KSI Logiciels Compatible con la facturación electrónica
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Manual

Manual de KSI Garage

El manual de uso del software, en el orden en que se utiliza: desde la cita concertada por teléfono hasta la factura cobrada. Este manual se puede leer aquí sin necesidad de cuenta, y se encuentra igual dentro del software, en «Ajustes > Manual del software».

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Lo que contiene este manual

  1. Preparar el taller: lo primero que se configura
  2. Concertar una cita
  3. Recepcionar el vehículo
  4. El diagnóstico
  5. La reparación
  6. Documentos y fotos del expediente
  7. La firma del cliente y la trazabilidad
  8. Entregar el vehículo y cerrar el expediente
  9. Los vehículos y el historial del cliente
  10. Vehículos de cortesía y hojas de prueba
  11. Facturar, cobrar y lo que hace inalterables sus asientos

Preparar el taller: lo primero que se configura

Un taller se describe una vez y luego funciona solo. El orden importa: primero los técnicos, porque es a ellos a quienes se asignan los huecos de agenda; después el catálogo, porque alimenta los presupuestos y las órdenes de reparación. Lo demás —vehículos de cortesía, documentación técnica— se añade cuando le haga falta.

  • Dé de alta a sus técnicos: son ellos a quienes se asigna una intervención y de quienes se consulta la disponibilidad.
  • Monte su catálogo de piezas y de mano de obra, con sus precios: sirve tanto para los presupuestos como para las órdenes de reparación.
  • Dé de alta su flota de vehículos de cortesía si presta vehículos o los deja probar.
  • Guarde los accesos a la documentación técnica de sus fabricantes: el técnico los abrirá desde el taller.
  • Complete la ficha de su empresa —datos de contacto, IVA, menciones legales—: es lo que aparecerá en sus documentos.

Concertar una cita

La cita se concierta desde la vista de técnicos, no desde un formulario en blanco: primero se ve quién está libre y luego se coloca el hueco. El expediente que se abre en ese momento se convertirá en la orden de reparación cuando llegue el vehículo.

  • Abra la vista por técnico: la carga de trabajo de cada uno se ve a lo largo de todo el periodo.
  • Elija el hueco en la línea del técnico: el formulario se abre con ese técnico ya seleccionado.
  • Indique el cliente, el vehículo y el motivo de la visita.
  • La agenda distingue el trabajo en taller, la intervención fuera del taller y la devolución al proveedor: elija el tipo que corresponda.

Recepcionar el vehículo

La recepción es el momento más importante del expediente, porque es el único en el que todavía se puede dejar constancia del estado del vehículo sin que nadie lo discuta. Todo lo que se anota aquí —accesorios entregados, fotos, síntomas descritos por el cliente— evita la discusión en el momento de la entrega.

  • Cree la orden de reparación: cliente, vehículo, matrícula o número de bastidor, kilometraje, garantía.
  • Anote los síntomas tal y como los describe el cliente, con sus palabras: es lo que guiará el diagnóstico.
  • Marque los accesorios entregados con el vehículo (rueda de repuesto, gato, antena, bandeja del maletero…).
  • Haga las fotos desde el móvil o la tableta: quedan adjuntas al expediente.
  • Imprima el resguardo de entrada, con el nombre del firmante, y hágalo firmar.

El diagnóstico

El diagnóstico separa dos cosas que nunca deben mezclarse: lo que leerá el cliente y lo que se queda dentro del taller. Las dos zonas están separadas al introducir la información, y solo la primera aparece en los documentos que se entregan.

  • Deje constancia de sus observaciones en las notas públicas: están destinadas al cliente.
  • Reserve para el taller lo que debe quedarse ahí: notas privadas, dudas, historial de una pieza.
  • Añada las líneas de piezas y de mano de obra previstas: valoran el trabajo pendiente.
  • Si el trabajo va más allá de lo previsto, emita un presupuesto complementario antes de continuar.

La reparación

Durante la reparación, la orden se va rellenando a medida que se trabaja: las operaciones realizadas, las piezas montadas y sus cantidades. Lo que se registra aquí es exactamente lo que se facturará: no hay que introducirlo una segunda vez.

  • Describa las operaciones realizadas, en el orden en que se han hecho.
  • Indique las piezas sustituidas y las cantidades: se descuentan del stock y pasan a la factura.
  • Aproveche para actualizar los datos técnicos del vehículo: kilometraje anotado, cambios realizados.
  • Una pieza que haya que pedir se sigue en el mismo software: el pedido al proveedor queda vinculado al expediente.

Documentos y fotos del expediente

Todo lo que tiene que ver con una orden de reparación se guarda con ella: las fotos de la recepción, el resguardo de entrada, el presupuesto, la factura y los archivos adjuntos que usted añada. Un expediente que se recupera seis meses después conserva sus pruebas.

  • Consulte las fotos hechas en la recepción en la pestaña de documentos.
  • Arrastre y suelte los archivos que quiera añadir: el informe de una inspección, la factura de un subcontratista, el correo del cliente.
  • Previsualice el documento antes de imprimirlo o enviarlo.
  • Todos los documentos generados siguen accesibles desde la ficha del vehículo.

La firma del cliente y la trazabilidad

La firma acredita la recepción y la entrega del vehículo. Se registra con su fecha y queda en el registro de firmas, consultable en caso de reclamación. A su lado, la pestaña de seguimiento recorre todo el historial del expediente, en el orden en que ocurrieron las cosas.

  • Haga firmar la recepción del vehículo a la llegada, y la entrega a la salida.
  • Consulte el registro de firmas en caso de duda: lleva las fechas.
  • La pestaña de seguimiento muestra todo el historial: creación, presupuesto, pedido, factura, intervención.
  • Ese registro es su prueba de lo que se acordó con el cliente y de cuándo.

Entregar el vehículo y cerrar el expediente

Al cerrar una orden de reparación, esta pasa a finalizada y se vuelve a la ficha del cliente. Un expediente cerrado no queda bloqueado para siempre: se puede reabrir si hay que volver sobre él, algo que ocurre más a menudo de lo que parece.

  • Compruebe que los documentos vinculados están al día antes de cerrar.
  • Haga firmar la entrega y entregue los documentos al cliente.
  • Cierre la orden: pasa a finalizada.
  • Si el vehículo vuelve por el mismo motivo, reabra el expediente en lugar de crear uno nuevo: así todo el historial queda en un solo expediente.

Los vehículos y el historial del cliente

Cada vehículo tiene su ficha, y el historial de intervenciones queda unido a ella. La matrícula no es obligatoria: un número de serie basta para una moto, un quad, una bicicleta o una máquina. Un vehículo puede además contener otros, para describir un conjunto: una cabeza tractora y su remolque, por ejemplo.

  • Cree la ficha del vehículo: marca, modelo, versión, puesta en circulación, kilometraje, propietario, garantía.
  • Consulte todo el historial de un vehículo desde su ficha, sea cual sea el número de visitas al taller.
  • Desde la ficha de un cliente, abra el conjunto de su flota.
  • Si un cliente le deja varios vehículos a la vez, lance la creación agrupada de las órdenes de reparación desde su flota.

Vehículos de cortesía y hojas de prueba

El préstamo y la prueba son dos circuitos distintos, y es intencionado: un cliente que prueba un vehículo no firma el mismo documento que aquel a quien usted presta un coche mientras repara el suyo. Una tabla indica en todo momento qué hay disponible y qué está fuera.

  • Consulte la tabla: disponibles para préstamo, disponibles para prueba, actualmente fuera.
  • Cree un préstamo: vehículo, cliente, fechas, estado de salida, documento imprimible y firmado.
  • Cree una hoja de prueba para una prueba comercial: mismo principio, documento distinto.
  • A la vuelta, registre la devolución: el vehículo vuelve a estar disponible.

Facturar, cobrar y lo que hace inalterables sus asientos

Presupuestos, pedidos, facturas, cobros, banco y contabilidad forman parte del software. Los asientos se sellan y se encadenan entre sí: una vez registrada, una factura ya no se modifica, y toda corrección pasa por una operación inversa, tal y como exige la normativa francesa sobre la inalterabilidad de los registros.

  • Convierta la orden de reparación en factura: no hay que volver a escribir nada.
  • Registre el cobro y siga el importe pendiente; los retrasos se señalan.
  • Un error se corrige con una factura rectificativa, nunca modificando la factura original.
  • Concilie sus asientos con su extracto bancario y después exporte su contabilidad.
  • El software admite la facturación electrónica: recepción, emisión y transmisión de los datos.

Preguntas frecuentes sobre el uso

¿Hay que configurarlo todo antes de la primera orden de reparación?

No. Como mínimo hacen falta un técnico y algunas operaciones de mano de obra en el catálogo. La flota de cortesía, la documentación técnica y lo demás se añaden cuando los necesite.

¿El software sirve para algo más que el automóvil?

Sí. El seguimiento no depende del tipo de vehículo: moto, escúter, quad, bicicleta, maquinaria de obra o equipos se gestionan de la misma forma, con la misma ficha y el mismo historial. La matrícula no es obligatoria.

¿Se puede trabajar desde una tableta en el taller?

Sí. Las pantallas se adaptan al dispositivo utilizado. Las fotos de recepción se hacen desde el móvil o la tableta y van directamente al expediente.

¿Qué hago si el trabajo va más allá de lo anunciado al cliente?

Emita un presupuesto complementario desde el expediente antes de continuar, y hágalo aprobar. El intercambio queda registrado en el seguimiento del expediente.

¿Dónde se encuentra este manual una vez se es cliente?

Dentro del software, en «Ajustes > Manual del software». Es la misma documentación, actualizada al mismo tiempo que el producto.

Lo más sencillo es probarlo

La demostración está abierta a todo el mundo, sin registro, con un taller ficticio ya cargado de datos: puede seguir este manual pantalla por pantalla, y no puede romper nada.

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