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Notice

Notice du Logiciel Camping

Le mode d’emploi du logiciel, dans l’ordre où l’on s’en sert : de la préparation de la saison au reversement de la taxe de séjour. Cette notice est lisible ici sans compte, et se retrouve à l’identique dans le logiciel, sous « Réglages > Notice du logiciel ».

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Ce que contient cette notice

  1. Préparer la saison : ce qu’on renseigne en premier
  2. Le plan du terrain : voir l’occupation d’un coup d’œil
  3. Prendre une réservation
  4. L’arrivée : accueil, état des lieux, remise des clés
  5. Pendant le séjour : bar, restaurant, piscine, services
  6. Le départ : état des lieux, ménage, facture
  7. Les séjours résidentiels et les compteurs
  8. Taxe de séjour, fiches de police, échéances
  9. L’équipe : plannings, pointage, habilitations
  10. Facturer, encaisser, et ce qui rend vos écritures inaltérables

Préparer la saison : ce qu’on renseigne en premier

Un camping se décrit une fois, puis se remplit toute la saison. L’ordre compte : les secteurs d’abord, parce que les emplacements s’y rattachent ; les gammes d’hébergement ensuite, parce que les tarifs s’y accrochent ; les saisons en dernier, parce qu’elles croisent les deux. Une fois cette base posée, on n’y revient qu’à la marge d’une année sur l’autre.

  • Découpez le terrain en secteurs (bord de rivière, ombragé, locatifs, résidentiels…) : c’est ce qui rend le plan lisible et les recherches rapides.
  • Déclarez vos gammes d’hébergement — emplacement nu, mobil-home, chalet, lodge — puis vos emplacements, avec leur secteur et leur surface.
  • Définissez vos saisons (basse, moyenne, haute) avec leurs dates, puis la grille tarifaire qui croise gamme et saison.
  • Ajoutez vos options facturables : personne supplémentaire, animal, électricité, draps, ménage de fin de séjour, laverie.
  • Renseignez le barème de taxe de séjour de votre commune, et activez les univers que vous exploitez : bar, restaurant, piscine, cours de natation.

Le plan du terrain : voir l’occupation d’un coup d’œil

Le plan affiche votre camping tel qu’il est, avec chaque emplacement à sa place et les espaces communs repérés. Il se lit pour une date donnée : changez la date, les couleurs changent. C’est l’écran de la réception en saison, celui qui répond à « avez-vous de la place le 14 ? » sans ouvrir un tableur.

  • Choisissez la date : chaque emplacement se colore selon son état — libre, occupé, en option, bloqué, à nettoyer.
  • Cliquez sur un emplacement pour voir le séjour en cours, le client, et ouvrir sa fiche.
  • Les espaces communs — piscine, sanitaires, réception, aire de jeux — sont dessinés sur la carte : le plan sert aussi à orienter un vacancier.
  • Filtrez par secteur pour ne regarder qu’une partie du terrain.

Prendre une réservation

Une réservation commence par une demande et finit par une facture, en passant par autant d’étapes que votre exploitation en demande. Rien n’oblige à toutes les utiliser : un camping qui travaille au passage saisit l’arrivée directement, un camping qui vend à l’avance passe par l’option et les arrhes.

  • Choisissez le client (ou créez-le), les dates, l’emplacement et le nombre de personnes : le tarif se calcule sur la grille de la saison concernée.
  • Ajoutez les options du séjour — animal, électricité, draps — elles seront facturées avec lui.
  • Posez une option si la place est réservée sans engagement, avec sa date d’expiration.
  • Encaissez les arrhes : le solde restera visible jusqu’au départ.
  • Indiquez le canal d’origine — direct, téléphone, courriel, centrale, passage — c’est ce qui vous dira en fin de saison d’où vient votre chiffre d’affaires.

L’arrivée : accueil, état des lieux, remise des clés

L’écran des arrivées et des départs donne la journée de la réception : qui arrive, qui part, qui reste. C’est de là qu’on travaille en saison, plutôt que de chercher chaque séjour un par un.

  • Ouvrez l’écran des arrivées et des départs du jour : les séjours attendus y sont listés, avec leur emplacement.
  • Enregistrez l’arrivée : le séjour passe en cours, l’emplacement devient occupé sur le plan.
  • Pour un locatif, faites l’état des lieux d’entrée — chaque élément est noté, les réserves sont consignées.
  • Établissez la fiche individuelle de police si le client vient de l’étranger : elle reste rattachée au séjour.
  • Relevez les compteurs d’entrée si vous refacturez l’eau ou l’électricité au réel.

Pendant le séjour : bar, restaurant, piscine, services

Le logiciel ne s’arrête pas à l’emplacement. Le bar, le snack, le restaurant et la piscine se pilotent au même endroit que les séjours : c’est ce qui permet de rattacher une consommation à un client, et de savoir qui tient quel poste chaque jour.

  • Planifiez les services du bar et du snack : qui tient le comptoir, quel jour, sur quelle plage horaire.
  • Prenez les réservations de table du restaurant — service, couverts, numéro de table — rattachées au séjour du client s’il en a un.
  • Tenez le registre sanitaire de la piscine : chlore, pH, température, fréquentation. Le seuil de conformité s’affiche à la saisie, et le nom de l’opérateur est enregistré.
  • Organisez la surveillance du bassin et les cours de natation : niveaux, places disponibles, inscriptions.
  • Vendez vos services et prestations annexes : ils rejoignent la facture du séjour.

Le départ : état des lieux, ménage, facture

Le départ est la seule étape où l’on peut encore constater un dégât sans discussion : l’état des lieux de sortie se compare à celui d’entrée, élément par élément. Un départ anticipé se saisit comme les autres, à sa date réelle.

  • Faites l’état des lieux de sortie : ce qui diffère de l’entrée est visible immédiatement.
  • Relevez les compteurs de sortie : la consommation réelle se refacture au séjour.
  • Un dégât constaté devient un incident, avec son montant — et, si une réparation s’impose, une intervention affectée à quelqu’un.
  • Le planning du ménage se construit à partir des départs de la journée : l’emplacement passe « à nettoyer » sur le plan, puis redevient disponible.
  • Éditez la facture de séjour : les arrhes déjà versées en sont déduites.

Les séjours résidentiels et les compteurs

Un emplacement loué à l’année ne se gère pas comme une semaine d’été. Le contrat court sur la saison ou sur l’année, les échéances se suivent, et l’énergie se refacture sur des relevés réels plutôt qu’au forfait.

  • Créez le contrat résidentiel avec sa période et son montant, puis suivez ses échéances.
  • Attribuez un ou plusieurs compteurs à l’emplacement — eau, électricité.
  • Relevez les index aux dates qui vous arrangent : la consommation se calcule entre deux relevés.
  • Refacturez la consommation au tarif que vous avez fixé, sur la facture du résident.

Taxe de séjour, fiches de police, échéances

Les obligations d’un camping sont suivies dans le logiciel, pas à côté. La taxe de séjour se calcule séjour par séjour selon votre barème, les fiches de police restent attachées aux séjours concernés, et les échéances réglementaires sont rappelées avant d’être dépassées.

  • La taxe de séjour se calcule automatiquement : barème de la commune, exonération des mineurs, part départementale.
  • Éditez le récapitulatif de la période pour le reversement à la commune.
  • Retrouvez les fiches individuelles de police des voyageurs étrangers, rattachées au séjour et au client.
  • Consultez le suivi des obligations : les échéances dépassées ou proches y sont signalées.

L’équipe : plannings, pointage, habilitations

Un camping vit avec des saisonniers qui arrivent, tournent et repartent. Chacun a un poste, un planning et un pointage ; les habilitations obligatoires sont suivies avec leur date de validité, et signalées avant d’expirer — ce qui évite de découvrir un brevet périmé le jour d’un contrôle.

  • Déclarez chaque membre de l’équipe avec son poste et sa période de contrat.
  • Construisez les plannings par poste : réception, bar, piscine, ménage, technique.
  • Suivez le pointage des heures effectuées.
  • Enregistrez les habilitations (surveillance de bassin, exploitation, hygiène alimentaire) avec leur validité : le tableau de bord alerte avant l’échéance.

Facturer, encaisser, et ce qui rend vos écritures inaltérables

La facturation n’est pas un module à part : devis, commandes, acomptes, factures, règlements et comptabilité font partie du logiciel. Les écritures sont scellées et chaînées entre elles — une fois enregistrée, une facture ne se modifie plus, et toute correction passe par une opération inverse, comme l’exige la réglementation française sur l’inaltérabilité des enregistrements.

  • Éditez la facture du séjour : options, taxe de séjour et consommations y figurent déjà.
  • Enregistrez le règlement (espèces, carte, virement, chèque) et suivez le reste à payer.
  • Une erreur se corrige par un avoir, jamais par une modification de la facture d’origine.
  • Exportez votre comptabilité, ou laissez votre expert-comptable y accéder directement.
  • La facturation électronique est prise en charge : réception, émission et transmission des données.

Questions fréquentes sur l’utilisation

Faut-il tout paramétrer avant de saisir la première réservation ?

Non. Il faut au minimum vos emplacements et une grille tarifaire. Les secteurs, les options, le bar ou la piscine peuvent être activés plus tard : ce qui est éteint n’apparaît nulle part et n’encombre pas les écrans.

Peut-on utiliser le logiciel depuis une tablette, à l’accueil ou sur le terrain ?

Oui. Les écrans s’adaptent à l’écran utilisé. Les états des lieux et les relevés de compteurs se font depuis une tablette, au pied de l’hébergement.

Que se passe-t-il si un client part plus tôt que prévu ?

Le départ se saisit à sa date réelle. L’emplacement redevient disponible sur le plan à partir de ce moment, et la facture tient compte de la durée effective du séjour.

Le logiciel gère-t-il plusieurs campings ?

Chaque camping a sa propre instance et sa propre base, séparées. Un exploitant qui gère plusieurs terrains reçoit un accès par terrain — c’est ce qui garantit qu’aucune donnée ne circule de l’un à l’autre.

Où retrouve-t-on cette notice une fois client ?

Dans le logiciel, sous « Réglages > Notice du logiciel ». C’est la même documentation, mise à jour en même temps que le produit.

Le plus simple reste d’essayer

La démonstration est ouverte à tous, sans inscription, avec un camping fictif déjà rempli : vous pouvez suivre cette notice écran par écran, et vous ne pouvez rien casser.

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