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Notice

Notice du Logiciel Garage

Le mode d’emploi du logiciel, dans l’ordre où l’on s’en sert : du rendez-vous pris au téléphone à la facture réglée. Cette notice est lisible ici sans compte, et se retrouve à l’identique dans le logiciel, sous « Réglages > Notice du logiciel ».

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Ce que contient cette notice

  1. Préparer l’atelier : ce qu’on renseigne en premier
  2. Prendre un rendez-vous
  3. Réceptionner le véhicule
  4. Le diagnostic
  5. La réparation
  6. Documents et photos du dossier
  7. La signature du client et la traçabilité
  8. Restituer le véhicule et clôturer
  9. Le parc véhicules et l’historique client
  10. Véhicules de prêt et bons d’essai
  11. Facturer, encaisser, et ce qui rend vos écritures inaltérables

Préparer l’atelier : ce qu’on renseigne en premier

Un atelier se décrit une fois, puis tourne. L’ordre compte : les techniciens d’abord, parce qu’on leur affecte des créneaux ; le catalogue ensuite, parce qu’il alimente devis et ordres de réparation. Le reste — véhicules de prêt, documentations techniques — s’ajoute quand vous en avez l’usage.

  • Déclarez vos techniciens : ce sont eux qu’on affecte à une intervention et dont on regarde la disponibilité.
  • Constituez votre catalogue de pièces et de prestations, avec vos prix : il sert aux devis comme aux ordres de réparation.
  • Déclarez votre parc de véhicules de courtoisie si vous prêtez ou faites essayer.
  • Rangez les accès aux documentations techniques de vos fabricants : le technicien les ouvrira depuis l’atelier.
  • Renseignez votre entreprise — coordonnées, TVA, mentions — c’est ce qui figurera sur vos documents.

Prendre un rendez-vous

Le rendez-vous se prend depuis la vue des techniciens, pas depuis un formulaire vide : on voit d’abord qui est libre, puis on pose le créneau. Le dossier ouvert à ce moment-là deviendra l’ordre de réparation quand le véhicule arrivera.

  • Ouvrez la vue par technicien : la charge de chacun est visible sur la période.
  • Choisissez le créneau sur la ligne du technicien : le formulaire s’ouvre avec la personne déjà renseignée.
  • Renseignez le client, le véhicule et le motif du passage.
  • Le planning distingue le travail à l’atelier, l’intervention extérieure et le retour fournisseur — choisissez le type qui correspond.

Réceptionner le véhicule

La réception est le moment le plus important du dossier, parce que c’est le seul où l’on peut encore constater l’état du véhicule sans être contredit. Tout ce qui est consigné ici — accessoires remis, photos, symptômes décrits par le client — évite la discussion au moment de la restitution.

  • Créez l’ordre de réparation : client, véhicule, immatriculation ou numéro de série, kilométrage, garantie.
  • Notez les symptômes tels que le client les décrit, avec ses mots : c’est ce qui guidera le diagnostic.
  • Cochez les accessoires remis avec le véhicule (roue de secours, cric, antenne, plaque de coffre…).
  • Prenez les photos depuis le téléphone ou la tablette : elles restent attachées au dossier.
  • Imprimez le bon de prise en charge, avec le nom du signataire, et faites-le signer.

Le diagnostic

Le diagnostic sépare deux choses qu’il ne faut jamais mélanger : ce que le client lira, et ce qui reste interne à l’atelier. Les deux zones sont distinctes à la saisie, et seule la première ressort sur les documents remis.

  • Consignez vos constatations dans les notes publiques : elles sont destinées au client.
  • Gardez pour l’atelier ce qui doit y rester : notes privées, doutes, historique d’une pièce.
  • Ajoutez les lignes de pièces et de prestations envisagées : elles chiffrent le travail à venir.
  • Si le travail dépasse ce qui était prévu, sortez un devis complémentaire avant de continuer.

La réparation

Pendant la réparation, l’ordre se remplit au fil du travail : les actions réalisées, les pièces posées et leurs quantités. Ce qui est enregistré ici est exactement ce qui sera facturé — il n’y a pas de deuxième saisie.

  • Décrivez les actions réalisées, dans l’ordre où elles ont été faites.
  • Renseignez les pièces remplacées et les quantités : elles descendent du stock et remontent sur la facture.
  • Mettez à jour les informations techniques du véhicule au passage — kilométrage relevé, évolutions.
  • Une pièce à commander se suit dans le même logiciel : la commande fournisseur reste rattachée au dossier.

Documents et photos du dossier

Tout ce qui concerne un ordre de réparation est rangé avec lui : les photos de la réception, le bon de prise en charge, le devis, la facture, et les pièces jointes que vous ajoutez. Un dossier retrouvé six mois plus tard porte encore ses preuves.

  • Retrouvez les photos prises à la réception dans l’onglet des documents.
  • Glissez-déposez les fichiers à ajouter : rapport d’un contrôle, facture d’un sous-traitant, courriel du client.
  • Prévisualisez le document avant de l’imprimer ou de l’envoyer.
  • Tous les documents produits restent accessibles depuis la fiche du véhicule.

La signature du client et la traçabilité

La signature atteste la prise en charge et la restitution. Elle est enregistrée avec sa date et son journal, consultable en cas de contestation. À côté, l’onglet de suivi retrace l’historique complet du dossier, dans l’ordre où les choses se sont passées.

  • Faites signer la prise en charge à l’arrivée, et la restitution au départ.
  • Consultez le journal de signature en cas de doute : il porte les dates.
  • L’onglet de suivi montre tout l’historique — création, devis, commande, facture, intervention.
  • Ce journal est votre preuve de ce qui a été échangé et quand.

Restituer le véhicule et clôturer

La clôture d’un ordre de réparation le fait passer en terminé et ramène à la fiche du client. Un dossier clôturé n’est pas figé pour toujours : il peut être rouvert s’il faut y revenir, ce qui arrive plus souvent qu’on ne le croit.

  • Vérifiez que les documents liés sont à jour avant de clôturer.
  • Faites signer la restitution et remettez les documents au client.
  • Clôturez l’ordre : il passe en terminé.
  • Si le véhicule revient pour le même motif, rouvrez le dossier plutôt que d’en créer un nouveau — l’historique reste d’un seul tenant.

Le parc véhicules et l’historique client

Chaque véhicule a sa fiche, et l’historique des interventions lui reste attaché. L’immatriculation n’est pas obligatoire : un numéro de série suffit pour une moto, un quad, un vélo ou un engin. Un véhicule peut aussi en contenir d’autres, pour décrire un ensemble — un porteur et sa remorque, par exemple.

  • Créez la fiche du véhicule : marque, modèle, version, mise en circulation, kilométrage, propriétaire, garantie.
  • Retrouvez tout l’historique d’un véhicule depuis sa fiche, quel que soit le nombre de passages.
  • Depuis la fiche d’un client, ouvrez l’ensemble de son parc.
  • Pour un client qui confie plusieurs véhicules d’un coup, lancez la création groupée des ordres de réparation depuis son parc.

Véhicules de prêt et bons d’essai

Le prêt et l’essai sont deux circuits distincts, et c’est voulu : un client qui essaie un véhicule ne signe pas le même document que celui à qui vous prêtez une voiture pendant la réparation de la sienne. Un tableau dit à tout moment ce qui est disponible et ce qui est dehors.

  • Consultez le tableau : disponibles au prêt, disponibles à l’essai, actuellement dehors.
  • Créez un prêt : véhicule, client, dates, état de départ, bon imprimable et signé.
  • Créez un bon d’essai pour un essai commercial : même principe, document différent.
  • Au retour, enregistrez la restitution : le véhicule redevient disponible.

Facturer, encaisser, et ce qui rend vos écritures inaltérables

Devis, commandes, factures, règlements, banque et comptabilité font partie du logiciel. Les écritures sont scellées et chaînées entre elles — une fois enregistrée, une facture ne se modifie plus, et toute correction passe par une opération inverse, comme l’exige la réglementation française sur l’inaltérabilité des enregistrements.

  • Transformez l’ordre de réparation en facture : rien à ressaisir.
  • Enregistrez le règlement et suivez le reste à payer ; les retards sont signalés.
  • Une erreur se corrige par un avoir, jamais par une modification de la facture d’origine.
  • Rapprochez vos écritures de votre relevé bancaire, puis exportez votre comptabilité.
  • La facturation électronique est prise en charge : réception, émission et transmission des données.

Questions fréquentes sur l’utilisation

Faut-il tout paramétrer avant le premier ordre de réparation ?

Non. Il faut au minimum un technicien et quelques prestations au catalogue. Le parc de prêt, les documentations techniques et le reste s’ajoutent quand vous en avez l’usage.

Le logiciel fonctionne-t-il pour autre chose que l’automobile ?

Oui. Le suivi ne dépend pas du type de véhicule : moto, scooter, quad, vélo, engin de chantier ou matériel se gèrent de la même façon, avec la même fiche et le même historique. L’immatriculation n’est pas obligatoire.

Peut-on travailler depuis une tablette dans l’atelier ?

Oui. Les écrans s’adaptent à l’appareil utilisé. Les photos de réception se prennent depuis le téléphone ou la tablette et rejoignent directement le dossier.

Que faire si le travail dépasse ce qui était annoncé au client ?

Sortez un devis complémentaire depuis le dossier avant de continuer, et faites-le valider. L’échange reste consigné dans le suivi du dossier.

Où retrouve-t-on cette notice une fois client ?

Dans le logiciel, sous « Réglages > Notice du logiciel ». C’est la même documentation, mise à jour en même temps que le produit.

Le plus simple reste d’essayer

La démonstration est ouverte à tous, sans inscription, avec un atelier fictif déjà rempli : vous pouvez suivre cette notice écran par écran, et vous ne pouvez rien casser.

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