KSI Logiciels Compatibile con la fatturazione elettronica
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Manuale

Manuale dell’Hotel

Le istruzioni d’uso del software, nell’ordine in cui lo si usa: dalle camere alla fattura di saldo. Questo manuale è leggibile qui senza account; la stessa documentazione vi segue nel software, sotto «Impostazioni > Manuale del software».

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Cosa contiene questo manuale

  1. Preparare: la struttura, le tipologie e le camere
  2. Trattamenti, piani tariffari e opzioni
  3. Prenotare al banco
  4. La prenotazione online
  5. Giorno per giorno: arrivi, partenze, pulizie
  6. Il team
  7. Seminari, bar, ristorante, piscina
  8. Fatturare, incassare, riversare

Preparare: la struttura, le tipologie e le camere

L’ordine conta: prima la struttura e la sua classificazione, perché la tassa di soggiorno ne dipende; poi le tipologie di camera, perché ogni camera vi è collegata; infine le camere, collocate sulla piantina del loro piano.

  • Compilate i dati della struttura nelle impostazioni: nome, classificazione, licenze, profilo, opzioni che utilizzate (bar, ristorante, piscina, verbali di consegna).
  • Create le vostre tipologie di camera: capienza, letti, dotazioni, foto, categoria di tassa di soggiorno, tariffa base a notte.
  • Caricate la piantina di ogni piano, create le camere con il loro numero e il loro piano e collocatele sulla piantina.
  • Dichiarate le vostre stagioni e i loro periodi, poi compilate il listino per tipologia e per stagione.

Trattamenti, piani tariffari e opzioni

Ciò che vendete insieme alla camera si imposta una volta sola: i trattamenti e i loro prezzi, i piani tariffari e le loro condizioni, le opzioni fatturabili.

  • Verificate i trattamenti installati (solo pernottamento, colazione, mezza pensione, pensione completa, all inclusive) e i loro prezzi a persona; scegliete il trattamento predefinito.
  • Impostate i piani tariffari: sconto o maggiorazione, durata minima, anticipo di prenotazione, canale, rimborsabile o meno.
  • Attivate le opzioni fatturabili (parcheggio, culla, animale, partenza tardiva…) e le loro modalità di fatturazione.
  • Controllate la tariffa della tassa di soggiorno dell’esercizio e la quota dipartimentale.

Prenotare al banco

La prenotazione parte dal cliente e dalle date. Il software propone le camere libere, calcola il preventivo notte per notte e crea i documenti nativi: proposta, ordine, fattura di acconto.

  • Aprite «Nuova prenotazione»: il cliente (o createlo), le date, gli adulti, i bambini e i neonati, il trattamento, il piano tariffario, le opzioni.
  • Scegliete la camera tra quelle proposte, o sulla piantina del piano: il preventivo appare riga per riga, tassa di soggiorno inclusa.
  • Registrate il soggiorno come opzione o confermato; la proposta e l’ordine nativi vengono generati, poi la fattura di acconto se avete previsto così.
  • Il planning mostra il soggiorno sulla sua camera; la scheda del soggiorno conserva la cronologia di ogni operazione.

La prenotazione online

La pagina pubblica mostra le camere disponibili per le date richieste. Il cliente sceglie, conferma con un codice ricevuto via e-mail e la sua richiesta vi arriva in attesa.

  • Attivate la pagina pubblica nelle impostazioni e verificate le foto e le dotazioni di ogni tipologia.
  • Il cliente filtra per dotazione, confronta i trattamenti e i piani tariffari a cui le sue date danno diritto e invia la sua richiesta.
  • Voi confermate dall’elenco dei soggiorni: l’e-mail di conferma e il link di pagamento della caparra partono nella sua lingua.
  • Le disponibilità si sincronizzano con le vostre centrali di prenotazione tramite calendario iCal.

Giorno per giorno: arrivi, partenze, pulizie

La dashboard riassume la giornata; la schermata di arrivi e partenze collega accoglienza e liberazione delle camere; le pulizie si leggono per dipendente.

  • Aprite «Arrivi e partenze»: accogliete, registrate una partenza anticipata, liberate la camera.
  • La partenza genera il compito di pulizia; l’elenco del giorno si spunta su tablet.
  • Segnalate un incidente o un intervento tecnico dalla camera; rilevate i contatori dei soggiorni residenziali.
  • Compilate la scheda alloggiati di un viaggiatore straniero dal suo soggiorno.

Il team

Ogni dipendente ha un ruolo, un turno di servizio, una rilevazione presenze e delle abilitazioni. Le schermate del personale mostrano solo account reali.

  • Create gli account dei vostri dipendenti e assegnateli ai loro ruoli: reception, pulizie, bar, manutenzione.
  • Impostate i turni del personale per settimana e controllate la rilevazione presenze.
  • Dichiarate le abilitazioni (sorveglianza della piscina, istruttore di nuoto, bar) con la loro validità.
  • La dashboard conta il team del giorno; le paghe si preparano a partire dalle ore rilevate.

Seminari, bar, ristorante, piscina

Le sale e le attività si attivano quando ne avete bisogno: ciascuna ha la sua schermata, il suo planning e la sua fatturazione nativa.

  • Descrivete ogni sala: superficie, capienze per allestimento, dotazioni, prezzi di noleggio e pacchetto giornata di lavoro.
  • Prenotate una fascia oraria: noleggio semplice o giornata di lavoro per partecipante, minimo garantito; il software rifiuta una sovrapposizione.
  • Generate il preventivo o la fattura del seminario: righe di sala e di ristorazione, aliquote IVA ripartite.
  • Attivate il bar, il ristorante, la piscina o i corsi di nuoto nelle impostazioni; i loro prodotti e le loro categorie si installano da soli.

Fatturare, incassare, riversare

I documenti sono nativi, numerati e sigillati: la fattura di saldo chiude il soggiorno, la tassa di soggiorno si riversa per periodo, la conformità si segue con le sue scadenze.

  • Generate la fattura di saldo dal soggiorno: i pernottamenti, il trattamento, le opzioni, la tassa di soggiorno, meno l’acconto.
  • Una fattura convalidata non si modifica più: ogni correzione passa da una nota di credito.
  • Preparate il riversamento della tassa di soggiorno per periodo dalla schermata dedicata.
  • Seguite i vostri obblighi normativi e le loro scadenze nel registro di conformità.

Domande frequenti sull’utilizzo

Bisogna configurare tutto prima della prima prenotazione?

No. Una tipologia di camera con la sua tariffa base, una camera e un cliente bastano per prenotare e fatturare. Le stagioni, i trattamenti, i piani, la pagina pubblica e i seminari si impostano in seguito, senza rompere nulla.

Come vengono calcolati i prezzi di un soggiorno?

Notte per notte: la tariffa della tipologia per la stagione di ogni notte, gli occupanti oltre la base, il trattamento per persona, le opzioni, il piano tariffario, poi la tassa di soggiorno. Il preventivo mostra ogni riga.

Cosa succede se un cliente prenota online una camera che ho appena assegnato al banco?

La disponibilità viene controllata al momento della richiesta e di nuovo alla conferma: un soggiorno che si sovrappone viene rifiutato e la richiesta resta in attesa perché possiate proporre un’altra camera.

Posso inserire i prezzi IVA inclusa?

Sì, è l’impostazione predefinita: inserite e leggete i prezzi IVA inclusa, il software tiene l’importo al netto per i documenti e la fatturazione elettronica.

Le e-mail partono nella lingua del cliente?

Sì. I modelli di conferma, di codice di verifica, di acconto e di verbale di consegna esistono in cinque lingue e seguono la lingua del cliente.

Il modo più semplice è vederlo in funzione

La demo è aperta a tutti, senza registrazione, con un hotel fittizio già popolato: potete seguire questo manuale schermata per schermata e non potete rompere nulla.

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