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Notice

Notice de l’Atelier SAV

Le mode d’emploi du logiciel, dans l’ordre où l’on s’en sert : de la réception d’un client au retour du matériel. Cette notice est lisible ici sans compte, et se retrouve à l’identique dans le logiciel, sous « Réglages > Notice du logiciel ».

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Ce que contient cette notice

  1. Préparer l’atelier : ce qu’on renseigne en premier
  2. Prendre une prise en charge
  3. Le planning de l’atelier
  4. Le diagnostic et l’intervention
  5. Documents, photos et signature du client
  6. Les garanties
  7. Restituer et clôturer
  8. Le tableau de bord et les échéances

Préparer l’atelier : ce qu’on renseigne en premier

Un atelier se décrit une fois : les techniciens, le référentiel des équipements que vous prenez en charge, et vos types de panne les plus courants. Cette base posée, chaque nouvelle prise en charge ne demande plus que le client et le matériel.

  • Déclarez vos techniciens : chacun a son planning et sa charge, visibles dès la première prise en charge.
  • Renseignez le référentiel des équipements que vous prenez en charge — familles, marques, modèles.
  • Listez vos types de panne habituels : ils accélèrent la saisie du diagnostic sans jamais la contraindre.
  • Si vous prêtez du matériel de remplacement, déclarez votre parc de prêt et d’essai.

Prendre une prise en charge

La prise en charge est le dossier central de l’atelier : client, équipement, panne annoncée. Elle démarre en brouillon, passe en cours dès qu’un technicien s’en saisit, et se clôture une fois le matériel restitué.

  • Choisissez le client (ou créez-le) et l’équipement concerné — ou créez l’équipement à la volée s’il n’existe pas encore.
  • Décrivez la panne annoncée par le client, fixez une priorité, et affectez un technicien si vous le connaissez déjà.
  • Vers la vue planning plutôt que le formulaire nu : vous voyez qui est libre avant de choisir le créneau.
  • Si le matériel part en échange ou en retour fournisseur, la prise en charge se relie à ce mouvement.

Le planning de l’atelier

Le planning montre la charge de chaque technicien, jour par jour. C’est l’écran qui répond à « qui est libre » avant de prendre un rendez-vous, et celui qui montre un dossier resté sans mouvement depuis trop longtemps.

  • Consultez la charge par technicien pour la semaine ou le jour.
  • Glissez une prise en charge sur un autre créneau ou un autre technicien en cas de réaffectation.
  • Les prises en charge urgentes ou en retard sont signalées directement sur le planning.

Le diagnostic et l’intervention

Une fois le matériel entre les mains du technicien, la prise en charge passe en cours. Le diagnostic, les pièces utilisées et le temps passé s’enregistrent au fil de l’intervention, pas reconstitués après coup.

  • Consignez le diagnostic : la panne réelle n’est pas toujours celle annoncée par le client.
  • Ajoutez les pièces utilisées depuis votre stock ; une alerte prévient quand une référence passe sous son seuil.
  • Enregistrez le temps passé — il alimente le devis ou la facture, et le suivi de rentabilité de l’atelier.
  • Si le matériel part chez un fournisseur ou le fabricant, tracez ce retour : la prise en charge reste visible, marquée en attente.

Documents, photos et signature du client

Un dossier de réparation se prouve : photos de l’état à la réception, devis accepté, et signature du client à la restitution. Ces pièces sont accessibles sans compte par un lien propre à ce dossier, jamais par un accès ouvert à tout l’atelier.

  • Photographiez l’équipement à la réception : c’est la référence en cas de litige sur son état.
  • Faites approuver le devis par le client avant d’intervenir sur du matériel hors garantie.
  • Recueillez sa signature à la restitution, horodatée et rattachée au dossier — la preuve de remise du matériel réparé.

Les garanties

Une garantie se suit dans le temps, pas seulement au moment de la vente : durée, échéance, et ce qu’elle couvre. Le tableau de bord signale les garanties qui arrivent à échéance avant qu’elles n’expirent — utile pour relancer un contrat d’extension.

  • Rattachez une garantie à l’équipement, avec sa date de fin et ce qu’elle couvre.
  • Une prise en charge sous garantie se traite comme les autres, avec sa facturation ajustée en conséquence.
  • Le tableau de bord alerte sur les garanties proches de leur échéance.

Restituer et clôturer

La clôture est le geste qui libère le poste de travail et déclenche la facturation. Un matériel réparé mais non récupéré reste visible : ce n’est pas la même chose qu’un dossier réellement terminé.

  • Clôturez la prise en charge une fois l’intervention terminée : le tableau de bord distingue « terminé » et « en attente de retrait client ».
  • Éditez le devis puis la facture ; pièces, temps passé et éventuel forfait de diagnostic y figurent déjà.
  • Encaissez et suivez le reste à payer comme sur toute facture du logiciel.

Le tableau de bord et les échéances

Le tableau de bord donne l’état du jour sans avoir à ouvrir chaque dossier : prises en charge urgentes, en retard, terminées non récupérées, délai moyen de traitement, et satisfaction des clients qui ont répondu à l’enquête.

  • Consultez les prises en charge urgentes ou en retard : c’est ce qu’un chef d’atelier regarde en premier.
  • Suivez le délai moyen de traitement sur les derniers mois.
  • Repérez les matériels réparés jamais venus récupérés au-delà du délai que vous avez fixé.

Questions fréquentes sur l’utilisation

Faut-il tout paramétrer avant la première prise en charge ?

Non. Un technicien suffit pour démarrer. Les types de panne, le parc de prêt et le référentiel détaillé des équipements peuvent s’enrichir au fil de l’eau.

Peut-on suivre un matériel prêté pendant la réparation ?

Oui, si vous exploitez un parc de prêt et d’essai : le matériel prêté est suivi comme n’importe quel équipement de l’atelier.

La signature du client a-t-elle une valeur probante ?

Elle est horodatée, rattachée au dossier, et accessible par un lien propre à ce dossier — jamais par un accès public ouvert à toutes vos données.

Le logiciel gère-t-il plusieurs ateliers ?

Chaque atelier a sa propre instance et sa propre base, séparées. Aucune donnée ne circule de l’un à l’autre.

Où retrouve-t-on cette notice une fois client ?

Dans le logiciel, sous « Réglages > Notice du logiciel ». C’est la même documentation, mise à jour en même temps que le produit.

Le plus simple reste d’essayer

La démonstration est ouverte à tous, sans inscription, avec un atelier fictif déjà rempli : vous pouvez suivre cette notice écran par écran, et vous ne pouvez rien casser.

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