KSI Logiciels Compatibile con la fatturazione elettronica
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Manuale

Manuale di KSI Camping

La guida all’uso del software, nell’ordine in cui lo si utilizza: dalla preparazione della stagione al versamento della taxe de séjour. Questo manuale è consultabile qui senza account e si ritrova identico all’interno del software, in «Impostazioni > Manuale del software».

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Che cosa contiene questo manuale

  1. Preparare la stagione: che cosa si imposta per primo
  2. La mappa del campeggio: vedere l’occupazione a colpo d’occhio
  3. Registrare una prenotazione
  4. L’arrivo: accoglienza, verbale di consegna, chiavi
  5. Durante il soggiorno: bar, ristorante, piscina, servizi
  6. La partenza: verbale di riconsegna, pulizie, fattura
  7. I soggiorni residenziali e i contatori
  8. Taxe de séjour, fiches de police, scadenze
  9. La squadra: planning, timbrature, abilitazioni
  10. Fatturare, incassare, e ciò che rende inalterabili le sue registrazioni

Preparare la stagione: che cosa si imposta per primo

Una struttura si descrive una volta sola, poi si riempie per tutta la stagione. L’ordine conta: prima i settori, perché è a essi che si agganciano le piazzole; poi le tipologie di sistemazione, perché su di esse si appoggiano le tariffe; le stagioni per ultime, perché incrociano le due cose. Una volta posata questa base, la si ritocca solo ai margini da un anno all’altro.

  • Suddivida il terreno in settori (riva del fiume, ombreggiato, alloggi in affitto, residenziali…): è ciò che rende leggibile la mappa e rapide le ricerche.
  • Dichiari le sue tipologie di sistemazione — piazzola nuda, mobil home, chalet, lodge — poi le piazzole, con il loro settore e la loro superficie.
  • Definisca le sue stagioni (bassa, media, alta) con le rispettive date, poi il listino che incrocia tipologia e stagione.
  • Aggiunga le opzioni fatturabili: persona aggiuntiva, animale domestico, elettricità, biancheria, pulizia di fine soggiorno, lavanderia.
  • Inserisca il tariffario comunale della taxe de séjour, l’imposta di soggiorno prevista dalla normativa francese, e attivi gli ambiti che gestisce: bar, ristorante, piscina, corsi di nuoto.

La mappa del campeggio: vedere l’occupazione a colpo d’occhio

La mappa mostra la sua struttura così com’è, con ogni piazzola al suo posto e gli spazi comuni segnalati. Si legge per una data precisa: cambi la data e i colori cambiano. È la schermata della reception in stagione, quella che risponde alla domanda «avete posto il 14?» senza aprire un foglio di calcolo.

  • Scelga la data: ogni piazzola si colora in base al suo stato — libera, occupata, in opzione, bloccata, da pulire.
  • Clicchi su una piazzola per vedere il soggiorno in corso, il cliente, e aprire la sua scheda.
  • Gli spazi comuni — piscina, servizi igienici, reception, area giochi — sono disegnati sulla mappa, che serve anche a orientare un ospite.
  • Filtri per settore per osservare solo una parte del terreno.

Registrare una prenotazione

Una prenotazione comincia con una richiesta e finisce con una fattura, passando per tutte le tappe che la sua gestione richiede. Nulla obbliga a usarle tutte: una struttura che lavora soprattutto con i clienti di passaggio registra direttamente l’arrivo, una struttura che vende in anticipo passa dall’opzione e dalla caparra.

  • Scelga il cliente (o lo crei), le date, la piazzola e il numero di persone: la tariffa si calcola sul listino della stagione interessata.
  • Aggiunga le opzioni del soggiorno — animale domestico, elettricità, biancheria: saranno fatturate insieme a esso.
  • Metta la piazzola in opzione se è riservata senza impegno, con la sua data di scadenza.
  • Incassi la caparra: il saldo resterà visibile fino alla partenza.
  • Indichi il canale di origine — diretto, telefono, email, centrale di prenotazione, arrivo senza prenotazione: è ciò che a fine stagione le dirà da dove arriva il suo fatturato.

L’arrivo: accoglienza, verbale di consegna, chiavi

La schermata degli arrivi e delle partenze scandisce la giornata della reception: chi arriva, chi parte, chi resta. È da lì che si lavora in stagione, invece di cercare ogni soggiorno uno per uno.

  • Apra la schermata degli arrivi e delle partenze del giorno: i soggiorni attesi vi sono elencati, con la loro piazzola.
  • Registri l’arrivo: il soggiorno passa in corso, la piazzola diventa occupata sulla mappa.
  • Per un alloggio in affitto compili il verbale di consegna all’ingresso: ogni elemento viene annotato, le riserve messe per iscritto.
  • Compili la fiche individuelle de police se il cliente arriva dall’estero: la normativa francese la impone per i viaggiatori stranieri, e resta collegata al soggiorno.
  • Rilevi i contatori in entrata se rifattura l’acqua o l’elettricità a consumo reale.

Durante il soggiorno: bar, ristorante, piscina, servizi

Il software non si ferma alla piazzola. Il bar, lo snack, il ristorante e la piscina si gestiscono nello stesso posto dei soggiorni: è ciò che permette di collegare una consumazione a un cliente, e di sapere chi presidia quale postazione ogni giorno.

  • Pianifichi i turni del bar e dello snack: chi sta al banco, in quale giorno, su quale fascia oraria.
  • Registri le prenotazioni dei tavoli del ristorante — servizio, coperti, numero del tavolo — collegate al soggiorno del cliente, se ne ha uno.
  • Tenga il registro sanitario della piscina: cloro, pH, temperatura, affluenza. La soglia di conformità compare al momento dell’inserimento, e il nome dell’operatore viene registrato.
  • Organizzi la sorveglianza della vasca e i corsi di nuoto: livelli, posti disponibili, iscrizioni.
  • Venda i suoi servizi e le prestazioni accessorie: confluiscono nella fattura del soggiorno.

La partenza: verbale di riconsegna, pulizie, fattura

La partenza è l’unico momento in cui si può ancora constatare un danno senza discussioni: il verbale di riconsegna si confronta con quello di consegna, elemento per elemento. Una partenza anticipata si registra come le altre, alla sua data reale.

  • Compili il verbale di riconsegna: ciò che differisce dall’ingresso è visibile immediatamente.
  • Rilevi i contatori in uscita: il consumo reale viene rifatturato sul soggiorno.
  • Un danno constatato diventa un guasto, con il suo importo — e, se si impone una riparazione, un intervento assegnato a qualcuno.
  • Il planning delle pulizie si costruisce a partire dalle partenze della giornata: la piazzola passa a «da pulire» sulla mappa, poi torna disponibile.
  • Emetta la fattura del soggiorno: le caparre già versate vengono detratte.

I soggiorni residenziali e i contatori

Una piazzola affittata per l’anno non si gestisce come una settimana d’estate. Il contratto copre la stagione o l’anno, le scadenze si seguono nel tempo, e l’energia si rifattura su letture reali anziché a forfait.

  • Crei il contratto residenziale con il suo periodo e il suo importo, poi ne segua le scadenze.
  • Assegni uno o più contatori alla piazzola — acqua, elettricità.
  • Registri le letture dei contatori alle date che preferisce: il consumo si calcola tra due rilevazioni.
  • Rifatturi il consumo alla tariffa che ha stabilito, sulla fattura del residente.

Taxe de séjour, fiches de police, scadenze

Gli obblighi di una struttura si seguono nel software, non a parte. La taxe de séjour — l’imposta di soggiorno prevista dalla normativa francese — si calcola soggiorno per soggiorno secondo il suo tariffario, le fiches de police restano collegate ai soggiorni interessati, e le scadenze di legge vengono ricordate prima di essere superate.

  • La taxe de séjour si calcola automaticamente secondo le regole francesi: tariffario del comune, esenzione dei minori, quota dipartimentale.
  • Emetta il riepilogo del periodo per il versamento al comune.
  • Ritrovi le fiches individuelles de police dei viaggiatori stranieri, obbligatorie in Francia, collegate al soggiorno e al cliente.
  • Consulti il monitoraggio degli obblighi: le scadenze superate o vicine vi sono segnalate.

La squadra: planning, timbrature, abilitazioni

Una struttura vive con stagionali che arrivano, si alternano e ripartono. Ciascuno ha il suo ruolo, il suo planning e la sua timbratura; le abilitazioni obbligatorie si seguono con la loro data di validità e vengono segnalate prima di scadere — il che evita di scoprire un brevetto scaduto il giorno di un controllo.

  • Registri ogni persona della squadra con il suo ruolo e il suo periodo di contratto.
  • Costruisca i planning per ruolo: reception, bar, piscina, pulizie, manutenzione.
  • Segua le timbrature e le ore effettuate.
  • Registri le abilitazioni (brevetto di assistente bagnanti, licenza di esercizio, igiene alimentare) con la loro validità: il cruscotto avvisa prima della scadenza.

Fatturare, incassare, e ciò che rende inalterabili le sue registrazioni

La fatturazione non è un modulo a parte: preventivi, ordini, acconti, fatture, pagamenti e contabilità fanno parte del software. Le registrazioni sono sigillate e concatenate tra loro: una volta salvata, una fattura non si modifica più, e ogni correzione passa da un’operazione inversa, come impone la normativa francese sull’inalterabilità delle registrazioni.

  • Emetta la fattura del soggiorno: opzioni, taxe de séjour e consumi vi figurano già.
  • Registri il pagamento (contanti, carta, bonifico, assegno) e segua il residuo da incassare.
  • Un errore si corregge con una nota di credito, mai modificando la fattura di origine.
  • Esporti la contabilità, oppure lasci che il suo commercialista vi acceda direttamente.
  • La fatturazione elettronica è gestita: ricezione, emissione e trasmissione dei dati.

Domande frequenti sull’utilizzo

Bisogna configurare tutto prima di registrare la prima prenotazione?

No. Servono come minimo le sue piazzole e un listino. I settori, le opzioni, il bar o la piscina possono essere attivati più tardi: ciò che è disattivato non compare da nessuna parte e non appesantisce le schermate.

Si può usare il software da un tablet, alla reception o sul terreno?

Sì. Le schermate si adattano al dispositivo utilizzato. I verbali di consegna e le letture dei contatori si fanno da un tablet, davanti all’alloggio.

Che cosa succede se un cliente parte prima del previsto?

La partenza si registra alla sua data reale. La piazzola torna disponibile sulla mappa a partire da quel momento, e la fattura tiene conto della durata effettiva del soggiorno.

Il software gestisce più strutture?

Ogni struttura ha la propria istanza e il proprio database, separati. Un gestore che amministra più terreni riceve un accesso per ciascun terreno: è ciò che garantisce che nessun dato passi dall’uno all’altro.

Dove si ritrova questo manuale una volta diventati clienti?

Nel software, in «Impostazioni > Manuale del software». È la stessa documentazione, aggiornata insieme al prodotto.

Il modo più semplice resta provare

La dimostrazione è aperta a tutti, senza registrazione, con un campeggio fittizio già popolato: può seguire questo manuale schermata per schermata, e non può rompere nulla.

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