KSI Logiciels Compatible con la facturación electrónica
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Guía

Guía de uso de la peluquería

El manual del software, en el orden en que se usa: desde la apertura del salón hasta la factura. Esta guía se lee aquí sin cuenta y se actualiza al mismo tiempo que el software.

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Qué contiene esta guía

  1. Preparar el salón: lo que se rellena primero
  2. Tomar una cita
  3. Recibir y realizar el servicio
  4. Llevar la ficha de la clienta y la ficha técnica
  5. Facturar y cobrar
  6. Bonos y tarjetas regalo
  7. Fidelizar, recordar, pedir una opinión
  8. Reserva en línea y varios salones

Preparar el salón: lo que se rellena primero

Un salón se describe una vez y luego funciona. El orden importa: primero el salón y sus horarios, porque todo se vincula a ellos; después los servicios, porque construyen la agenda; el equipo al final, porque se le asignan competencias que ya existen.

  • Declare su salón —o sus salones— y sus horarios de apertura, día por día, pausa incluida.
  • Cree sus servicios con su duración, su precio y, si hace falta, sus fases y la competencia que exigen.
  • Añada los productos que revende y los productos técnicos que consumen sus servicios.
  • Asigne a sus colaboradores: sus competencias, su agenda, sus ausencias.

Tomar una cita

La cita es el objeto central: todo lo demás se vincula a ella. Se toma en unos pocos campos y pasa por estados que se siguen en pantalla, desde la solicitud hasta el servicio terminado.

  • Abra una cita desde la agenda o desde la ficha de la clienta: servicio, colaborador, hora.
  • Confírmela, o déjela en solicitud o en opción si la clienta debe volver a contactarle.
  • Si ninguna franja conviene, ponga la solicitud en lista de espera: cuando una cita se anule, sabrá quién esperaba.
  • Lea la agenda por salón o por colaborador, para el día o la semana.

Recibir y realizar el servicio

Llegado el día, la cita sigue a la clienta: llegada, en curso, terminada. Las fases de un servicio liberan al colaborador durante un tiempo de exposición sin liberar el sillón.

  • Pase la cita a «llegada» cuando la clienta esté ahí, y luego a «en curso».
  • Durante un tiempo de exposición, el sillón sigue reservado y el colaborador queda libre para otra persona.
  • Los productos técnicos consumidos salen del stock con el servicio.
  • Termine la cita: a partir de ahí se hace la factura y se calculan las comisiones.

Llevar la ficha de la clienta y la ficha técnica

Lo que sabe de una clienta está en su ficha y en ningún otro sitio. La ficha técnica forma parte de ella: guarda lo que se hizo, para repetir —o no repetir— lo mismo.

  • Registre los consentimientos de la clienta con su fecha: condicionan las fotos y los recordatorios.
  • Redacte la ficha técnica tras el servicio: diagnóstico, fórmula, oxidante, tiempo de exposición, observaciones.
  • Anote la prueba de sensibilidad, su fecha y su resultado: el aviso permanece visible.
  • Imprima la ficha técnica en PDF si la clienta la pide.

Facturar y cobrar

La factura parte de la cita terminada, con sus servicios y los productos vendidos. Anticipos, bonos y tarjetas regalo se liquidan en ella mediante los mecanismos nativos de cobro.

  • Cree la factura desde la cita: los servicios y los productos ya están en ella.
  • Registre el cobro, o consuma un bono o una tarjeta regalo.
  • Un anticipo pedido en la reserva se cobra mediante una factura de anticipo, nunca mediante un contador aparte.
  • Una factura validada ya no se modifica: toda corrección pasa por un abono.

Bonos y tarjetas regalo

Un bono es un contrato, una tarjeta regalo es al portador: en ambos casos el saldo nunca se teclea, se calcula a partir de un diario en el que se añade y nunca se borra.

  • Defina sus bonos: los servicios incluidos y su número.
  • Venda un bono a una clienta: en cada servicio, un consumo se anota en el diario.
  • Emita una tarjeta regalo: su código nunca se guarda en claro.
  • Abandone una tarjeta caducada con un motivo: el gesto queda en el historial.

Fidelizar, recordar, pedir una opinión

La fidelización, los segmentos y las opiniones se apoyan en las fichas y en los consentimientos, no en un fichero aparte. El software indica a quién contactar; el envío pasa por el envío masivo.

  • Ajuste las reglas de fidelidad: los puntos se acreditan y se consumen en un diario por clienta.
  • Elija un segmento —nuevas clientas, clientas fieles, clientas inactivas, bonos por consumir—: la lista es cerrada y ninguno se basa en un dato de salud.
  • Envíe el recordatorio por envío masivo, solo a las clientas que lo han consentido.
  • Tras un servicio, el software pide una opinión: ni la aloja ni la muestra.

Reserva en línea y varios salones

El portal deja que sus clientes reserven por sí mismos, con una cuenta propia. Una cadena gestiona varios salones en la misma empresa, cada uno con sus horarios, su agenda y, si hace falta, sus precios.

  • Active la reserva pública y elija: confirmación automática o a mano.
  • Trate los registros que el software no pudo vincular por sí solo: vincular, nueva clienta o rechazar.
  • Para una cadena, fije un precio propio para un salón: vaciar la casilla devuelve al precio general.
  • Lea la productividad por puesto y por persona: un tiempo de exposición ocupa el sillón, no al colaborador.

Preguntas frecuentes sobre el uso

¿Hay que configurarlo todo antes de la primera cita?

No. Un salón, sus horarios, un servicio y un colaborador bastan para tomar una cita. Bonos, tarjetas regalo, fidelización, reserva en línea y varios salones se activan cuando les da uso.

¿Qué pasa cuando una cita se anula?

La franja se libera, y la ficha de la cita le dice quién la esperaba en lista de espera. Ningún mensaje sale automáticamente: es usted quien llama.

¿El software gestiona varios salones?

Sí. Cada salón tiene sus horarios, su agenda y, si lo desea, sus propios precios. La productividad se lee salón por salón.

¿Dónde van las fichas técnicas y las pruebas de sensibilidad?

A la ficha de la clienta, en su base de datos, y a ningún otro sitio. Ningún segmento de recordatorio puede construirse sobre un dato de salud.

¿Y si una clienta no viene?

La cita pasa a «ausente» y queda en su historial: nada se borra, y lo verá en la próxima toma de cita.

Lo más sencillo sigue siendo verlo funcionar

La demostración está abierta a todos, sin registro, con un salón ficticio ya lleno: puede seguir esta guía pantalla por pantalla, y no puede romper nada.

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