KSI Logiciels Compatibile con la fatturazione elettronica
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Manuale

Manuale di KSI Garage

La guida all’uso del software, nell’ordine in cui lo si utilizza: dall’appuntamento preso al telefono alla fattura saldata. Questo manuale è consultabile qui senza account e si ritrova identico all’interno del software, in «Impostazioni > Manuale del software».

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Che cosa contiene questo manuale

  1. Preparare l’officina: che cosa si imposta per primo
  2. Fissare un appuntamento
  3. Accettare il veicolo
  4. La diagnosi
  5. La riparazione
  6. Documenti e foto della pratica
  7. La firma del cliente e la tracciabilità
  8. Riconsegnare il veicolo e chiudere la pratica
  9. Il parco veicoli e lo storico del cliente
  10. Veicoli di cortesia e moduli di prova su strada
  11. Fatturare, incassare, e ciò che rende inalterabili le sue registrazioni

Preparare l’officina: che cosa si imposta per primo

Un’officina si descrive una volta sola, poi lavora. L’ordine conta: prima i tecnici, perché è a loro che si assegnano le fasce orarie; poi il catalogo, perché alimenta preventivi e ordini di riparazione. Il resto — veicoli di cortesia, documentazione tecnica — si aggiunge quando ne ha bisogno.

  • Registri i suoi tecnici: sono loro che vengono assegnati a un intervento e di cui si controlla la disponibilità.
  • Costituisca il catalogo dei ricambi e delle lavorazioni con i suoi prezzi: serve sia per i preventivi sia per gli ordini di riparazione.
  • Registri il parco di veicoli di cortesia se presta veicoli o li fa provare.
  • Raccolga gli accessi alla documentazione tecnica dei suoi costruttori: il tecnico la consulterà direttamente dall’officina.
  • Inserisca i dati della sua azienda — recapiti, dati IVA, diciture legali — perché è quanto comparirà sui suoi documenti.

Fissare un appuntamento

L’appuntamento si fissa dalla vista dei tecnici, non da un modulo vuoto: prima si vede chi è libero, poi si occupa la fascia oraria. La pratica aperta in quel momento diventerà l’ordine di riparazione quando il veicolo arriverà.

  • Apra la vista per tecnico: il carico di lavoro di ciascuno è visibile su tutto il periodo.
  • Scelga la fascia oraria sulla riga del tecnico: il modulo si apre con la persona già indicata.
  • Indichi il cliente, il veicolo e il motivo del passaggio.
  • Il planning distingue il lavoro in officina, l’intervento esterno e il reso al fornitore: scelga il tipo corrispondente.

Accettare il veicolo

L’accettazione è il momento più importante della pratica, perché è l’unico in cui si può ancora constatare lo stato del veicolo senza essere contraddetti. Tutto ciò che viene registrato qui — accessori consegnati, foto, sintomi descritti dal cliente — evita la discussione al momento della riconsegna.

  • Crei l’ordine di riparazione: cliente, veicolo, targa o numero di serie, chilometraggio, garanzia.
  • Annoti i sintomi così come li descrive il cliente, con le parole che usa lui: sono queste a guidare la diagnosi.
  • Spunti gli accessori consegnati insieme al veicolo (ruota di scorta, cric, antenna, cappelliera…).
  • Scatti le foto dal telefono o dal tablet: restano allegate alla pratica.
  • Stampi il modulo di presa in carico, con il nome del firmatario, e lo faccia firmare.

La diagnosi

La diagnosi separa due cose che non vanno mai confuse: ciò che il cliente leggerà e ciò che resta interno all’officina. Le due aree sono distinte già in fase di inserimento, e solo la prima compare sui documenti consegnati.

  • Registri le sue constatazioni nelle note pubbliche: sono destinate al cliente.
  • Tenga per l’officina ciò che deve restarvi: note interne, dubbi, storico di un ricambio.
  • Aggiunga le righe dei ricambi e delle lavorazioni previste: quantificano il lavoro da svolgere.
  • Se il lavoro va oltre quanto era previsto, emetta un preventivo integrativo prima di proseguire.

La riparazione

Durante la riparazione l’ordine si compila man mano che si lavora: le operazioni eseguite, i ricambi montati e le loro quantità. Quanto registrato qui è esattamente ciò che verrà fatturato: non esiste un secondo inserimento.

  • Descriva le operazioni eseguite, nell’ordine in cui sono state fatte.
  • Indichi i ricambi sostituiti e le quantità: escono dal magazzino e vengono riportati in fattura.
  • Aggiorni strada facendo i dati tecnici del veicolo — chilometraggio rilevato, modifiche apportate.
  • Un ricambio da ordinare si segue nello stesso software: l’ordine al fornitore resta collegato alla pratica.

Documenti e foto della pratica

Tutto ciò che riguarda un ordine di riparazione è archiviato insieme a esso: le foto dell’accettazione, il modulo di presa in carico, il preventivo, la fattura e gli allegati che aggiunge. Una pratica ripresa sei mesi dopo conserva ancora le sue prove.

  • Ritrovi le foto scattate all’accettazione nella sezione dei documenti.
  • Trascini e rilasci i file da aggiungere: il rapporto di un controllo, la fattura di un fornitore esterno, un’email del cliente.
  • Visualizzi l’anteprima del documento prima di stamparlo o di inviarlo.
  • Tutti i documenti prodotti restano accessibili dalla scheda del veicolo.

La firma del cliente e la tracciabilità

La firma attesta la presa in carico e la riconsegna. Viene registrata con la sua data e il suo registro, consultabile in caso di contestazione. Accanto, la sezione di tracciabilità ripercorre lo storico completo della pratica, nell’ordine in cui le cose sono avvenute.

  • Faccia firmare la presa in carico all’arrivo e la riconsegna alla partenza.
  • Consulti il registro delle firme in caso di dubbio: riporta le date.
  • La sezione di tracciabilità mostra tutto lo storico: creazione, preventivo, ordine, fattura, intervento.
  • Questo registro è la sua prova di ciò che è stato scambiato e di quando.

Riconsegnare il veicolo e chiudere la pratica

La chiusura di un ordine di riparazione lo porta allo stato «terminato» e riporta alla scheda del cliente. Una pratica chiusa non è bloccata per sempre: può essere riaperta se occorre tornarci, cosa che accade più spesso di quanto si creda.

  • Verifichi che i documenti collegati siano aggiornati prima di chiudere.
  • Faccia firmare la riconsegna e consegni i documenti al cliente.
  • Chiuda l’ordine: passa allo stato terminato.
  • Se il veicolo torna per lo stesso motivo, riapra la pratica invece di crearne una nuova: lo storico resta in un unico blocco.

Il parco veicoli e lo storico del cliente

Ogni veicolo ha la sua scheda, e lo storico degli interventi vi resta collegato. La targa non è obbligatoria: un numero di serie basta per una moto, un quad, una bicicletta o una macchina operatrice. Un veicolo può anche contenerne altri, per descrivere un insieme: una motrice e il suo rimorchio, per esempio.

  • Crei la scheda del veicolo: marca, modello, versione, prima immatricolazione, chilometraggio, proprietario, garanzia.
  • Ritrovi tutto lo storico di un veicolo dalla sua scheda, qualunque sia il numero di passaggi.
  • Dalla scheda di un cliente apra l’insieme del suo parco.
  • Per un cliente che affida più veicoli in una volta sola, avvii la creazione in blocco degli ordini di riparazione dal suo parco.

Veicoli di cortesia e moduli di prova su strada

Il prestito e la prova su strada sono due percorsi distinti, ed è voluto: un cliente che prova un veicolo non firma lo stesso documento di quello a cui presta un’auto durante la riparazione della sua. Una tabella indica in ogni momento che cosa è disponibile e che cosa è fuori.

  • Consulti la tabella: disponibili per il prestito, disponibili per la prova, attualmente fuori.
  • Crei un prestito: veicolo, cliente, date, stato alla partenza, modulo stampabile e firmato.
  • Crei un modulo di prova su strada per una prova commerciale: stesso principio, documento diverso.
  • Al rientro registri la riconsegna: il veicolo torna disponibile.

Fatturare, incassare, e ciò che rende inalterabili le sue registrazioni

Preventivi, ordini, fatture, pagamenti, banca e contabilità fanno parte del software. Le registrazioni sono sigillate e concatenate tra loro: una volta salvata, una fattura non si modifica più, e ogni correzione passa da un’operazione inversa, come impone la normativa francese sull’inalterabilità delle registrazioni.

  • Trasformi l’ordine di riparazione in fattura: non c’è nulla da reinserire.
  • Registri il pagamento e segua il residuo da incassare; i ritardi vengono segnalati.
  • Un errore si corregge con una nota di credito, mai modificando la fattura di origine.
  • Riconcili le sue registrazioni con l’estratto conto bancario, poi esporti la contabilità.
  • La fatturazione elettronica è gestita: ricezione, emissione e trasmissione dei dati.

Domande frequenti sull’utilizzo

Bisogna configurare tutto prima del primo ordine di riparazione?

No. Servono come minimo un tecnico e qualche lavorazione a catalogo. Il parco dei veicoli di cortesia, la documentazione tecnica e il resto si aggiungono quando ne ha bisogno.

Il software funziona anche al di fuori del settore automobilistico?

Sì. La gestione non dipende dal tipo di veicolo: moto, scooter, quad, biciclette, macchine da cantiere o attrezzature si seguono allo stesso modo, con la stessa scheda e lo stesso storico. La targa non è obbligatoria.

Si può lavorare da un tablet in officina?

Sì. Le schermate si adattano al dispositivo utilizzato. Le foto dell’accettazione si scattano dal telefono o dal tablet e confluiscono direttamente nella pratica.

Che cosa fare se il lavoro va oltre quanto annunciato al cliente?

Emetta un preventivo integrativo dalla pratica prima di proseguire, e lo faccia approvare. Lo scambio resta registrato nella tracciabilità della pratica.

Dove si ritrova questo manuale una volta diventati clienti?

Nel software, in «Impostazioni > Manuale del software». È la stessa documentazione, aggiornata insieme al prodotto.

Il modo più semplice resta provare

La dimostrazione è aperta a tutti, senza registrazione, con un’officina fittizia già popolata: può seguire questo manuale schermata per schermata, e non può rompere nulla.

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