KSI Logiciels Compatible con la facturación electrónica
🇫🇷 🇬🇧 🇮🇹 🇪🇸 🇩🇪
Manual

Manual de KSI Camping

El manual de uso del software, en el orden en que se utiliza: desde la preparación de la temporada hasta la liquidación de la tasa de estancia francesa. Este manual se puede leer aquí sin necesidad de cuenta, y se encuentra igual dentro del software, en «Ajustes > Manual del software».

Abrir la demostración Ver la página del software

Lo que contiene este manual

  1. Preparar la temporada: lo primero que se configura
  2. El plano del terreno: ver la ocupación de un vistazo
  3. Registrar una reserva
  4. La llegada: acogida, inventario de entrada, entrega de llaves
  5. Durante la estancia: bar, restaurante, piscina, servicios
  6. La salida: inventario, limpieza, factura
  7. Las estancias residenciales y los contadores
  8. Tasa de estancia, partes de policía, vencimientos
  9. El equipo: cuadrantes, fichaje, habilitaciones
  10. Facturar, cobrar y lo que hace inalterables sus asientos

Preparar la temporada: lo primero que se configura

Un camping se describe una vez y luego se llena durante toda la temporada. El orden importa: primero los sectores, porque cada parcela se asigna a uno; después los tipos de alojamiento, porque de ellos dependen las tarifas; las temporadas al final, porque cruzan las dos cosas. Una vez asentada esta base, solo se retoca de forma puntual de un año para otro.

  • Divida el terreno en sectores (orilla del río, zona de sombra, alojamientos de alquiler, residenciales…): es lo que hace legible el plano y rápidas las búsquedas.
  • Declare sus tipos de alojamiento —parcela de acampada, mobil-home, chalé, lodge— y después sus parcelas, con su sector y su superficie.
  • Defina sus temporadas (baja, media, alta) con sus fechas, y después la tabla de tarifas que cruza tipo de alojamiento y temporada.
  • Añada sus extras facturables: persona adicional, animal, electricidad, ropa de cama, limpieza final de la estancia, lavandería.
  • Introduzca el baremo de la tasa de estancia de su municipio —la taxe de séjour francesa— y active los ámbitos que explota: bar, restaurante, piscina, cursos de natación.

El plano del terreno: ver la ocupación de un vistazo

El plano muestra su camping tal y como es, con cada parcela en su sitio y las zonas comunes señaladas. Se lee para una fecha concreta: cambie la fecha y cambian los colores. Es la pantalla de recepción en temporada, la que responde a «¿tienen sitio el día 14?» sin abrir una hoja de cálculo.

  • Elija la fecha: cada parcela se colorea según su estado —libre, ocupada, en opción, bloqueada, pendiente de limpieza—.
  • Haga clic en una parcela para ver la estancia en curso, el cliente, y abrir su ficha.
  • Las zonas comunes —piscina, sanitarios, recepción, zona de juegos— están dibujadas en el mapa: el plano sirve también para orientar a un campista.
  • Filtre por sector para mirar solo una parte del terreno.

Registrar una reserva

Una reserva empieza por una solicitud y acaba en una factura, pasando por tantas etapas como pida su explotación. Nada obliga a usarlas todas: un camping que trabaja con clientes de paso registra la llegada directamente; uno que vende con antelación pasa por la opción y la señal.

  • Elija el cliente (o créelo), las fechas, la parcela y el número de personas: la tarifa se calcula con la tabla de la temporada correspondiente.
  • Añada los extras de la estancia —animal, electricidad, ropa de cama—: se facturarán junto con ella.
  • Deje la parcela en opción si se reserva sin compromiso, con su fecha de caducidad.
  • Cobre la señal: el saldo pendiente seguirá a la vista hasta la salida.
  • Indique el canal de origen —directo, teléfono, correo electrónico, central de reservas, cliente de paso—: es lo que le dirá al final de la temporada de dónde viene su facturación.

La llegada: acogida, inventario de entrada, entrega de llaves

La pantalla de llegadas y salidas ordena el día de la recepción: quién llega, quién se va, quién se queda. Es desde ahí desde donde se trabaja en temporada, en lugar de buscar cada estancia una por una.

  • Abra la pantalla de llegadas y salidas del día: las estancias previstas aparecen listadas, con su parcela.
  • Registre la llegada: la estancia pasa a en curso y la parcela aparece ocupada en el plano.
  • En un alojamiento de alquiler, haga el inventario de entrada: cada elemento queda anotado y las salvedades se dejan por escrito.
  • Cumplimente el parte individual de policía si el cliente viene del extranjero: queda vinculado a la estancia. Es una obligación de la normativa francesa para los viajeros extranjeros.
  • Anote la lectura de los contadores de entrada si refactura el agua o la electricidad por consumo real.

Durante la estancia: bar, restaurante, piscina, servicios

El software no se detiene en la parcela. El bar, el snack, el restaurante y la piscina se gestionan en el mismo sitio que las estancias: es lo que permite vincular una consumición a un cliente y saber quién cubre cada puesto cada día.

  • Planifique los turnos del bar y del snack: quién está en la barra, qué día y en qué franja horaria.
  • Registre las reservas de mesa del restaurante —servicio, comensales, número de mesa— vinculadas a la estancia del cliente si la tiene.
  • Lleve el registro sanitario de la piscina: cloro, pH, temperatura, afluencia. El umbral de conformidad se muestra al introducir los datos, y queda guardado el nombre del operador.
  • Organice la vigilancia de la piscina y los cursos de natación: niveles, plazas disponibles, inscripciones.
  • Venda sus servicios y prestaciones complementarias: se suman a la factura de la estancia.

La salida: inventario, limpieza, factura

La salida es la única etapa en la que todavía se puede constatar un desperfecto sin discusión: el inventario de salida se compara con el de entrada, elemento por elemento. Una salida anticipada se registra como las demás, en su fecha real.

  • Haga el inventario de salida: lo que difiere de la entrada se ve de inmediato.
  • Anote la lectura de los contadores de salida: el consumo real se refactura en la estancia.
  • Un desperfecto detectado se convierte en una incidencia, con su importe y, si hay que reparar, con una intervención asignada a alguien.
  • El cuadrante de limpieza se organiza a partir de las salidas del día: la parcela pasa a «pendiente de limpieza» en el plano y después vuelve a estar disponible.
  • Emita la factura de la estancia: la señal ya abonada se descuenta.

Las estancias residenciales y los contadores

Una parcela alquilada por todo el año no se gestiona como una semana de verano. El contrato cubre la temporada o el año, los vencimientos se siguen uno a uno, y la energía se refactura con lecturas reales en lugar de a tanto alzado.

  • Cree el contrato residencial con su periodo y su importe, y después siga sus vencimientos.
  • Asigne uno o varios contadores a la parcela: agua, electricidad.
  • Tome las lecturas en las fechas que mejor le convengan: el consumo se calcula entre dos lecturas.
  • Refacture el consumo a la tarifa que usted haya fijado, en la factura del residente.

Tasa de estancia, partes de policía, vencimientos

Las obligaciones de un camping —las que impone la normativa francesa— se siguen dentro del software, no al lado. La tasa de estancia se calcula estancia por estancia según su baremo, los partes de policía quedan unidos a las estancias correspondientes, y los vencimientos reglamentarios se avisan antes de que se pasen.

  • La tasa de estancia se calcula automáticamente: baremo del municipio, exención de los menores y parte departamental.
  • Emita el resumen del periodo para la liquidación al ayuntamiento.
  • Consulte los partes individuales de policía de los viajeros extranjeros, vinculados a la estancia y al cliente.
  • Consulte el seguimiento de obligaciones: los vencimientos pasados o próximos aparecen señalados.

El equipo: cuadrantes, fichaje, habilitaciones

Un camping vive con temporeros que llegan, rotan y se van. Cada uno tiene un puesto, un cuadrante y un fichaje; las habilitaciones obligatorias se siguen con su fecha de validez y se avisan antes de caducar, lo que evita descubrir un título caducado el día de una inspección.

  • Dé de alta a cada miembro del equipo con su puesto y su periodo de contrato.
  • Construya los cuadrantes por puesto: recepción, bar, piscina, limpieza, mantenimiento.
  • Siga el fichaje de las horas trabajadas.
  • Registre las habilitaciones (socorrismo acuático, explotación, higiene alimentaria) con su validez: el panel de control avisa antes del vencimiento.

Facturar, cobrar y lo que hace inalterables sus asientos

La facturación no es un módulo aparte: presupuestos, pedidos, anticipos, facturas, cobros y contabilidad forman parte del software. Los asientos se sellan y se encadenan entre sí: una vez registrada, una factura ya no se modifica, y toda corrección pasa por una operación inversa, tal y como exige la normativa francesa sobre la inalterabilidad de los registros.

  • Emita la factura de la estancia: los extras, la tasa de estancia y los consumos ya figuran en ella.
  • Registre el cobro (efectivo, tarjeta, transferencia, cheque) y siga el importe pendiente.
  • Un error se corrige con una factura rectificativa, nunca modificando la factura original.
  • Exporte su contabilidad, o deje que su asesoría contable acceda directamente.
  • El software admite la facturación electrónica: recepción, emisión y transmisión de los datos.

Preguntas frecuentes sobre el uso

¿Hay que configurarlo todo antes de registrar la primera reserva?

No. Como mínimo hacen falta sus parcelas y una tabla de tarifas. Los sectores, los extras, el bar o la piscina se pueden activar más tarde: lo que está apagado no aparece en ninguna parte y no recarga las pantallas.

¿Se puede usar el software desde una tableta, en recepción o sobre el terreno?

Sí. Las pantallas se adaptan al tamaño del dispositivo utilizado. Los inventarios y las lecturas de contadores se hacen desde una tableta, al pie del alojamiento.

¿Qué pasa si un cliente se marcha antes de lo previsto?

La salida se registra en su fecha real. La parcela vuelve a estar disponible en el plano a partir de ese momento, y la factura tiene en cuenta la duración efectiva de la estancia.

¿El software gestiona varios campings?

Cada camping tiene su propia instancia y su propia base de datos, separadas. Quien gestiona varios campings recibe un acceso por cada uno: es lo que garantiza que ningún dato circule de uno a otro.

¿Dónde se encuentra este manual una vez se es cliente?

Dentro del software, en «Ajustes > Manual del software». Es la misma documentación, actualizada al mismo tiempo que el producto.

Lo más sencillo es probarlo

La demostración está abierta a todo el mundo, sin registro, con un camping ficticio ya cargado de datos: puede seguir este manual pantalla por pantalla, y no puede romper nada.

Abrir la demostración Contacto