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Manual

Manual del Taller de Servicio Técnico

La guía de uso del software, en el orden en que se utiliza: desde la recepción de un cliente hasta la devolución del equipo. Este manual se puede leer aquí sin necesidad de cuenta, y se encuentra igual dentro del software, en «Ajustes > Manual del software».

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Lo que contiene este manual

  1. Preparar el taller: lo primero que se configura
  2. Abrir una orden de reparación
  3. El planning del taller
  4. El diagnóstico y la intervención
  5. Documentos, fotos y firma del cliente
  6. Las garantías
  7. Entregar y cerrar
  8. El panel de control y los vencimientos

Preparar el taller: lo primero que se configura

Un taller se describe una vez: los técnicos, el catálogo de equipos que usted repara, y sus tipos de avería más habituales. Con esta base establecida, cada nueva orden de reparación solo pide el cliente y el equipo.

  • Dé de alta a sus técnicos: cada uno tiene su planning y su carga de trabajo, visibles desde la primera orden de reparación.
  • Configure el catálogo de equipos que repara — familias, marcas, modelos.
  • Enumere sus tipos de avería habituales: agilizan la introducción del diagnóstico sin llegar a condicionarlo nunca.
  • Si presta equipos de sustitución, declare su parque de préstamo y de pruebas.

Abrir una orden de reparación

La orden de reparación es el expediente central del taller: cliente, equipo, avería declarada. Empieza como borrador, pasa a en curso en cuanto un técnico la toma, y se cierra una vez entregado el equipo.

  • Elija el cliente (o créelo) y el equipo correspondiente — o cree el equipo sobre la marcha si todavía no existe.
  • Describa la avería declarada por el cliente, fije una prioridad, y asigne un técnico si ya lo sabe.
  • Pase por la vista de planning en vez del formulario en blanco: así ve quién está libre antes de elegir el hueco.
  • Si el equipo sale en cambio o en devolución a proveedor, la orden de reparación se vincula a ese movimiento.

El planning del taller

El planning muestra la carga de cada técnico, día a día. Es la pantalla que responde a «quién está libre» antes de fijar una cita, y la que muestra un expediente que lleva demasiado tiempo sin movimiento.

  • Consulte la carga por técnico para la semana o el día.
  • Arrastre una orden de reparación a otro hueco o a otro técnico en caso de reasignación.
  • Las órdenes de reparación urgentes o retrasadas se señalan directamente en el planning.

El diagnóstico y la intervención

Una vez que el equipo está en manos del técnico, la orden de reparación pasa a en curso. El diagnóstico, las piezas utilizadas y el tiempo dedicado se registran a medida que avanza la intervención, no se reconstruyen después.

  • Anote el diagnóstico: la avería real no siempre es la que declaró el cliente.
  • Añada las piezas utilizadas desde su stock; una alerta avisa cuando una referencia baja de su umbral.
  • Registre el tiempo dedicado — alimenta el presupuesto o la factura, y el seguimiento de rentabilidad del taller.
  • Si el equipo va a un proveedor o al fabricante, deje constancia de esa devolución: la orden de reparación sigue visible, marcada en espera.

Documentos, fotos y firma del cliente

Un expediente de reparación se demuestra: fotos del estado en la recepción, presupuesto aceptado, y firma del cliente en la entrega. Estos documentos son accesibles sin cuenta mediante un enlace propio de ese expediente, nunca mediante un acceso abierto a todo el taller.

  • Fotografíe el equipo en la recepción: es la referencia en caso de litigio sobre su estado.
  • Haga que el cliente apruebe el presupuesto antes de intervenir en un equipo fuera de garantía.
  • Recoja su firma en la entrega, con sello de tiempo y vinculada al expediente — la prueba de entrega del equipo reparado.

Las garantías

Una garantía se sigue en el tiempo, no solo en el momento de la venta: duración, vencimiento, y lo que cubre. El panel de control señala las garantías que se acercan a su vencimiento antes de que caduquen — útil para volver a proponer un contrato de ampliación.

  • Vincule una garantía al equipo, con su fecha de fin y lo que cubre.
  • Una orden de reparación en garantía se trata como las demás, con su facturación ajustada en consecuencia.
  • El panel de control avisa de las garantías próximas a su vencimiento.

Entregar y cerrar

El cierre es el gesto que libera el puesto de trabajo y desencadena la facturación. Un equipo reparado pero no recogido sigue visible: no es lo mismo que un expediente realmente terminado.

  • Cierre la orden de reparación una vez terminada la intervención: el panel de control distingue «terminado» de «pendiente de recogida por el cliente».
  • Emita el presupuesto y después la factura; las piezas, el tiempo dedicado y el posible importe fijo de diagnóstico ya figuran en ella.
  • Cobre y siga el importe pendiente como en cualquier factura del software.

El panel de control y los vencimientos

El panel de control da el estado del día sin tener que abrir cada expediente: órdenes de reparación urgentes, retrasadas, terminadas sin recoger, plazo medio de tramitación, y satisfacción de los clientes que han respondido a la encuesta.

  • Consulte las órdenes de reparación urgentes o retrasadas: es lo primero que mira un jefe de taller.
  • Siga el plazo medio de tramitación de los últimos meses.
  • Detecte los equipos reparados que nunca se han venido a recoger más allá del plazo que usted haya fijado.

Preguntas frecuentes sobre el uso

¿Hay que configurarlo todo antes de la primera orden de reparación?

No. Basta con un técnico para empezar. Los tipos de avería, el parque de préstamo y el catálogo detallado de equipos se pueden ir completando sobre la marcha.

¿Se puede seguir un equipo prestado durante la reparación?

Sí, si dispone de un parque de préstamo y de pruebas: el equipo prestado se sigue como cualquier otro equipo del taller.

¿La firma del cliente tiene valor probatorio?

Está fechada con sello de tiempo, vinculada al expediente, y accesible mediante un enlace propio de ese expediente — nunca mediante un acceso público abierto a todos sus datos.

¿El software gestiona varios talleres?

Cada taller tiene su propia instancia y su propia base de datos, separadas. Ningún dato circula de uno a otro.

¿Dónde se encuentra este manual una vez se es cliente?

Dentro del software, en «Ajustes > Manual del software». Es la misma documentación, actualizada al mismo tiempo que el producto.

Lo más sencillo es probarlo

La demostración está abierta a todo el mundo, sin registro, con un taller ficticio ya lleno de datos: puede seguir este manual pantalla por pantalla, y no puede romper nada.

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