : la marchandise passe par un emplacement de transit et n’est donc jamais nulle part.
  • Contrôlez l’arrivée : réception complète, ou écart motivé avec le reliquat laissé en transit.

Réapprovisionner et traiter les retours

Le réapprovisionnement propose, il ne commande pas. Les retours, eux, partent toujours d’une facture : c’est ce qui empêche de rendre deux fois le même article.

  • Lancez un calcul de réapprovisionnement : ventes constatées, stock réel, transit et commandes en cours entrent tous dans le résultat.
  • Arbitrez chaque proposition — validée, modifiée avec motif, ou rejetée — avant de créer les commandes fournisseur, qui restent en brouillon.
  • Enregistrez un retour depuis la facture : seul ce qui reste retournable est proposé.
  • Décidez où part l’article rendu : en stock revendable, ou dans un emplacement de mise à l’écart. L’avoir est créé et lié à la facture d’origine, qui n’est pas modifiée.

Fidéliser, et reprendre les ventes en ligne

Fidélité, cartes cadeaux et promotions sont rattachées au fichier client et aux factures, pas à un compteur tenu à part. Les commandes de vos canaux de vente en ligne arrivent au même endroit que les ventes du comptoir.

  • Les points s’acquièrent sur les factures payées, et se consomment en commençant par ceux qui expirent le plus tôt.
  • Émettez une carte cadeau depuis une facture : notez son code, il n’est affiché qu’une seule fois.
  • Datez vos promotions et choisissez leur cible : des articles, des familles d’articles, ou une catégorie de clients.
  • Suivez les commandes venues de vos canaux en ligne, et le journal qui dit ce qui est entré, ce qui a été mis de côté, et pourquoi.

Questions fréquentes sur l’utilisation

Faut-il tout paramétrer avant la première vente ?

Non. Un magasin, une caisse et un vendeur suffisent pour encaisser. Les étiquettes, la fidélité, les promotions et le réapprovisionnement s’ajoutent quand vous en avez l’usage.

Peut-on scanner un code que nous avons imprimé nous-mêmes ?

Oui. Un article accepte plusieurs codes, dont les QR codes de vos propres étiquettes, lus au même endroit que les codes-barres d’usine.

Le logiciel gère-t-il plusieurs magasins ?

Oui. Le stock est suivi magasin par magasin, les transferts passent par un emplacement de transit, et un vendeur ne travaille que sur les magasins auxquels il est affecté.

Que se passe-t-il si la caisse ne tombe pas juste ?

L’écart est affiché moyen de paiement par moyen de paiement, puis archivé avec la clôture. Rien n’est effacé : une correction s’ajoute à l’historique, elle ne le réécrit pas.

Où retrouve-t-on cette notice une fois client ?

Dans le logiciel, sous « Réglages > Notice du logiciel ». C’est la même documentation, mise à jour en même temps que le produit.

Le plus simple reste de le voir tourner

La démonstration est ouverte à tous, sans inscription, avec une boutique fictive déjà remplie : vous pouvez suivre cette notice écran par écran, et vous ne pouvez rien casser.

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