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Manuale

Manuale del Laboratorio SAV

La guida all’uso del software, nell’ordine in cui lo si utilizza: dall’accoglienza di un cliente alla restituzione del materiale. Questo manuale è consultabile qui senza account e si ritrova identico all’interno del software, in «Impostazioni > Manuale del software».

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Che cosa contiene questo manuale

  1. Preparare il laboratorio: che cosa si imposta per primo
  2. Registrare una presa in carico
  3. Il planning del laboratorio
  4. La diagnosi e l’intervento
  5. Documenti, foto e firma del cliente
  6. Le garanzie
  7. Restituire e chiudere
  8. Il cruscotto e le scadenze

Preparare il laboratorio: che cosa si imposta per primo

Un laboratorio si descrive una volta sola: i tecnici, l’anagrafica delle apparecchiature che prende in carico, e i suoi tipi di guasto più frequenti. Posta questa base, ogni nuova presa in carico richiede solo il cliente e l’apparecchio.

  • Dichiari i suoi tecnici: ciascuno ha il proprio planning e il proprio carico, visibili fin dalla prima presa in carico.
  • Compili l’anagrafica delle apparecchiature che prende in carico — categorie, marchi, modelli.
  • Elenchi i suoi tipi di guasto abituali: velocizzano l’inserimento della diagnosi senza mai vincolarla.
  • Se presta materiale sostitutivo, dichiari il suo parco di prestito e prova.

Registrare una presa in carico

La presa in carico è la pratica centrale del laboratorio: cliente, apparecchio, guasto segnalato. Inizia come bozza, passa in corso non appena un tecnico se ne occupa, e si chiude una volta restituito il materiale.

  • Scelga il cliente (o lo crei) e l’apparecchio interessato — oppure crei l’apparecchio al volo se non esiste ancora.
  • Descriva il guasto segnalato dal cliente, fissi una priorità, e assegni un tecnico se lo conosce già.
  • Passi dalla vista planning piuttosto che dal modulo nudo: vede chi è libero prima di scegliere lo slot.
  • Se il materiale parte in sostituzione o in reso al fornitore, la presa in carico si collega a questo movimento.

Il planning del laboratorio

Il planning mostra il carico di ogni tecnico, giorno per giorno. È la schermata che risponde a «chi è libero» prima di fissare un appuntamento, ed è quella che mostra una pratica rimasta ferma da troppo tempo.

  • Consulti il carico per tecnico, per la settimana o per il giorno.
  • Trascini una presa in carico su un altro slot o un altro tecnico in caso di riassegnazione.
  • Le prese in carico urgenti o in ritardo sono segnalate direttamente sul planning.

La diagnosi e l’intervento

Una volta che il materiale è nelle mani del tecnico, la presa in carico passa in corso. La diagnosi, i pezzi utilizzati e il tempo impiegato si registrano man mano che l’intervento procede, non ricostruiti in un secondo momento.

  • Annoti la diagnosi: il guasto reale non è sempre quello segnalato dal cliente.
  • Aggiunga i pezzi utilizzati dal suo magazzino; un avviso segnala quando un articolo scende sotto la sua soglia.
  • Registri il tempo impiegato — alimenta il preventivo o la fattura, e il monitoraggio della redditività del laboratorio.
  • Se il materiale parte verso un fornitore o il produttore, tracci questo reso: la presa in carico resta visibile, contrassegnata come in attesa.

Documenti, foto e firma del cliente

Una pratica di riparazione si dimostra: foto dello stato all’arrivo, preventivo accettato, e firma del cliente alla riconsegna. Questi documenti sono accessibili senza account tramite un link proprio di quella pratica, mai tramite un accesso aperto a tutto il laboratorio.

  • Fotografi l’apparecchio all’arrivo: è il riferimento in caso di contestazione sul suo stato.
  • Faccia approvare il preventivo dal cliente prima di intervenire su un apparecchio fuori garanzia.
  • Raccolga la sua firma alla riconsegna, marcata temporalmente e collegata alla pratica — la prova di consegna del materiale riparato.

Le garanzie

Una garanzia si segue nel tempo, non solo al momento della vendita: durata, scadenza, e ciò che copre. Il cruscotto segnala le garanzie in scadenza prima che scadano — utile per proporre un’estensione di garanzia.

  • Colleghi una garanzia all’apparecchio, con la sua data di scadenza e ciò che copre.
  • Una presa in carico in garanzia si tratta come le altre, con la fatturazione adeguata di conseguenza.
  • Il cruscotto avvisa sulle garanzie prossime alla scadenza.

Restituire e chiudere

La chiusura è il gesto che libera la postazione di lavoro e avvia la fatturazione. Un apparecchio riparato ma non ritirato resta visibile: non è la stessa cosa di una pratica realmente conclusa.

  • Chiuda la presa in carico una volta terminato l’intervento: il cruscotto distingue «concluso» e «in attesa di ritiro cliente».
  • Emetta il preventivo e poi la fattura; pezzi, tempo impiegato ed eventuale forfait di diagnosi vi figurano già.
  • Incassi e segua il residuo da pagare come su qualsiasi fattura del software.

Il cruscotto e le scadenze

Il cruscotto dà lo stato della giornata senza dover aprire ogni pratica: prese in carico urgenti, in ritardo, concluse ma non ritirate, tempo medio di lavorazione, e soddisfazione dei clienti che hanno risposto al sondaggio.

  • Consulti le prese in carico urgenti o in ritardo: è ciò che un capo laboratorio guarda per primo.
  • Segua il tempo medio di lavorazione degli ultimi mesi.
  • Individui gli apparecchi riparati mai ritirati oltre il termine che ha fissato.

Domande frequenti sull’utilizzo

Bisogna configurare tutto prima della prima presa in carico?

No. Basta un tecnico per iniziare. I tipi di guasto, il parco di prestito e l’anagrafica dettagliata delle apparecchiature possono arricchirsi strada facendo.

Si può seguire un apparecchio prestato durante la riparazione?

Sì, se gestisce un parco di prestito e prova: il materiale prestato è seguito come qualsiasi apparecchio del laboratorio.

La firma del cliente ha valore probatorio?

È marcata temporalmente, collegata alla pratica, e accessibile tramite un link proprio di quella pratica — mai tramite un accesso pubblico aperto a tutti i suoi dati.

Il software gestisce più laboratori?

Ogni laboratorio ha la propria istanza e il proprio database, separati. Nessun dato passa dall’uno all’altro.

Dove si ritrova questo manuale una volta diventati clienti?

Nel software, in «Impostazioni > Manuale del software». È la stessa documentazione, aggiornata insieme al prodotto.

Il modo più semplice resta provare

La dimostrazione è aperta a tutti, senza registrazione, con un laboratorio fittizio già popolato: può seguire questo manuale schermata per schermata, e non può rompere nulla.

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