KSI Logiciels Compatible facturation électronique
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Notice

Notice de la Coiffure

Le mode d’emploi du logiciel, dans l’ordre où l’on s’en sert : de l’ouverture du salon à la facture. Cette notice est lisible ici sans compte, et mise à jour en même temps que le logiciel.

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Ce que contient cette notice

  1. Préparer le salon : ce qu’on renseigne en premier
  2. Prendre un rendez-vous
  3. Accueillir et réaliser la prestation
  4. Tenir la fiche cliente et la fiche technique
  5. Facturer et encaisser
  6. Forfaits et cartes cadeaux
  7. Fidéliser, relancer, demander un avis
  8. Réservation en ligne et plusieurs salons

Préparer le salon : ce qu’on renseigne en premier

Un salon se décrit une fois, puis tourne. L’ordre compte : le salon et ses horaires d’abord, parce que tout s’y rattache ; les prestations ensuite, parce qu’elles font le planning ; l’équipe en dernier, parce qu’on lui affecte des compétences qui existent déjà.

  • Déclarez votre salon — ou vos salons — et ses horaires d’ouverture, jour par jour, pause comprise.
  • Créez vos prestations avec leur durée, leur prix et, s’il le faut, leurs phases et la compétence qu’elles exigent.
  • Ajoutez les produits que vous revendez et les produits techniques que vos prestations consomment.
  • Affectez vos collaborateurs : leurs compétences, leur planning, leurs absences.

Prendre un rendez-vous

Le rendez-vous est l’objet central : tout le reste s’y rattache. Il se prend en quelques champs et passe par des états que l’on suit à l’écran, de la demande à la prestation terminée.

  • Ouvrez un rendez-vous depuis le planning ou depuis la fiche de la cliente : prestation, collaborateur, heure.
  • Confirmez-le, ou laissez-le en demande ou en option si la cliente doit revenir vers vous.
  • Si aucun créneau ne convient, mettez la demande en liste d’attente : quand un rendez-vous s’annule, vous saurez qui attendait.
  • Lisez le planning par salon ou par collaborateur, pour la journée ou la semaine.

Accueillir et réaliser la prestation

Le jour venu, le rendez-vous suit la cliente : arrivée, en cours, terminée. Les phases d’une prestation libèrent le collaborateur pendant un temps de pose sans libérer le fauteuil.

  • Passez le rendez-vous en « arrivé » quand la cliente est là, puis en « en cours ».
  • Pendant un temps de pose, le fauteuil reste retenu, le collaborateur est libre pour quelqu’un d’autre.
  • Les produits techniques consommés sortent du stock à la prestation.
  • Terminez le rendez-vous : c’est à partir de là que se fait la facture, et que les commissions se calculent.

Tenir la fiche cliente et la fiche technique

Ce que vous savez d’une cliente est dans sa fiche, et nulle part ailleurs. La fiche technique en fait partie : elle garde ce qui a été fait, pour refaire — ou ne pas refaire — la même chose.

  • Enregistrez les consentements de la cliente avec leur date : ils conditionnent les photos et les relances.
  • Rédigez la fiche technique après la prestation : diagnostic, formule, oxydant, temps de pose, remarques.
  • Notez le test de sensibilité, sa date et son résultat : l’avertissement reste visible.
  • Imprimez la fiche technique en PDF si la cliente la demande.

Facturer et encaisser

La facture part du rendez-vous terminé, avec ses prestations et les produits vendus. Acomptes, forfaits et cartes cadeaux s’y règlent par les mécanismes natifs de règlement.

  • Créez la facture depuis le rendez-vous : les prestations et les produits sont déjà dessus.
  • Enregistrez le règlement, ou consommez un forfait ou une carte cadeau.
  • Un acompte demandé à la réservation est encaissé par une facture d’acompte, jamais par un compteur à part.
  • Une facture validée ne se modifie plus : toute correction passe par un avoir.

Forfaits et cartes cadeaux

Un forfait est un contrat, une carte cadeau est au porteur : dans les deux cas, le solde n’est jamais saisi, il est calculé à partir d’un journal où l’on ajoute et où l’on n’efface pas.

  • Définissez vos forfaits : les prestations comprises et leur nombre.
  • Vendez un forfait à une cliente : à chaque prestation, une consommation s’inscrit au journal.
  • Émettez une carte cadeau : son code n’est jamais stocké en clair.
  • Abandonnez une carte périmée avec un motif : le geste reste dans l’historique.

Fidéliser, relancer, demander un avis

La fidélité, les segments et les avis s’appuient sur les fiches et sur les consentements, pas sur un fichier tenu à part. Le logiciel désigne qui solliciter ; l’envoi passe par le publipostage.

  • Réglez les règles de fidélité : les points sont crédités et consommés dans un journal par cliente.
  • Choisissez un segment — nouvelles clientes, clientes fidèles, clientes dormantes, forfaits à consommer : la liste est fermée, aucun ne porte sur une donnée de santé.
  • Envoyez la relance par le publipostage, aux seules clientes qui y ont consenti.
  • Après une prestation, le logiciel demande un avis : il ne l’héberge ni ne l’affiche.

Réservation en ligne et plusieurs salons

Le portail laisse vos clients réserver eux-mêmes, avec un compte à eux. Une enseigne gère plusieurs salons dans la même entreprise, chacun avec ses horaires, son planning et, s’il le faut, ses prix.

  • Activez la réservation publique et choisissez : confirmation automatique, ou à la main.
  • Traitez les inscriptions que le logiciel n’a pas pu rattacher seul : rattacher, nouvelle cliente, ou rejeter.
  • Pour une enseigne, posez un prix propre à un salon : vider la case fait repasser au prix général.
  • Lisez la productivité par poste et par personne : un temps de pose occupe le fauteuil, pas le collaborateur.

Questions fréquentes sur l’utilisation

Faut-il tout paramétrer avant le premier rendez-vous ?

Non. Un salon, ses horaires, une prestation et un collaborateur suffisent pour prendre un rendez-vous. Forfaits, cartes cadeaux, fidélité, réservation en ligne et plusieurs salons s’activent quand vous en avez l’usage.

Que se passe-t-il quand un rendez-vous s’annule ?

Le créneau se libère, et la fiche du rendez-vous vous dit qui l’attendait en liste d’attente. Aucun message ne part automatiquement : c’est vous qui rappelez.

Le logiciel gère-t-il plusieurs salons ?

Oui. Chaque salon a ses horaires, son planning et, si vous le voulez, ses propres prix. La productivité se lit salon par salon.

Où vont les fiches techniques et les tests de sensibilité ?

Dans la fiche de la cliente, dans votre base, et nulle part ailleurs. Aucun segment de relance ne peut être construit sur une donnée de santé.

Et si une cliente ne vient pas ?

Le rendez-vous passe en « absent » et reste dans son historique : rien n’est effacé, et vous le voyez à la prochaine prise de rendez-vous.

Le plus simple reste de le voir tourner

La démonstration est ouverte à tous, sans inscription, avec un salon fictif déjà rempli : vous pouvez suivre cette notice écran par écran, et vous ne pouvez rien casser.

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