KSI Logiciels Compatibile con la fatturazione elettronica
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Guida

Guida del salone di parrucchiere

Il manuale del programma, nell’ordine in cui lo si usa: dall’apertura del salone alla fattura. Questa guida si legge qui senza account ed è aggiornata insieme al programma.

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Cosa contiene questa guida

  1. Preparare il salone: cosa si compila per primo
  2. Prendere un appuntamento
  3. Accogliere e realizzare il servizio
  4. Tenere la scheda cliente e la scheda tecnica
  5. Fatturare e incassare
  6. Pacchetti e carte regalo
  7. Fidelizzare, richiamare, chiedere una recensione
  8. Prenotazione online e più saloni

Preparare il salone: cosa si compila per primo

Un salone si descrive una volta, poi gira. L’ordine conta: prima il salone e i suoi orari, perché tutto vi si aggancia; poi i servizi, perché costruiscono l’agenda; la squadra per ultima, perché le si assegnano competenze che esistono già.

  • Dichiari il suo salone — o i suoi saloni — e i suoi orari di apertura, giorno per giorno, pausa compresa.
  • Crei i suoi servizi con durata, prezzo e, se serve, le loro fasi e la competenza che richiedono.
  • Aggiunga i prodotti che rivende e i prodotti tecnici che i suoi servizi consumano.
  • Assegni i suoi collaboratori: le loro competenze, la loro agenda, le loro assenze.

Prendere un appuntamento

L’appuntamento è l’oggetto centrale: tutto il resto vi si aggancia. Si prende in pochi campi e passa per stati che si seguono a schermo, dalla richiesta al servizio concluso.

  • Apra un appuntamento dall’agenda o dalla scheda della cliente: servizio, collaboratore, ora.
  • Lo confermi, oppure lo lasci in richiesta o in opzione se la cliente deve ricontattarla.
  • Se nessuna fascia va bene, metta la richiesta in lista d’attesa: quando un appuntamento viene annullato, saprà chi aspettava.
  • Legga l’agenda per salone o per collaboratore, per il giorno o la settimana.

Accogliere e realizzare il servizio

Il giorno stesso, l’appuntamento segue la cliente: arrivata, in corso, concluso. Le fasi di un servizio liberano il collaboratore durante un tempo di posa senza liberare la poltrona.

  • Porti l’appuntamento ad «arrivata» quando la cliente è lì, poi a «in corso».
  • Durante un tempo di posa la poltrona resta trattenuta, il collaboratore è libero per qualcun altro.
  • I prodotti tecnici consumati escono dalla giacenza con il servizio.
  • Concluda l’appuntamento: da lì nasce la fattura, e lì si calcolano le provvigioni.

Tenere la scheda cliente e la scheda tecnica

Ciò che sa di una cliente è nella sua scheda, e in nessun altro posto. La scheda tecnica ne fa parte: conserva ciò che è stato fatto, per rifare — o non rifare — la stessa cosa.

  • Registri i consensi della cliente con la data: condizionano le foto e i richiami.
  • Compili la scheda tecnica dopo il servizio: diagnosi, formula, ossidante, tempo di posa, note.
  • Annoti il test di sensibilità, la data e l’esito: l’avviso resta visibile.
  • Stampi la scheda tecnica in PDF se la cliente la chiede.

Fatturare e incassare

La fattura parte dall’appuntamento concluso, con i suoi servizi e i prodotti venduti. Acconti, pacchetti e carte regalo vi si regolano tramite i meccanismi nativi di pagamento.

  • Crei la fattura dall’appuntamento: i servizi e i prodotti sono già sopra.
  • Registri il pagamento, oppure consumi un pacchetto o una carta regalo.
  • Un acconto richiesto alla prenotazione si incassa tramite una fattura di acconto, mai tramite un contatore a parte.
  • Una fattura convalidata non si modifica più: ogni correzione passa da una nota di credito.

Pacchetti e carte regalo

Un pacchetto è un contratto, una carta regalo è al portatore: in entrambi i casi il saldo non si digita mai, si calcola da un giornale in cui si aggiunge e non si cancella.

  • Definisca i suoi pacchetti: i servizi compresi e il loro numero.
  • Venda un pacchetto a una cliente: a ogni servizio, un consumo si scrive nel giornale.
  • Emetta una carta regalo: il suo codice non è mai salvato in chiaro.
  • Abbandoni una carta scaduta con un motivo: il gesto resta nello storico.

Fidelizzare, richiamare, chiedere una recensione

Fidelizzazione, segmenti e recensioni si basano sulle schede e sui consensi, non su un archivio tenuto a parte. Il programma indica chi contattare; l’invio passa dal mailing.

  • Imposti le regole fedeltà: i punti si accreditano e si consumano in un giornale per cliente.
  • Scelga un segmento — nuove clienti, clienti fedeli, clienti dormienti, pacchetti da consumare: l’elenco è chiuso, nessuno si basa su un dato sanitario.
  • Invii il richiamo tramite il mailing, solo alle clienti che hanno dato il consenso.
  • Dopo un servizio, il programma chiede una recensione: non la ospita né la mostra.

Prenotazione online e più saloni

Il portale lascia che i suoi clienti prenotino da soli, con un account proprio. Una catena gestisce più saloni nella stessa azienda, ognuno con i suoi orari, la sua agenda e, se serve, i suoi prezzi.

  • Attivi la prenotazione pubblica e scelga: conferma automatica, o a mano.
  • Tratti le registrazioni che il programma non è riuscito ad agganciare da solo: agganciare, nuova cliente, o rifiutare.
  • Per una catena, imposti un prezzo proprio per un salone: svuotare la casella riporta al prezzo generale.
  • Legga la produttività per postazione e per persona: un tempo di posa occupa la poltrona, non il collaboratore.

Domande frequenti sull’uso

Bisogna impostare tutto prima del primo appuntamento?

No. Un salone, i suoi orari, un servizio e un collaboratore bastano per prendere un appuntamento. Pacchetti, carte regalo, fidelizzazione, prenotazione online e più saloni si attivano quando le servono.

Cosa succede quando un appuntamento viene annullato?

La fascia si libera, e la scheda dell’appuntamento le dice chi la aspettava in lista d’attesa. Nessun messaggio parte automaticamente: è lei che richiama.

Il programma gestisce più saloni?

Sì. Ogni salone ha i suoi orari, la sua agenda e, se vuole, i propri prezzi. La produttività si legge salone per salone.

Dove vanno le schede tecniche e i test di sensibilità?

Nella scheda della cliente, nel suo database, e in nessun altro posto. Nessun segmento di richiamo può essere costruito su un dato sanitario.

E se una cliente non si presenta?

L’appuntamento passa ad «assente» e resta nel suo storico: nulla viene cancellato, e lo vedrà alla prossima presa di appuntamento.

La cosa più semplice resta vederlo girare

La dimostrazione è aperta a tutti, senza registrazione, con un salone fittizio già popolato: può seguire questa guida schermata per schermata, e non può rompere nulla.

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