KSI Logiciels E-Rechnung-kompatibel
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Anleitung

Bedienungsanleitung Friseursalon

Die Anleitung der Software, in der Reihenfolge, in der man sie benutzt: vom Öffnen des Salons bis zur Rechnung. Diese Anleitung ist hier ohne Konto lesbar und wird zusammen mit der Software aktualisiert.

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Was diese Anleitung enthält

  1. Den Salon vorbereiten: was zuerst erfasst wird
  2. Einen Termin vergeben
  3. Empfangen und die Dienstleistung ausführen
  4. Kundenkartei und Technikkartei führen
  5. Abrechnen und kassieren
  6. Pakete und Geschenkkarten
  7. Binden, erinnern, um eine Bewertung bitten
  8. Online-Buchung und mehrere Salons

Den Salon vorbereiten: was zuerst erfasst wird

Ein Salon wird einmal beschrieben, dann läuft er. Die Reihenfolge zählt: zuerst der Salon und seine Öffnungszeiten, weil alles daran hängt; dann die Dienstleistungen, weil sie den Plan ausmachen; zuletzt das Team, weil man ihm Qualifikationen zuweist, die schon existieren.

  • Legen Sie Ihren Salon — oder Ihre Salons — und seine Öffnungszeiten an, Tag für Tag, Pause inbegriffen.
  • Erstellen Sie Ihre Dienstleistungen mit Dauer, Preis und bei Bedarf ihren Phasen und der Qualifikation, die sie verlangen.
  • Fügen Sie die Produkte hinzu, die Sie weiterverkaufen, und die technischen Produkte, die Ihre Dienstleistungen verbrauchen.
  • Weisen Sie Ihre Mitarbeiter zu: ihre Qualifikationen, ihren Plan, ihre Abwesenheiten.

Einen Termin vergeben

Der Termin ist das zentrale Objekt: alles andere hängt daran. Er braucht wenige Felder und durchläuft Zustände, die Sie am Bildschirm verfolgen, von der Anfrage bis zur abgeschlossenen Dienstleistung.

  • Öffnen Sie einen Termin aus dem Plan oder aus der Kundenkartei: Dienstleistung, Mitarbeiter, Uhrzeit.
  • Bestätigen Sie ihn, oder lassen Sie ihn als Anfrage oder Option stehen, wenn die Kundin sich noch melden muss.
  • Passt kein Zeitfenster, setzen Sie die Anfrage auf die Warteliste: wird ein Termin abgesagt, wissen Sie, wer gewartet hat.
  • Lesen Sie den Plan je Salon oder je Mitarbeiter, für den Tag oder die Woche.

Empfangen und die Dienstleistung ausführen

Am Tag selbst folgt der Termin der Kundin: angekommen, in Arbeit, abgeschlossen. Die Phasen einer Dienstleistung geben den Mitarbeiter während der Einwirkzeit frei, ohne den Stuhl freizugeben.

  • Setzen Sie den Termin auf „angekommen“, wenn die Kundin da ist, dann auf „in Arbeit“.
  • Während der Einwirkzeit bleibt der Stuhl belegt, der Mitarbeiter ist für jemand anderen frei.
  • Die verbrauchten technischen Produkte gehen mit der Dienstleistung vom Bestand ab.
  • Schließen Sie den Termin ab: von dort aus entsteht die Rechnung, und dort werden die Provisionen berechnet.

Kundenkartei und Technikkartei führen

Was Sie über eine Kundin wissen, steht in ihrer Kartei und nirgendwo sonst. Die Technikkartei gehört dazu: sie behält, was gemacht wurde, um dasselbe wieder zu machen — oder eben nicht.

  • Speichern Sie die Einwilligungen der Kundin mit Datum: sie bestimmen über Fotos und Erinnerungen.
  • Schreiben Sie die Technikkartei nach der Dienstleistung: Diagnose, Rezeptur, Oxidant, Einwirkzeit, Bemerkungen.
  • Notieren Sie den Verträglichkeitstest, sein Datum und sein Ergebnis: der Hinweis bleibt sichtbar.
  • Drucken Sie die Technikkartei als PDF, wenn die Kundin sie verlangt.

Abrechnen und kassieren

Die Rechnung entsteht aus dem abgeschlossenen Termin, mit seinen Dienstleistungen und den verkauften Produkten. Anzahlungen, Pakete und Geschenkkarten werden darauf über die nativen Zahlungsmechanismen verrechnet.

  • Erstellen Sie die Rechnung aus dem Termin: Dienstleistungen und Produkte stehen schon darauf.
  • Erfassen Sie die Zahlung, oder verbrauchen Sie ein Paket oder eine Geschenkkarte.
  • Eine bei der Buchung verlangte Anzahlung wird über eine Anzahlungsrechnung vereinnahmt, nie über einen getrennten Zähler.
  • Eine freigegebene Rechnung ändert sich nicht mehr: jede Korrektur läuft über eine Gutschrift.

Pakete und Geschenkkarten

Ein Paket ist ein Vertrag, eine Geschenkkarte eine Inhaberkarte: in beiden Fällen wird der Saldo nie eingetippt, er wird aus einem Journal berechnet, in dem man hinzufügt und nie löscht.

  • Definieren Sie Ihre Pakete: die enthaltenen Dienstleistungen und ihre Anzahl.
  • Verkaufen Sie einer Kundin ein Paket: bei jeder Dienstleistung wird ein Verbrauch ins Journal geschrieben.
  • Stellen Sie eine Geschenkkarte aus: ihr Code wird nie im Klartext gespeichert.
  • Schreiben Sie eine abgelaufene Karte mit Begründung ab: der Vorgang bleibt in der Historie.

Binden, erinnern, um eine Bewertung bitten

Kundenbindung, Segmente und Bewertungen stützen sich auf die Karteien und auf die Einwilligungen, nicht auf eine getrennt geführte Datei. Die Software benennt, wen Sie ansprechen; der Versand läuft über das Mailing.

  • Stellen Sie die Treueregeln ein: Punkte werden in einem Journal je Kundin gutgeschrieben und verbraucht.
  • Wählen Sie ein Segment — Neukunden, Stammkunden, inaktive Kunden, Pakete mit Restguthaben: die Liste ist geschlossen, keines beruht auf Gesundheitsdaten.
  • Senden Sie die Erinnerung über das Mailing, nur an Kundinnen, die eingewilligt haben.
  • Nach einer Dienstleistung bittet die Software um eine Bewertung: sie hostet sie nicht und zeigt sie nicht an.

Online-Buchung und mehrere Salons

Das Portal lässt Ihre Kunden selbst buchen, mit eigenem Konto. Eine Kette führt mehrere Salons im selben Unternehmen, jeder mit seinen Öffnungszeiten, seinem Plan und bei Bedarf seinen Preisen.

  • Aktivieren Sie die öffentliche Buchung und wählen Sie: automatische Bestätigung oder von Hand.
  • Bearbeiten Sie die Registrierungen, die die Software nicht allein zuordnen konnte: zuordnen, Neukundin oder ablehnen.
  • Setzen Sie für eine Kette einen salonspezifischen Preis: das Leeren des Feldes führt zum allgemeinen Preis zurück.
  • Lesen Sie die Produktivität je Arbeitsplatz und je Person: eine Einwirkzeit belegt den Stuhl, nicht den Mitarbeiter.

Häufige Fragen zur Benutzung

Muss ich alles einrichten, bevor ich den ersten Termin vergebe?

Nein. Ein Salon, seine Öffnungszeiten, eine Dienstleistung und ein Mitarbeiter reichen, um einen Termin zu vergeben. Pakete, Geschenkkarten, Kundenbindung, Online-Buchung und mehrere Salons werden eingeschaltet, wenn Sie sie brauchen.

Was geschieht, wenn ein Termin abgesagt wird?

Das Zeitfenster wird frei, und die Terminkartei sagt Ihnen, wer auf der Warteliste darauf gewartet hat. Keine Nachricht geht automatisch hinaus: Sie rufen zurück.

Verwaltet die Software mehrere Salons?

Ja. Jeder Salon hat seine Öffnungszeiten, seinen Plan und, wenn Sie möchten, eigene Preise. Die Produktivität liest sich Salon für Salon.

Wohin gehen Technikkarteien und Verträglichkeitstests?

In die Kartei der Kundin, in Ihre Datenbank, und nirgendwo sonst. Kein Erinnerungssegment kann auf Gesundheitsdaten aufgebaut werden.

Und wenn eine Kundin nicht kommt?

Der Termin wird auf „nicht erschienen“ gesetzt und bleibt in ihrer Historie: nichts wird gelöscht, und Sie sehen es bei der nächsten Terminvergabe.

Am einfachsten ist es, sie laufen zu sehen

Die Demo ist für alle offen, ohne Anmeldung, mit einem bereits gefüllten fiktiven Salon: Sie können diese Anleitung Bildschirm für Bildschirm nachvollziehen, und Sie können nichts kaputt machen.

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