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Manuale

Manuale del Negozio

La guida all’uso del software, nell’ordine in cui lo si utilizza: dall’apertura del negozio alla chiusura della cassa. Questo manuale è consultabile qui senza account e si ritrova identico all’interno del software, in «Impostazioni > Manuale del software».

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Che cosa contiene questo manuale

  1. Preparare il negozio: che cosa si imposta per primo
  2. Codici a barre, QR ed etichette
  3. Vendere al banco
  4. Chiudere la cassa
  5. Tenere la giacenza: inventari e conteggi
  6. Ricevere e trasferire la merce
  7. Riordinare e gestire i resi
  8. Fidelizzare e recuperare le vendite online

Preparare il negozio: che cosa si imposta per primo

Un negozio si descrive una volta sola, poi gira. L’ordine conta: prima i punti vendita, perché a essi si aggancia tutto — casse, giacenza, addetti; poi il catalogo, perché alimenta la vendita; gli addetti per ultimi, perché si assegnano a punti vendita che esistono già.

  • Dichiarate i vostri punti vendita: ciascuno porta le sue casse, la sua giacenza e i suoi addetti.
  • Create una cassa per ogni postazione di vendita, collegata al terminale che la usa.
  • Assegnate i vostri addetti: un ruolo (venditore, responsabile del punto vendita, magazziniere), un punto vendita predefinito e il diritto di cambiarlo o no.
  • Costruite il catalogo, oppure importatelo da un file CSV: ogni riga è controllata prima di essere scritta.

Codici a barre, QR ed etichette

Un articolo può portare più codici, ed è questo che permette di scansionare sia ciò che è già stampato sulla confezione, sia ciò che stampate voi.

  • Aggiungete a un articolo tutti i codici che vi servono: codice interno, EAN-8, EAN-13, UPC-A, ISBN-13, Code 128, QR code, codice fornitore.
  • Un codice già usato, mal formato o con cifra di controllo errata viene rifiutato all’inserimento: non create un’ambiguità senza saperlo.
  • Stampate i vostri fogli di etichette dal software, per gli articoli senza codice di fabbrica.
  • In caso di dubbio su un codice, passatelo nella schermata di scansione: vi dice quale articolo riconosce.

Vendere al banco

La vendita è la schermata più usata della giornata: deve andare veloce e non chiedere nulla di inutile. La modalità scansione resta attiva da un articolo al successivo, e l’aggiunta al carrello passa sempre dal meccanismo di vendita del software, mai da una strada parallela.

  • Aprite la cassa: il software verifica che abbiate il diritto di lavorarci e per quale punto vendita.
  • Scansionate o cercate l’articolo, incassate, emettete lo scontrino o la fattura.
  • Scegliete la densità della schermata e ripiegate il tastierino numerico se non vi serve: l’impostazione è memorizzata per quella cassa.
  • Applicate una promozione: il software mostra lo sconto che sta per mettere prima di metterlo.

Chiudere la cassa

La chiusura è il momento in cui si dimostra la giornata. Il software confronta ciò che si attende con ciò che contate, mezzo di pagamento per mezzo di pagamento, poi sigilla il risultato.

  • Dichiarate ciò che avete realmente in cassa: contanti, carta, assegni.
  • Motivate ogni movimento di contanti estraneo a una vendita: resta nella cronologia con la sua motivazione.
  • Leggete gli scostamenti: atteso, dichiarato e differenza compaiono per ogni mezzo di pagamento.
  • Esportate l’archivio della chiusura se ve lo chiedono: è sigillato e concatenato al precedente.

Tenere la giacenza: inventari e conteggi

Una giacenza corretta non si decreta, si conta. Nessuna quantità si muove finché il conteggio non è convalidato: una campagna in corso non falsa mai le vendite della giornata.

  • Avviate un inventario per punto vendita dalla procedura guidata.
  • Contate con il lettore: sommate ciò che trovate, oppure inserite la quantità reale rilevata.
  • Inserite lotti e numeri di serie dove sono obbligatori.
  • Nelle zone sensibili fate contare due persone separatamente: nessuna vede il risultato dell’altra, e gli scostamenti si decidono con una motivazione prima di essere riportati.

Ricevere e trasferire la merce

La merce entra dalle ricezioni da fornitore e circola con i trasferimenti. In entrambi i casi la giacenza cambia solo alla convalida, mai al momento della scansione.

  • Ricevete un ordine fornitore con il lettore, anche in più volte: il residuo si ricalcola a ogni articolo.
  • Inserite lotti, numeri di serie e date quando l’articolo li richiede.
  • Preparate un trasferimento tra due punti vendita: la merce passa da un magazzino di transito e quindi non è mai in nessun posto.
  • Controllate l’arrivo: ricezione completa, oppure scostamento motivato con il residuo lasciato in transito.

Riordinare e gestire i resi

Il riordino propone, non ordina. I resi, invece, partono sempre da una fattura: è questo che impedisce di restituire due volte lo stesso articolo.

  • Avviate un calcolo di riordino: vendite rilevate, giacenza reale, transito e ordini in corso entrano tutti nel risultato.
  • Decidete su ogni proposta — convalidata, modificata con motivazione o respinta — prima di creare gli ordini fornitore, che restano in bozza.
  • Registrate un reso dalla fattura: viene proposto solo ciò che resta restituibile.
  • Decidete dove va l’articolo restituito: in giacenza vendibile, oppure in un magazzino di messa da parte. La nota di credito viene creata e collegata alla fattura di origine, che non viene modificata.

Fidelizzare e recuperare le vendite online

Fidelizzazione, carte regalo e promozioni sono collegate all’anagrafica clienti e alle fatture, non a un contatore tenuto a parte. Gli ordini dei vostri canali di vendita online arrivano nello stesso posto delle vendite al banco.

  • I punti si maturano sulle fatture pagate e si consumano partendo da quelli che scadono prima.
  • Emettete una carta regalo da una fattura: annotate il suo codice, è mostrato una sola volta.
  • Datate le vostre promozioni e scegliete il bersaglio: articoli, famiglie di articoli, o una categoria di clienti.
  • Seguite gli ordini arrivati dai vostri canali online, e il registro che dice cosa è entrato, cosa è stato messo da parte e perché.

Domande frequenti sull’utilizzo

Bisogna impostare tutto prima della prima vendita?

No. Un punto vendita, una cassa e un addetto bastano per incassare. Etichette, fidelizzazione, promozioni e riordino si aggiungono quando vi servono.

Si può scansionare un codice stampato da noi?

Sì. Un articolo accetta più codici, compresi i QR code delle vostre etichette, letti nello stesso punto dei codici a barre di fabbrica.

Il software gestisce più punti vendita?

Sì. La giacenza è seguita punto vendita per punto vendita, i trasferimenti passano da un magazzino di transito, e un addetto lavora solo sui punti vendita che gli sono assegnati.

Cosa accade se la cassa non torna?

Lo scostamento è mostrato mezzo di pagamento per mezzo di pagamento, poi archiviato con la chiusura. Nulla viene cancellato: una correzione si aggiunge alla cronologia, non la riscrive.

Dove si ritrova questo manuale una volta diventati clienti?

Nel software, in «Impostazioni > Manuale del software». È la stessa documentazione, aggiornata insieme al prodotto.

Il modo più semplice resta vederlo funzionare

La dimostrazione è aperta a tutti, senza registrazione, con un negozio fittizio già popolato: può seguire questo manuale schermata per schermata, e non può rompere nulla.

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