KSI Logiciels Compatible facturation électronique
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Notice

Notice de l’Hôtel

Le mode d’emploi du logiciel, dans l’ordre où l’on s’en sert : des chambres à la facture de solde. Cette notice est lisible ici sans compte ; la même documentation vous suit dans le logiciel, sous « Réglages > Notice du logiciel ».

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Ce que contient cette notice

  1. Préparer : l’établissement, les types et les chambres
  2. Formules, plans tarifaires et options
  3. Réserver au comptoir
  4. La réservation en ligne
  5. Au jour le jour : arrivées, départs, ménage
  6. L’équipe
  7. Séminaires, bar, restaurant, piscine
  8. Facturer, encaisser, reverser

Préparer : l’établissement, les types et les chambres

L’ordre compte : l’établissement et son classement d’abord, parce que la taxe de séjour en dépend ; les types de chambres ensuite, parce que chaque chambre s’y rattache ; les chambres enfin, posées sur le plan de leur étage.

  • Renseignez l’établissement dans les réglages : nom, classement, licences, profil, options que vous utilisez (bar, restaurant, piscine, états des lieux).
  • Créez vos types de chambres : capacité, literie, équipements, photos, catégorie de taxe de séjour, tarif de base à la nuit.
  • Téléversez le plan de chaque étage, créez les chambres avec leur numéro et leur étage, et posez-les sur le plan.
  • Déclarez vos saisons et leurs périodes, puis remplissez la grille tarifaire par type et par saison.

Formules, plans tarifaires et options

Ce que vous vendez avec la chambre se règle une fois : les formules de pension et leurs prix, les plans tarifaires et leurs conditions, les options facturables.

  • Vérifiez les formules de pension installées (chambre seule, petit-déjeuner, demi-pension, pension complète, tout compris) et leurs prix par personne ; choisissez la formule par défaut.
  • Réglez les plans tarifaires : remise ou majoration, durée minimale, délai de réservation, canal, remboursable ou non.
  • Activez les options facturables (parking, lit bébé, animal, départ tardif…) et leurs modes de facturation.
  • Contrôlez le barème de taxe de séjour de l’exercice et la part départementale.

Réserver au comptoir

La réservation part du client et des dates. Le logiciel propose les chambres libres, calcule le devis nuit par nuit et crée les documents natifs : proposition, commande, facture d’acompte.

  • Ouvrez « Nouvelle réservation » : le client (ou créez-le), les dates, les adultes, enfants et bébés, la formule, le plan tarifaire, les options.
  • Choisissez la chambre parmi celles proposées, ou sur le plan de l’étage : le devis s’affiche ligne par ligne, taxe de séjour comprise.
  • Enregistrez le séjour en option ou confirmé ; la proposition et la commande natives se génèrent, puis la facture d’acompte si vous l’avez réglé ainsi.
  • Le planning montre le séjour sur sa chambre ; la fiche de séjour garde l’historique de chaque geste.

La réservation en ligne

La page publique montre vos chambres disponibles pour les dates demandées. Le client choisit, confirme avec un code reçu par e-mail, et sa demande vous arrive en attente.

  • Activez la page publique dans les réglages et vérifiez les photos et les équipements de chaque type.
  • Le client filtre par équipement, compare les formules et les plans tarifaires auxquels ses dates donnent droit, et dépose sa demande.
  • Vous confirmez depuis la liste des séjours : l’e-mail de confirmation et le lien de paiement des arrhes partent dans sa langue.
  • Les disponibilités se synchronisent avec vos centrales de réservation par calendrier iCal.

Au jour le jour : arrivées, départs, ménage

Le tableau de bord résume le jour ; l’écran des arrivées et départs enchaîne l’accueil et la libération des chambres ; le ménage se lit par employé.

  • Ouvrez « Arrivées et départs » : accueillez, enregistrez un départ anticipé, libérez la chambre.
  • Le départ génère la tâche de ménage ; le listing du jour se pointe sur tablette.
  • Déclarez un incident ou une intervention technique depuis la chambre ; relevez les compteurs des séjours résidentiels.
  • Renseignez la fiche de police d’un voyageur étranger depuis son séjour.

L’équipe

Chaque employé a un rôle, un planning de service, un pointage et des habilitations. Les écrans du personnel ne montrent que des comptes réels.

  • Créez les comptes de vos employés et rangez-les dans leurs rôles : réception, ménage, bar, technique.
  • Posez le planning du personnel par semaine et contrôlez le pointage.
  • Déclarez les habilitations (surveillance de la piscine, moniteur de natation, bar) avec leur validité.
  • Le tableau de bord compte l’équipe du jour ; la paie se prépare depuis les heures pointées.

Séminaires, bar, restaurant, piscine

Les salles et les activités s’activent quand vous en avez : chacune a son écran, son planning et sa facturation native.

  • Décrivez chaque salle : surface, capacités par configuration, équipements, prix de location et forfait journée d’étude.
  • Réservez un créneau : location sèche ou journée d’étude par participant, minimum garanti ; le logiciel refuse un chevauchement.
  • Générez le devis ou la facture du séminaire : lignes de salle et de restauration, taux de TVA ventilés.
  • Activez le bar, le restaurant, la piscine ou les cours de natation dans les réglages ; leurs produits et leurs catégories s’installent seuls.

Facturer, encaisser, reverser

Les documents sont natifs, numérotés et scellés : la facture de solde clôt le séjour, la taxe de séjour se reverse par période, la conformité se suit avec ses échéances.

  • Générez la facture de solde depuis le séjour : les nuitées, la pension, les options, la taxe de séjour, moins l’acompte.
  • Une facture validée ne se modifie plus : toute correction passe par un avoir.
  • Préparez le reversement de la taxe de séjour par période depuis l’écran dédié.
  • Suivez vos obligations réglementaires et leurs échéances dans le registre de conformité.

Questions fréquentes sur l’utilisation

Faut-il tout paramétrer avant la première réservation ?

Non. Un type de chambre avec son tarif de base, une chambre et un client suffisent pour réserver et facturer. Les saisons, les formules, les plans, la page publique et les séminaires se règlent ensuite, sans rien casser.

Comment sont calculés les prix d’un séjour ?

Nuit par nuit : le tarif du type pour la saison de chaque nuit, les occupants au-delà de la base, la formule de pension par personne, les options, le plan tarifaire, puis la taxe de séjour. Le devis affiche chaque ligne.

Que se passe-t-il si un client réserve en ligne une chambre que je viens d’attribuer au comptoir ?

La disponibilité est contrôlée au moment de la demande et à nouveau à la confirmation : un séjour qui chevauche est refusé, et la demande reste en attente pour que vous proposiez une autre chambre.

Puis-je saisir mes prix toutes taxes comprises ?

Oui, c’est le réglage par défaut : vous saisissez et lisez les prix TTC, le logiciel tient le hors-taxe pour les documents et la facturation électronique.

Les e-mails partent-ils dans la langue du client ?

Oui. Les modèles de confirmation, de code de vérification, d’acompte et d’état des lieux existent en cinq langues et suivent la langue du client.

Le plus simple reste de le voir tourner

La démonstration est ouverte à tous, sans inscription, avec un hôtel fictif déjà rempli : vous pouvez suivre cette notice écran par écran, et vous ne pouvez rien casser.

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