KSI Logiciels E-Rechnung-kompatibel
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Handbuch

Handbuch KSI Boutique

Die Bedienungsanleitung der Software in der Reihenfolge, in der man sie benutzt: von der Öffnung des Geschäfts bis zum Kassenabschluss. Dieses Handbuch ist hier ohne Konto lesbar und findet sich wortgleich in der Software wieder, unter „Einstellungen > Handbuch der Software“.

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Was in diesem Handbuch steht

  1. Das Geschäft vorbereiten: was zuerst erfasst wird
  2. Barcodes, QR-Codes und Etiketten
  3. Über den Ladentisch verkaufen
  4. Die Kasse abschließen
  5. Den Bestand richtig halten: Inventuren und Zählungen
  6. Ware annehmen und umlagern
  7. Nachbestellen und Rücknahmen bearbeiten
  8. Kunden binden und Online-Verkäufe übernehmen

Das Geschäft vorbereiten: was zuerst erfasst wird

Ein Geschäft wird einmal beschrieben, dann läuft es. Die Reihenfolge zählt: zuerst die Filialen, denn an ihnen hängt alles — Kassen, Bestand, Verkäufer; dann der Artikelstamm, denn er speist den Verkauf; die Verkäufer zuletzt, denn sie werden Filialen zugeordnet, die es schon gibt.

  • Erfassen Sie Ihre Filialen: Jede trägt ihre Kassen, ihren Bestand und ihre Verkäufer.
  • Legen Sie eine Kasse je Verkaufsplatz an, verbunden mit dem Terminal, das sie nutzt.
  • Ordnen Sie Ihre Verkäufer zu: eine Rolle (Verkäufer, Filialleitung, Lager), eine Standardfiliale und das Recht, sie zu wechseln oder nicht.
  • Bauen Sie den Artikelstamm auf oder importieren Sie ihn aus einer CSV-Datei: Jede Zeile wird geprüft, bevor etwas geschrieben wird.

Barcodes, QR-Codes und Etiketten

Ein Artikel kann mehrere Codes tragen, und genau das erlaubt es, sowohl das zu scannen, was bereits auf der Verpackung steht, als auch das, was Sie selbst drucken.

  • Geben Sie einem Artikel so viele Codes wie nötig: interner Code, EAN-8, EAN-13, UPC-A, ISBN-13, Code 128, QR-Code, Lieferantencode.
  • Ein bereits vergebener, fehlerhafter oder in der Prüfziffer falscher Code wird bei der Eingabe abgewiesen: Sie erzeugen keine Doppeldeutigkeit, ohne es zu merken.
  • Drucken Sie Ihre Etikettenbögen aus der Software, für Artikel ohne Herstellercode.
  • Bei Zweifeln an einem Code geben Sie ihn in den Scan-Bildschirm: Er sagt Ihnen, welchen Artikel er erkennt.

Über den Ladentisch verkaufen

Der Verkauf ist der am häufigsten genutzte Bildschirm des Tages: Er muss schnell sein und nichts Unnötiges verlangen. Der Scan-Modus bleibt von einem Artikel zum nächsten aktiv, und das Hinzufügen zum Warenkorb läuft immer über den eigenen Verkaufsmechanismus der Software, niemals über einen Nebenweg.

  • Öffnen Sie die Kasse: Die Software prüft, ob Sie darauf arbeiten dürfen und für welche Filiale.
  • Scannen oder suchen Sie den Artikel, nehmen Sie das Geld ein, erstellen Sie Beleg oder Rechnung.
  • Wählen Sie die Anzeigedichte und klappen Sie den Zahlenblock ein, wenn Sie ihn nicht brauchen: Die Einstellung wird für diese Kasse gespeichert.
  • Wenden Sie eine Aktion an: Die Software zeigt den Rabatt, den sie setzen wird, bevor sie ihn setzt.

Die Kasse abschließen

Der Abschluss ist der Moment, in dem man den Tag belegt. Die Software vergleicht, was sie erwartet, mit dem, was Sie zählen, Zahlungsart für Zahlungsart, und versiegelt dann das Ergebnis.

  • Melden Sie, was Sie tatsächlich in der Kasse haben: Bargeld, Karte, Schecks.
  • Begründen Sie jede Bargeldbewegung außerhalb eines Verkaufs — sie bleibt mit ihrer Begründung in der Historie.
  • Lesen Sie die Differenzen: Erwartet, gemeldet und Differenz werden für jede Zahlungsart angezeigt.
  • Exportieren Sie das Archiv des Abschlusses, wenn man es von Ihnen verlangt: Es ist versiegelt und mit dem vorherigen verkettet.

Den Bestand richtig halten: Inventuren und Zählungen

Ein richtiger Bestand wird nicht verordnet, er wird gezählt. Keine Menge bewegt sich, solange die Zählung nicht bestätigt ist: Eine laufende Kampagne verfälscht nie die Verkäufe des Tages.

  • Starten Sie eine Inventur je Filiale über den Assistenten.
  • Zählen Sie mit dem Handscanner: Addieren Sie, was Sie finden, oder erfassen Sie die tatsächlich festgestellte Menge.
  • Erfassen Sie Chargen und Seriennummern dort, wo sie Pflicht sind.
  • Lassen Sie in sensiblen Bereichen zwei Personen getrennt zählen: Keine sieht das Ergebnis der anderen, und Abweichungen werden mit einer Begründung entschieden, bevor sie übernommen werden.

Ware annehmen und umlagern

Ware kommt über die Lieferanteneingänge herein und bewegt sich über die Umlagerungen. In beiden Fällen ändert sich der Bestand erst mit der Bestätigung, nie im Moment des Scans.

  • Nehmen Sie eine Lieferantenbestellung per Handscanner an, wenn nötig in mehreren Durchgängen: Die Restmenge wird bei jedem Artikel neu berechnet.
  • Erfassen Sie Chargen, Seriennummern und Daten, wenn der Artikel sie verlangt.
  • Bereiten Sie eine Umlagerung zwischen zwei Filialen vor: Die Ware läuft über einen Transitlagerort und ist daher nie nirgends.
  • Kontrollieren Sie den Eingang: vollständige Annahme oder begründete Abweichung mit dem Restbestand im Transit.

Nachbestellen und Rücknahmen bearbeiten

Die Nachbestellung schlägt vor, sie bestellt nicht. Rücknahmen dagegen gehen immer von einer Rechnung aus: Das verhindert, dass derselbe Artikel zweimal zurückgegeben wird.

  • Starten Sie eine Nachbestellrechnung: tatsächliche Verkäufe, realer Bestand, Transit und laufende Bestellungen gehen alle in das Ergebnis ein.
  • Entscheiden Sie über jeden Vorschlag — bestätigt, mit Begründung geändert oder abgelehnt — bevor die Lieferantenbestellungen entstehen, die als Entwurf bleiben.
  • Erfassen Sie eine Rücknahme aus der Rechnung: Angeboten wird nur, was noch rücknehmbar ist.
  • Entscheiden Sie, wohin der zurückgegebene Artikel geht: in den verkaufsfähigen Bestand oder an einen Sperrlagerort. Die Gutschrift wird erstellt und mit der Ursprungsrechnung verknüpft, die nicht verändert wird.

Kunden binden und Online-Verkäufe übernehmen

Treueprogramm, Geschenkkarten und Aktionen hängen an der Kundendatei und an den Rechnungen, nicht an einem separat geführten Zähler. Die Bestellungen Ihrer Online-Verkaufskanäle laufen an derselben Stelle auf wie die Verkäufe am Ladentisch.

  • Punkte entstehen auf bezahlten Rechnungen und werden zuerst dort verbraucht, wo sie am frühesten verfallen.
  • Geben Sie eine Geschenkkarte aus einer Rechnung aus: Notieren Sie ihren Code, er wird nur einmal angezeigt.
  • Datieren Sie Ihre Aktionen und wählen Sie ihr Ziel: Artikel, Artikelgruppen oder eine Kundenkategorie.
  • Verfolgen Sie die Bestellungen aus Ihren Online-Kanälen und das Journal, das sagt, was hereinkam, was zurückgestellt wurde und warum.

Häufige Fragen zur Bedienung

Muss alles eingerichtet sein, bevor der erste Verkauf läuft?

Nein. Eine Filiale, eine Kasse und ein Verkäufer genügen, um Geld einzunehmen. Etiketten, Treueprogramm, Aktionen und Nachbestellung kommen hinzu, wenn Sie sie brauchen.

Kann man einen Code scannen, den wir selbst gedruckt haben?

Ja. Ein Artikel nimmt mehrere Codes an, auch die QR-Codes Ihrer eigenen Etiketten, gelesen an derselben Stelle wie Hersteller-Barcodes.

Verwaltet die Software mehrere Filialen?

Ja. Der Bestand wird Filiale für Filiale geführt, Umlagerungen laufen über einen Transitlagerort, und ein Verkäufer arbeitet nur in den Filialen, die ihm zugeordnet sind.

Was passiert, wenn die Kasse nicht stimmt?

Die Differenz wird Zahlungsart für Zahlungsart angezeigt und dann mit dem Abschluss archiviert. Nichts wird gelöscht: Eine Korrektur wird der Historie hinzugefügt, sie schreibt sie nicht um.

Wo findet man dieses Handbuch als Kunde wieder?

In der Software, unter „Einstellungen > Handbuch der Software“. Es ist dieselbe Dokumentation, die zugleich mit dem Produkt aktualisiert wird.

Am einfachsten sehen Sie es laufen

Die Demo steht allen offen, ohne Anmeldung, mit einem bereits gefüllten fiktiven Ladengeschäft: Sie können dieses Handbuch Bildschirm für Bildschirm nachvollziehen, und kaputtmachen können Sie nichts.

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