KSI Logiciels E-Rechnung-kompatibel
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Handbuch

Handbuch KSI Atelier

Die Bedienungsanleitung der Software in der Reihenfolge, in der man sie benutzt: vom Empfang eines Kunden bis zur Rückgabe des Geräts. Dieses Handbuch ist hier ohne Konto lesbar und findet sich wortgleich in der Software wieder, unter „Einstellungen > Handbuch der Software“.

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Was in diesem Handbuch steht

  1. Die Werkstatt vorbereiten: was zuerst erfasst wird
  2. Eine Annahme anlegen
  3. Der Einsatzplan der Werkstatt
  4. Die Diagnose und der Eingriff
  5. Dokumente, Fotos und Unterschrift des Kunden
  6. Die Garantien
  7. Zurückgeben und abschließen
  8. Das Dashboard und die Fristen

Die Werkstatt vorbereiten: was zuerst erfasst wird

Eine Werkstatt wird einmal beschrieben: die Techniker, das Referenzverzeichnis der Geräte, die Sie annehmen, und Ihre häufigsten Defektarten. Steht diese Grundlage einmal, verlangt jede neue Annahme nur noch den Kunden und das Gerät.

  • Erfassen Sie Ihre Techniker: jeder hat seinen Einsatzplan und seine Auslastung, sichtbar schon bei der ersten Annahme.
  • Pflegen Sie das Referenzverzeichnis der Geräte, die Sie annehmen — Familien, Marken, Modelle.
  • Listen Sie Ihre üblichen Defektarten auf: sie beschleunigen die Diagnoseerfassung, ohne sie je einzuschränken.
  • Wenn Sie Ersatzgeräte verleihen, erfassen Sie Ihren Leih- und Vorführpark.

Eine Annahme anlegen

Der Vorgang ist das zentrale Dokument der Werkstatt: Kunde, Gerät, gemeldeter Defekt. Er beginnt als Entwurf, wechselt auf laufend, sobald sich ein Techniker der Sache annimmt, und wird abgeschlossen, sobald das Gerät zurückgegeben ist.

  • Wählen Sie den Kunden (oder legen Sie ihn an) und das betroffene Gerät — oder legen Sie das Gerät direkt an, falls es noch nicht existiert.
  • Beschreiben Sie den vom Kunden gemeldeten Defekt, legen Sie eine Priorität fest und weisen Sie einen Techniker zu, falls er bereits feststeht.
  • Lieber über die Einsatzplan-Ansicht als über das bloße Formular: Sie sehen, wer frei ist, bevor Sie den Termin wählen.
  • Geht das Gerät in den Austausch oder zurück an den Lieferanten, wird der Vorgang mit dieser Bewegung verknüpft.

Der Einsatzplan der Werkstatt

Der Einsatzplan zeigt die Auslastung jedes Technikers, Tag für Tag. Das ist der Bildschirm, der die Frage „Wer ist frei?“ beantwortet, bevor ein Termin vereinbart wird, und der einen Vorgang zeigt, der zu lange ohne Bewegung geblieben ist.

  • Sehen Sie die Auslastung je Techniker für die Woche oder den Tag ein.
  • Ziehen Sie einen Vorgang bei einer Umverteilung auf einen anderen Termin oder einen anderen Techniker.
  • Dringende oder überfällige Vorgänge werden direkt im Einsatzplan angezeigt.

Die Diagnose und der Eingriff

Sobald das Gerät in den Händen des Technikers ist, wechselt der Vorgang auf laufend. Diagnose, verwendete Ersatzteile und aufgewendete Zeit werden während des Eingriffs laufend erfasst, nicht nachträglich rekonstruiert.

  • Halten Sie die Diagnose fest: Der tatsächliche Defekt ist nicht immer der vom Kunden gemeldete.
  • Fügen Sie die aus Ihrem Lager verwendeten Ersatzteile hinzu; eine Warnung meldet, wenn eine Referenz ihren Mindestbestand unterschreitet.
  • Erfassen Sie die aufgewendete Zeit — sie fließt in das Angebot oder die Rechnung ein sowie in die Rentabilitätsverfolgung der Werkstatt.
  • Geht das Gerät an einen Lieferanten oder den Hersteller, dokumentieren Sie diesen Rückversand: Der Vorgang bleibt sichtbar, als wartend markiert.

Dokumente, Fotos und Unterschrift des Kunden

Ein Reparaturvorgang wird belegt: Fotos vom Zustand bei der Annahme, angenommenes Angebot und Unterschrift des Kunden bei der Rückgabe. Diese Nachweise sind ohne Konto über einen eigenen Link zu diesem Vorgang zugänglich, niemals über einen offenen Zugriff auf die gesamte Werkstatt.

  • Fotografieren Sie das Gerät bei der Annahme: Das ist der Referenzpunkt bei einem Streit über seinen Zustand.
  • Lassen Sie das Angebot vom Kunden genehmigen, bevor Sie an einem Gerät ohne Garantie eingreifen.
  • Holen Sie bei der Rückgabe seine Unterschrift ein, zeitgestempelt und dem Vorgang zugeordnet — der Nachweis der Übergabe des reparierten Geräts.

Die Garantien

Eine Garantie wird über die Zeit verfolgt, nicht nur zum Verkaufszeitpunkt: Dauer, Ablaufdatum und Umfang der Abdeckung. Das Dashboard meldet Garantien, die sich dem Ablauf nähern, bevor sie verfallen — nützlich, um einen Verlängerungsvertrag anzustoßen.

  • Ordnen Sie dem Gerät eine Garantie zu, mit ihrem Enddatum und ihrem Umfang.
  • Ein Vorgang unter Garantie wird wie jeder andere behandelt, mit entsprechend angepasster Rechnungsstellung.
  • Das Dashboard warnt bei Garantien, deren Ablauf naht.

Zurückgeben und abschließen

Der Abschluss ist der Schritt, der den Arbeitsplatz freigibt und die Rechnungsstellung auslöst. Ein repariertes, aber nicht abgeholtes Gerät bleibt sichtbar: Das ist nicht dasselbe wie ein wirklich abgeschlossener Vorgang.

  • Schließen Sie den Vorgang ab, sobald der Eingriff beendet ist: Das Dashboard unterscheidet „abgeschlossen“ und „wartet auf Abholung durch den Kunden“.
  • Erstellen Sie das Angebot und anschließend die Rechnung; Ersatzteile, aufgewendete Zeit und eine eventuelle Diagnosepauschale stehen dort bereits.
  • Kassieren Sie und verfolgen Sie den offenen Restbetrag wie bei jeder Rechnung der Software.

Das Dashboard und die Fristen

Das Dashboard gibt den Stand des Tages, ohne dass jeder Vorgang einzeln geöffnet werden muss: dringende, überfällige und abgeschlossene, aber nicht abgeholte Vorgänge, durchschnittliche Bearbeitungsdauer und Zufriedenheit der Kunden, die an der Umfrage teilgenommen haben.

  • Sehen Sie die dringenden oder überfälligen Vorgänge ein: Das schaut sich ein Werkstattleiter als Erstes an.
  • Verfolgen Sie die durchschnittliche Bearbeitungsdauer der letzten Monate.
  • Erkennen Sie reparierte Geräte, die über die von Ihnen festgelegte Frist hinaus nie abgeholt wurden.

Häufige Fragen zur Bedienung

Muss alles eingerichtet sein, bevor die erste Annahme erfasst wird?

Nein. Ein Techniker genügt zum Start. Die Defektarten, der Leihpark und das detaillierte Geräteverzeichnis lassen sich nach und nach ergänzen.

Lässt sich ein während der Reparatur verliehenes Gerät nachverfolgen?

Ja, wenn Sie einen Leih- und Vorführpark betreiben: Das verliehene Gerät wird wie jedes andere Gerät der Werkstatt nachverfolgt.

Hat die Unterschrift des Kunden Beweiskraft?

Sie ist zeitgestempelt, dem Vorgang zugeordnet und über einen eigenen Link zu diesem Vorgang zugänglich — niemals über einen öffentlichen Zugriff auf alle Ihre Daten.

Verwaltet die Software mehrere Werkstätten?

Jede Werkstatt hat ihre eigene, getrennte Instanz und Datenbank. Es fließen keine Daten von der einen zur anderen.

Wo findet man dieses Handbuch als Kunde wieder?

In der Software, unter „Einstellungen > Handbuch der Software“. Es ist dieselbe Dokumentation, die zugleich mit dem Produkt aktualisiert wird.

Am einfachsten probieren Sie es selbst aus

Die Demo steht allen offen, ohne Anmeldung, mit einer bereits gefüllten fiktiven Werkstatt: Sie können dieses Handbuch Bildschirm für Bildschirm nachvollziehen, und kaputtmachen können Sie nichts.

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