KSI Logiciels E-Rechnung-kompatibel
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Handbuch

Handbuch KSI Garage

Die Bedienungsanleitung der Software in der Reihenfolge, in der man sie benutzt: vom telefonisch vereinbarten Termin bis zur bezahlten Rechnung. Dieses Handbuch ist hier ohne Konto lesbar und findet sich wortgleich in der Software wieder, unter „Einstellungen > Handbuch der Software“.

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Was in diesem Handbuch steht

  1. Die Werkstatt einrichten: was zuerst erfasst wird
  2. Einen Termin vergeben
  3. Das Fahrzeug annehmen
  4. Die Diagnose
  5. Die Reparatur
  6. Dokumente und Fotos des Vorgangs
  7. Die Unterschrift des Kunden und die Nachvollziehbarkeit
  8. Das Fahrzeug zurückgeben und den Auftrag abschließen
  9. Der Fahrzeugbestand und die Kundenhistorie
  10. Leihfahrzeuge und Probefahrtscheine
  11. Rechnung stellen, kassieren — und was Ihre Aufzeichnungen unveränderbar macht

Die Werkstatt einrichten: was zuerst erfasst wird

Eine Werkstatt wird einmal beschrieben, danach läuft sie. Die Reihenfolge zählt: zuerst die Techniker, denn ihnen werden die Zeitfenster zugeteilt; danach der Katalog, denn er speist Angebote und Reparaturaufträge. Alles Übrige — Leihfahrzeuge, technische Dokumentationen — kommt dazu, sobald Sie es brauchen.

  • Legen Sie Ihre Techniker an: An sie werden die Arbeiten vergeben, und nach ihrer Verfügbarkeit richtet sich die Planung.
  • Bauen Sie Ihren Katalog aus Teilen und Arbeitspositionen mit Ihren Preisen auf: er dient den Angeboten ebenso wie den Reparaturaufträgen.
  • Erfassen Sie Ihren Bestand an Ersatzfahrzeugen, wenn Sie Fahrzeuge verleihen oder zur Probefahrt herausgeben.
  • Hinterlegen Sie die Zugänge zu den technischen Dokumentationen Ihrer Hersteller: der Techniker öffnet sie direkt aus der Werkstatt heraus.
  • Tragen Sie Ihre Firmendaten ein — Anschrift, Umsatzsteuer, Pflichtangaben —, denn genau sie erscheinen auf Ihren Dokumenten.

Einen Termin vergeben

Der Termin wird aus der Technikeransicht heraus vergeben, nicht über ein leeres Formular: Sie sehen zuerst, wer frei ist, und setzen dann das Zeitfenster. Der dabei eröffnete Vorgang wird zum Reparaturauftrag, sobald das Fahrzeug eintrifft.

  • Öffnen Sie die Ansicht nach Techniker: die Auslastung jedes Einzelnen ist über den ganzen Zeitraum sichtbar.
  • Wählen Sie das Zeitfenster in der Zeile des Technikers: das Formular öffnet sich mit bereits eingetragener Person.
  • Erfassen Sie Kunde, Fahrzeug und Grund des Besuchs.
  • Die Planung unterscheidet Arbeiten in der Werkstatt, Einsätze beim Kunden und Rückläufer an den Lieferanten — wählen Sie die passende Art.

Das Fahrzeug annehmen

Die Annahme ist der wichtigste Moment des Vorgangs, weil sie der einzige ist, in dem sich der Zustand des Fahrzeugs noch unwidersprochen festhalten lässt. Alles, was hier festgehalten wird — mitgegebenes Zubehör, Fotos, die vom Kunden geschilderten Symptome —, erspart Ihnen die Diskussion bei der Rückgabe.

  • Legen Sie den Reparaturauftrag an: Kunde, Fahrzeug, Kennzeichen oder Fahrgestellnummer, Kilometerstand, Garantie.
  • Halten Sie die Symptome so fest, wie der Kunde sie schildert, mit seinen Worten: daran richtet sich die Diagnose aus.
  • Haken Sie das mit dem Fahrzeug übergebene Zubehör ab (Reserverad, Wagenheber, Antenne, Kofferraumabdeckung …).
  • Machen Sie die Fotos mit Smartphone oder Tablet: sie bleiben dem Vorgang zugeordnet.
  • Drucken Sie den Annahmeschein mit dem Namen des Unterzeichners aus und lassen Sie ihn unterschreiben.

Die Diagnose

Die Diagnose trennt zwei Dinge, die niemals vermischt werden dürfen: das, was der Kunde liest, und das, was in der Werkstatt bleibt. Beide Bereiche werden getrennt erfasst, und nur der erste erscheint auf den ausgehändigten Dokumenten.

  • Halten Sie Ihre Feststellungen in den öffentlichen Notizen fest: sie sind für den Kunden bestimmt.
  • Was in der Werkstatt bleiben soll, gehört in die internen Notizen: Zweifel, Vermutungen, Vorgeschichte eines Teils.
  • Ergänzen Sie die vorgesehenen Teile- und Arbeitspositionen: sie beziffern die anstehende Arbeit.
  • Geht die Arbeit über das Vereinbarte hinaus, erstellen Sie ein Nachtragsangebot, bevor Sie weitermachen.

Die Reparatur

Während der Reparatur füllt sich der Auftrag mit der Arbeit selbst: ausgeführte Arbeiten, verbaute Teile und deren Mengen. Was hier erfasst wird, ist genau das, was später berechnet wird — eine zweite Erfassung gibt es nicht.

  • Beschreiben Sie die ausgeführten Arbeiten in der Reihenfolge, in der sie erledigt wurden.
  • Erfassen Sie die ersetzten Teile und die Mengen: sie werden dem Lager entnommen und erscheinen auf der Rechnung.
  • Aktualisieren Sie bei dieser Gelegenheit die technischen Angaben zum Fahrzeug — abgelesener Kilometerstand, Veränderungen.
  • Ein Teil, das bestellt werden muss, verfolgen Sie in derselben Software: die Lieferantenbestellung bleibt mit dem Vorgang verknüpft.

Dokumente und Fotos des Vorgangs

Alles, was zu einem Reparaturauftrag gehört, liegt bei ihm: die Fotos der Annahme, der Annahmeschein, das Angebot, die Rechnung und die Anhänge, die Sie hinzufügen. Ein Vorgang, den Sie sechs Monate später wieder aufrufen, trägt seine Nachweise immer noch bei sich.

  • Die bei der Annahme aufgenommenen Fotos finden Sie im Reiter der Dokumente wieder.
  • Ziehen Sie weitere Dateien per Drag-and-drop hinein: den Bericht einer Prüfung, die Rechnung eines Subunternehmers, die E-Mail des Kunden.
  • Sehen Sie sich das Dokument in der Vorschau an, bevor Sie es drucken oder versenden.
  • Alle erzeugten Dokumente bleiben über die Fahrzeugakte zugänglich.

Die Unterschrift des Kunden und die Nachvollziehbarkeit

Die Unterschrift bestätigt Annahme und Rückgabe. Sie wird mit Datum und Protokoll gespeichert und lässt sich im Streitfall einsehen. Daneben zeigt der Verlaufsreiter die vollständige Geschichte des Vorgangs, in der Reihenfolge, in der die Dinge geschehen sind.

  • Lassen Sie die Annahme bei der Anlieferung und die Rückgabe bei der Abholung unterschreiben.
  • Sehen Sie im Zweifel in das Unterschriftenprotokoll: es trägt die Datumsangaben.
  • Der Verlaufsreiter zeigt die gesamte Geschichte — Anlage, Angebot, Bestellung, Rechnung, Einsatz.
  • Dieses Protokoll ist Ihr Nachweis darüber, was mit dem Kunden abgestimmt wurde und wann.

Das Fahrzeug zurückgeben und den Auftrag abschließen

Mit dem Abschluss wechselt der Reparaturauftrag in den Status erledigt, und Sie landen wieder auf der Kundenakte. Ein abgeschlossener Vorgang ist damit nicht unwiderruflich geschlossen: er lässt sich wieder öffnen, wenn man darauf zurückkommen muss — was häufiger vorkommt, als man denkt.

  • Prüfen Sie vor dem Abschluss, ob die verknüpften Dokumente auf dem aktuellen Stand sind.
  • Lassen Sie die Rückgabe unterschreiben und händigen Sie dem Kunden die Dokumente aus.
  • Schließen Sie den Auftrag ab: er wechselt in den Status erledigt.
  • Kommt das Fahrzeug wegen derselben Sache zurück, öffnen Sie den Vorgang wieder, statt einen neuen anzulegen — so bleibt die Vorgeschichte an einem Stück.

Der Fahrzeugbestand und die Kundenhistorie

Jedes Fahrzeug hat seine Akte, und die Historie der Arbeiten bleibt mit ihr verknüpft. Ein Kennzeichen ist nicht zwingend: für ein Motorrad, ein Quad, ein Fahrrad oder eine Maschine genügt eine Seriennummer. Ein Fahrzeug kann außerdem weitere enthalten, um eine Einheit abzubilden — etwa ein Zugfahrzeug mit seinem Anhänger.

  • Legen Sie die Fahrzeugakte an: Marke, Modell, Ausführung, Erstzulassung, Kilometerstand, Halter, Garantie.
  • Die gesamte Historie eines Fahrzeugs rufen Sie aus seiner Akte auf, gleich wie viele Werkstattbesuche es gab.
  • Von der Kundenakte aus öffnen Sie den gesamten Fahrzeugbestand des Kunden.
  • Bringt ein Kunde mehrere Fahrzeuge auf einmal, starten Sie die Sammelanlage der Reparaturaufträge direkt aus seinem Fahrzeugbestand.

Leihfahrzeuge und Probefahrtscheine

Verleih und Probefahrt sind zwei getrennte Abläufe, und das ist Absicht: Wer ein Fahrzeug Probe fährt, unterschreibt nicht dasselbe Dokument wie jemand, dem Sie während der Reparatur seines eigenen Wagens ein Fahrzeug leihen. Eine Übersicht zeigt jederzeit, was verfügbar ist und was gerade unterwegs ist.

  • Sehen Sie in die Übersicht: zum Verleih verfügbar, für Probefahrten verfügbar, derzeit unterwegs.
  • Legen Sie einen Verleih an: Fahrzeug, Kunde, Zeitraum, Zustand bei Übergabe — dazu der Leihschein zum Ausdrucken und Unterschreiben.
  • Für eine Probefahrt im Verkauf erstellen Sie einen Probefahrtschein: gleiches Prinzip, anderes Dokument.
  • Bei der Rückkehr erfassen Sie die Rückgabe: das Fahrzeug ist wieder verfügbar.

Rechnung stellen, kassieren — und was Ihre Aufzeichnungen unveränderbar macht

Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungen, Bank und Buchhaltung gehören zur Software. Die Aufzeichnungen sind versiegelt und untereinander verkettet — einmal erfasst, lässt sich eine Rechnung nicht mehr ändern, und jede Korrektur läuft über eine Gegenbuchung, so wie es die französische Regelung zur Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen verlangt.

  • Wandeln Sie den Reparaturauftrag in eine Rechnung um: nichts muss erneut erfasst werden.
  • Erfassen Sie die Zahlung und verfolgen Sie den offenen Betrag; überfällige Beträge werden gemeldet.
  • Ein Fehler wird über eine Gutschrift korrigiert, niemals durch Änderung der ursprünglichen Rechnung.
  • Gleichen Sie Ihre Buchungen mit dem Kontoauszug ab und exportieren Sie anschließend Ihre Buchhaltung.
  • Die elektronische Rechnungsstellung nach französischem Recht wird unterstützt: Empfang, Versand und Übermittlung der Daten.

Häufige Fragen zur Bedienung

Muss alles eingerichtet sein, bevor der erste Reparaturauftrag angelegt wird?

Nein. Sie brauchen mindestens einen Techniker und einige Arbeitspositionen im Katalog. Die Leihfahrzeuge, die technischen Dokumentationen und alles Weitere kommen dazu, sobald Sie sie brauchen.

Funktioniert die Software auch außerhalb des Automobilbereichs?

Ja. Die Auftragsverfolgung hängt nicht vom Fahrzeugtyp ab: Motorrad, Roller, Quad, Fahrrad, Baumaschine oder Gerät werden genauso verwaltet, mit derselben Akte und derselben Historie. Ein Kennzeichen ist nicht zwingend.

Kann man in der Werkstatt mit einem Tablet arbeiten?

Ja. Die Bildschirme passen sich dem verwendeten Gerät an. Die Fotos der Annahme entstehen mit Smartphone oder Tablet und landen direkt im Vorgang.

Was tun, wenn die Arbeit über das hinausgeht, was dem Kunden angekündigt wurde?

Erstellen Sie aus dem Vorgang heraus ein Nachtragsangebot, bevor Sie weitermachen, und lassen Sie es freigeben. Der Austausch bleibt im Verlauf des Vorgangs dokumentiert.

Wo findet man dieses Handbuch als Kunde wieder?

In der Software, unter „Einstellungen > Handbuch der Software“. Es ist dieselbe Dokumentation, die zugleich mit dem Produkt aktualisiert wird.

Am einfachsten probieren Sie es selbst aus

Die Demo steht allen offen, ohne Anmeldung, mit einer bereits gefüllten fiktiven Werkstatt: Sie können dieses Handbuch Bildschirm für Bildschirm nachvollziehen, und kaputtmachen können Sie nichts.

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