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Handbuch

Handbuch KSI Camping

Die Bedienungsanleitung der Software in der Reihenfolge, in der man sie benutzt: von der Vorbereitung der Saison bis zur Abführung der taxe de séjour, der französischen Aufenthaltsabgabe. Dieses Handbuch ist hier ohne Konto lesbar und findet sich wortgleich in der Software wieder, unter „Einstellungen > Handbuch der Software“.

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Was in diesem Handbuch steht

  1. Die Saison vorbereiten: was zuerst erfasst wird
  2. Der Lageplan: die Belegung auf einen Blick
  3. Eine Reservierung aufnehmen
  4. Die Ankunft: Empfang, Übergabeprotokoll, Schlüsselausgabe
  5. Während des Aufenthalts: Bar, Restaurant, Schwimmbad, Dienstleistungen
  6. Die Abreise: Übergabeprotokoll, Reinigung, Rechnung
  7. Dauerstellplätze und Zähler
  8. Taxe de séjour, Meldescheine, Fristen
  9. Das Team: Dienstpläne, Zeiterfassung, Qualifikationen
  10. Rechnung stellen, kassieren — und was Ihre Aufzeichnungen unveränderbar macht

Die Saison vorbereiten: was zuerst erfasst wird

Ein Campingplatz wird einmal beschrieben und füllt sich dann die ganze Saison über. Die Reihenfolge zählt: zuerst die Zonen, denn an ihnen hängen die Stellplätze; dann die Unterkunftskategorien, denn an ihnen hängen die Preise; zuletzt die Saisonzeiten, denn sie verbinden beides. Steht diese Grundlage einmal, kommt man von Jahr zu Jahr nur noch für Kleinigkeiten darauf zurück.

  • Teilen Sie das Gelände in Zonen auf (Flussufer, schattig, Mietunterkünfte, Dauercamper …): das macht den Lageplan lesbar und die Suche schnell.
  • Legen Sie Ihre Unterkunftskategorien an — reiner Stellplatz, Mobilheim, Chalet, Lodge — und danach Ihre Stellplätze, mit ihrer Zone und ihrer Fläche.
  • Definieren Sie Ihre Saisonzeiten (Neben-, Zwischen-, Hauptsaison) mit ihren Zeiträumen und anschließend die Preistabelle, die Kategorie und Saison verbindet.
  • Ergänzen Sie Ihre kostenpflichtigen Zusatzleistungen: zusätzliche Person, Tier, Strom, Bettwäsche, Endreinigung, Wäscheservice.
  • Hinterlegen Sie den Tarif der taxe de séjour Ihrer Gemeinde — der französischen Aufenthaltsabgabe — und schalten Sie die Bereiche frei, die Sie betreiben: Bar, Restaurant, Schwimmbad, Schwimmkurse.

Der Lageplan: die Belegung auf einen Blick

Der Lageplan zeigt Ihren Campingplatz so, wie er ist, mit jedem Stellplatz an seinem Ort und den eingezeichneten Gemeinschaftsflächen. Er wird immer für ein bestimmtes Datum gelesen: Ändern Sie das Datum, ändern sich die Farben. Das ist der Bildschirm der Rezeption in der Saison — der, der die Frage „Haben Sie am 14. noch etwas frei?“ beantwortet, ohne dass jemand eine Tabelle öffnen muss.

  • Wählen Sie das Datum: jeder Stellplatz färbt sich nach seinem Zustand — frei, belegt, optioniert, gesperrt, zu reinigen.
  • Klicken Sie auf einen Stellplatz, um den laufenden Aufenthalt und den Gast zu sehen und dessen Akte zu öffnen.
  • Die Gemeinschaftsflächen — Schwimmbad, Sanitärgebäude, Rezeption, Spielplatz — sind auf dem Plan eingezeichnet: er hilft auch dabei, einem Urlauber den Weg zu zeigen.
  • Filtern Sie nach Zone, um nur einen Teil des Geländes zu betrachten.

Eine Reservierung aufnehmen

Eine Reservierung beginnt mit einer Anfrage und endet mit einer Rechnung — über so viele Zwischenschritte, wie Ihr Betrieb braucht. Sie müssen nicht alle nutzen: Ein Platz, der vor allem von Durchreisenden lebt, erfasst gleich die Ankunft; ein Platz, der im Voraus verkauft, geht den Weg über Option und Anzahlung.

  • Wählen Sie den Gast (oder legen Sie ihn an), den Zeitraum, den Stellplatz und die Personenzahl: der Preis wird anhand der Preistabelle der betreffenden Saison berechnet.
  • Ergänzen Sie die Zusatzleistungen des Aufenthalts — Tier, Strom, Bettwäsche —, sie werden zusammen mit ihm berechnet.
  • Setzen Sie eine Option, wenn der Platz unverbindlich vorgemerkt wird, mit ihrem Ablaufdatum.
  • Kassieren Sie die Anzahlung: der offene Restbetrag bleibt bis zur Abreise sichtbar.
  • Geben Sie die Herkunft an — direkt, Telefon, E-Mail, Buchungsportal, Laufkundschaft —, das sagt Ihnen am Saisonende, woher Ihr Umsatz kommt.

Die Ankunft: Empfang, Übergabeprotokoll, Schlüsselausgabe

Der Bildschirm der An- und Abreisen gibt der Rezeption den Tag vor: wer ankommt, wer abreist, wer bleibt. Von dort aus wird in der Saison gearbeitet, statt jeden Aufenthalt einzeln zu suchen.

  • Öffnen Sie den Bildschirm der An- und Abreisen des Tages: die erwarteten Aufenthalte sind dort mit ihrem Stellplatz aufgeführt.
  • Erfassen Sie die Ankunft: der Aufenthalt wechselt auf laufend, der Stellplatz wird auf dem Plan als belegt angezeigt.
  • Nehmen Sie bei einer Mietunterkunft das Übergabeprotokoll bei der Anreise auf — jedes Element wird festgehalten, Vorbehalte werden vermerkt.
  • Erstellen Sie für Gäste aus dem Ausland die fiche individuelle de police, den in Frankreich vorgeschriebenen Meldeschein: sie bleibt mit dem Aufenthalt verknüpft.
  • Lesen Sie die Zählerstände bei der Anreise ab, wenn Sie Wasser oder Strom nach tatsächlichem Verbrauch weiterberechnen.

Während des Aufenthalts: Bar, Restaurant, Schwimmbad, Dienstleistungen

Die Software hört nicht beim Stellplatz auf. Bar, Imbiss, Restaurant und Schwimmbad werden an derselben Stelle gesteuert wie die Aufenthalte: nur so lässt sich ein Verzehr einem Gast zuordnen und erkennen, wer an welchem Tag welchen Posten besetzt.

  • Planen Sie die Schichten in Bar und Imbiss: wer steht an welchem Tag und in welchem Zeitfenster hinter dem Tresen.
  • Nehmen Sie die Tischreservierungen des Restaurants auf — Mittag oder Abend, Gedecke, Tischnummer — und verknüpfen Sie sie mit dem Aufenthalt des Gastes, sofern er einen hat.
  • Führen Sie das Hygieneregister des Schwimmbads: Chlor, pH-Wert, Temperatur, Besucherzahl. Der Grenzwert wird schon bei der Eingabe angezeigt, und der Name der Person, die den Wert erfasst hat, wird gespeichert.
  • Organisieren Sie die Beckenaufsicht und die Schwimmkurse: Stufen, freie Plätze, Anmeldungen.
  • Verkaufen Sie Ihre Dienstleistungen und Nebenleistungen: sie landen auf der Rechnung des Aufenthalts.

Die Abreise: Übergabeprotokoll, Reinigung, Rechnung

Die Abreise ist der letzte Moment, in dem sich ein Schaden noch ohne Diskussion feststellen lässt: Das Protokoll der Abreise wird Element für Element mit dem der Anreise verglichen. Eine vorzeitige Abreise wird wie jede andere erfasst, zu ihrem tatsächlichen Datum.

  • Nehmen Sie das Übergabeprotokoll bei der Abreise auf: was vom Protokoll der Anreise abweicht, ist sofort sichtbar.
  • Lesen Sie die Zählerstände bei der Abreise ab: der tatsächliche Verbrauch wird mit dem Aufenthalt abgerechnet.
  • Ein festgestellter Schaden wird zu einem Vorfall mit seinem Betrag — und, falls eine Reparatur nötig ist, zu einem Arbeitsauftrag, der jemandem zugewiesen wird.
  • Der Reinigungsplan entsteht aus den Abreisen des Tages: der Stellplatz wechselt auf dem Plan auf „zu reinigen“ und wird danach wieder verfügbar.
  • Erstellen Sie die Rechnung des Aufenthalts: bereits geleistete Anzahlungen werden davon abgezogen.

Dauerstellplätze und Zähler

Ein ganzjährig vermieteter Stellplatz wird nicht wie eine Sommerwoche verwaltet. Der Vertrag läuft über die Saison oder über das Jahr, die Fälligkeiten werden verfolgt, und die Energie wird nach tatsächlichen Ablesungen weiterberechnet statt pauschal.

  • Legen Sie den Dauervertrag mit Laufzeit und Betrag an und verfolgen Sie anschließend seine Fälligkeiten.
  • Ordnen Sie dem Stellplatz einen oder mehrere Zähler zu — Wasser, Strom.
  • Lesen Sie die Zählerstände zu den Terminen ab, die Ihnen passen: der Verbrauch ergibt sich aus zwei aufeinanderfolgenden Ablesungen.
  • Berechnen Sie den Verbrauch zu dem von Ihnen festgelegten Preis auf der Rechnung des Dauercampers weiter.

Taxe de séjour, Meldescheine, Fristen

Die Pflichten eines Campingplatzes werden in der Software verfolgt, nicht daneben. Die taxe de séjour — die französische Aufenthaltsabgabe — wird Aufenthalt für Aufenthalt nach Ihrem Tarif berechnet, die Meldescheine bleiben dem jeweiligen Aufenthalt zugeordnet, und an die gesetzlichen Fristen wird erinnert, bevor sie verstrichen sind.

  • Die taxe de séjour wird automatisch berechnet: Tarif der Gemeinde, Befreiung Minderjähriger, Anteil des Departements.
  • Erstellen Sie die Aufstellung des Zeitraums für die Abführung an die Gemeinde.
  • Die fiches individuelles de police, die in Frankreich für Reisende aus dem Ausland vorgeschrieben sind, finden Sie beim Aufenthalt und beim Gast wieder.
  • Sehen Sie in die Übersicht der Pflichten: überschrittene und nahende Fristen werden dort angezeigt.

Das Team: Dienstpläne, Zeiterfassung, Qualifikationen

Ein Campingplatz lebt mit Saisonkräften, die kommen, wechseln und wieder gehen. Jede und jeder hat einen Posten, einen Dienstplan und eine Zeiterfassung; die vorgeschriebenen Qualifikationen werden mit ihrer Gültigkeitsdauer verfolgt und vor dem Ablauf gemeldet — so entdecken Sie einen abgelaufenen Rettungsschwimmerschein nicht erst am Tag einer Kontrolle.

  • Erfassen Sie jedes Teammitglied mit seinem Posten und seiner Vertragslaufzeit.
  • Erstellen Sie die Dienstpläne nach Posten: Rezeption, Bar, Schwimmbad, Reinigung, Technik.
  • Verfolgen Sie die Zeiterfassung der geleisteten Stunden.
  • Hinterlegen Sie die Qualifikationen (Beckenaufsicht, Betriebsführung, Lebensmittelhygiene) mit ihrer Gültigkeit: das Dashboard warnt rechtzeitig vor dem Ablauf.

Rechnung stellen, kassieren — und was Ihre Aufzeichnungen unveränderbar macht

Die Fakturierung ist kein Modul für sich: Angebote, Aufträge, Anzahlungen, Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung gehören zur Software. Die Aufzeichnungen sind versiegelt und untereinander verkettet — einmal erfasst, lässt sich eine Rechnung nicht mehr ändern, und jede Korrektur läuft über eine Gegenbuchung, so wie es die französische Regelung zur Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen verlangt.

  • Erstellen Sie die Rechnung des Aufenthalts: Zusatzleistungen, taxe de séjour und Verbräuche stehen bereits darauf.
  • Erfassen Sie die Zahlung (bar, Karte, Überweisung, Scheck) und verfolgen Sie den offenen Betrag.
  • Ein Fehler wird über eine Gutschrift korrigiert, niemals durch Änderung der ursprünglichen Rechnung.
  • Exportieren Sie Ihre Buchhaltung oder geben Sie Ihrem Steuerberater direkten Zugang dazu.
  • Die elektronische Rechnungsstellung nach französischem Recht wird unterstützt: Empfang, Versand und Übermittlung der Daten.

Häufige Fragen zur Bedienung

Muss alles eingerichtet sein, bevor die erste Reservierung erfasst wird?

Nein. Sie brauchen mindestens Ihre Stellplätze und eine Preistabelle. Zonen, Zusatzleistungen, Bar oder Schwimmbad lassen sich später freischalten: Was ausgeschaltet ist, taucht nirgendwo auf und überfrachtet die Bildschirme nicht.

Lässt sich die Software auf einem Tablet nutzen, an der Rezeption oder draußen auf dem Gelände?

Ja. Die Bildschirme passen sich dem verwendeten Gerät an. Übergabeprotokolle und Zählerablesungen erledigen Sie mit dem Tablet, direkt vor der Unterkunft.

Was passiert, wenn ein Gast früher abreist als geplant?

Die Abreise wird zu ihrem tatsächlichen Datum erfasst. Der Stellplatz wird auf dem Plan ab diesem Zeitpunkt wieder verfügbar, und die Rechnung berücksichtigt die tatsächliche Dauer des Aufenthalts.

Verwaltet die Software mehrere Campingplätze?

Jeder Campingplatz hat seine eigene Instanz und seine eigene, davon getrennte Datenbank. Ein Betreiber mehrerer Plätze erhält einen Zugang je Platz — so ist sichergestellt, dass keine Daten von einem zum anderen wandern.

Wo findet man dieses Handbuch als Kunde wieder?

In der Software, unter „Einstellungen > Handbuch der Software“. Es ist dieselbe Dokumentation, die zugleich mit dem Produkt aktualisiert wird.

Am einfachsten probieren Sie es selbst aus

Die Demo steht allen offen, ohne Anmeldung, mit einem bereits gefüllten fiktiven Campingplatz: Sie können dieses Handbuch Bildschirm für Bildschirm nachvollziehen, und kaputtmachen können Sie nichts.

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