KSI Logiciels E-Rechnung-kompatibel
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Handbuch

Handbuch zum Hotel

Die Anleitung der Software in der Reihenfolge, in der man sie benutzt: von den Zimmern bis zur Restrechnung. Dieses Handbuch ist hier ohne Konto lesbar; dieselbe Dokumentation begleitet Sie in der Software unter „Einstellungen > Software-Handbuch“.

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Was dieses Handbuch enthält

  1. Vorbereiten: das Haus, die Typen und die Zimmer
  2. Verpflegung, Ratenpläne und Optionen
  3. An der Rezeption reservieren
  4. Die Online-Reservierung
  5. Im Tagesgeschäft: Anreisen, Abreisen, Housekeeping
  6. Das Team
  7. Seminare, Bar, Restaurant, Schwimmbad
  8. Abrechnen, kassieren, abführen

Vorbereiten: das Haus, die Typen und die Zimmer

Die Reihenfolge zählt: zuerst das Haus und seine Klassifizierung, weil die Kurtaxe davon abhängt; dann die Zimmertypen, weil jedes Zimmer einem Typ zugeordnet ist; zuletzt die Zimmer, platziert auf dem Plan ihrer Etage.

  • Erfassen Sie das Haus in den Einstellungen: Name, Klassifizierung, Lizenzen, Profil, die von Ihnen genutzten Optionen (Bar, Restaurant, Schwimmbad, Zustandsprotokolle).
  • Legen Sie Ihre Zimmertypen an: Kapazität, Betten, Ausstattung, Fotos, Kurtaxe-Kategorie, Grundpreis pro Nacht.
  • Laden Sie den Plan jeder Etage hoch, legen Sie die Zimmer mit Nummer und Etage an und platzieren Sie sie auf dem Plan.
  • Legen Sie Ihre Saisons und deren Zeiträume fest und füllen Sie dann das Preisraster nach Typ und Saison.

Verpflegung, Ratenpläne und Optionen

Was Sie mit dem Zimmer verkaufen, stellen Sie einmal ein: die Verpflegungsformeln und ihre Preise, die Ratenpläne und ihre Bedingungen, die abrechenbaren Optionen.

  • Prüfen Sie die installierten Verpflegungsformeln (nur Zimmer, Frühstück, Halbpension, Vollpension, All inclusive) und ihre Preise pro Person; wählen Sie die Standardformel.
  • Stellen Sie die Ratenpläne ein: Rabatt oder Aufschlag, Mindestdauer, Buchungsfrist, Kanal, erstattbar oder nicht.
  • Aktivieren Sie die abrechenbaren Optionen (Parkplatz, Babybett, Haustier, später Check-out …) und ihre Abrechnungsarten.
  • Kontrollieren Sie den Kurtaxe-Tarif des Geschäftsjahres und den Anteil des Departements.

An der Rezeption reservieren

Die Reservierung geht vom Kunden und den Daten aus. Die Software schlägt die freien Zimmer vor, berechnet das Angebot Nacht für Nacht und erstellt die nativen Dokumente: Angebot, Bestellung, Anzahlungsrechnung.

  • Öffnen Sie „Neue Reservierung“: den Kunden (oder legen Sie ihn an), die Daten, die Erwachsenen, Kinder und Babys, die Verpflegung, den Ratenplan, die Optionen.
  • Wählen Sie das Zimmer unter den vorgeschlagenen oder auf dem Etagenplan: Das Angebot wird Zeile für Zeile angezeigt, inklusive Kurtaxe.
  • Speichern Sie den Aufenthalt als Option oder bestätigt; das native Angebot und die Bestellung werden erzeugt, danach die Anzahlungsrechnung, falls Sie so abrechnen.
  • Die Planung zeigt den Aufenthalt auf seinem Zimmer; die Aufenthaltskarte bewahrt den Verlauf jedes Vorgangs.

Die Online-Reservierung

Die öffentliche Seite zeigt Ihre für die gewünschten Daten verfügbaren Zimmer. Der Kunde wählt, bestätigt mit einem per E-Mail erhaltenen Code, und seine Anfrage erreicht Sie als ausstehend.

  • Aktivieren Sie die öffentliche Seite in den Einstellungen und prüfen Sie die Fotos und die Ausstattung jedes Typs.
  • Der Kunde filtert nach Ausstattung, vergleicht die Verpflegungsformeln und Ratenpläne, auf die seine Daten Anspruch geben, und stellt seine Anfrage.
  • Sie bestätigen aus der Aufenthaltsliste: Die Bestätigungs-E-Mail und der Zahlungslink für die Anzahlung gehen in seiner Sprache raus.
  • Die Verfügbarkeiten werden über iCal-Kalender mit Ihren Buchungsportalen synchronisiert.

Im Tagesgeschäft: Anreisen, Abreisen, Housekeeping

Das Dashboard fasst den Tag zusammen; der Bildschirm für Anreisen und Abreisen verbindet Empfang und Freigabe der Zimmer; das Housekeeping wird pro Mitarbeiter gelesen.

  • Öffnen Sie „Anreisen und Abreisen“: empfangen Sie, erfassen Sie eine vorzeitige Abreise, geben Sie das Zimmer frei.
  • Die Abreise erzeugt die Reinigungsaufgabe; die Tagesliste wird auf dem Tablet abgehakt.
  • Melden Sie eine Störung oder einen technischen Einsatz vom Zimmer aus; lesen Sie die Zähler der Daueraufenthalte ab.
  • Erfassen Sie den Meldeschein eines ausländischen Reisenden aus dessen Aufenthalt.

Das Team

Jeder Mitarbeiter hat eine Rolle, einen Dienstplan, eine Zeiterfassung und Qualifikationen. Die Personalbildschirme zeigen nur echte Konten.

  • Legen Sie die Konten Ihrer Mitarbeiter an und ordnen Sie sie ihren Rollen zu: Rezeption, Housekeeping, Bar, Technik.
  • Legen Sie den Dienstplan wochenweise fest und kontrollieren Sie die Zeiterfassung.
  • Erfassen Sie die Qualifikationen (Schwimmbadaufsicht, Schwimmlehrer, Bar) mit ihrer Gültigkeit.
  • Das Dashboard zählt das Team des Tages; die Lohnabrechnung wird aus den erfassten Stunden vorbereitet.

Seminare, Bar, Restaurant, Schwimmbad

Die Räume und Aktivitäten werden aktiviert, wenn Sie sie brauchen: Jede hat ihren Bildschirm, ihre Planung und ihre native Rechnungsstellung.

  • Beschreiben Sie jeden Raum: Fläche, Kapazitäten je Bestuhlung, Ausstattung, Mietpreise und Tagungspauschale.
  • Buchen Sie ein Zeitfenster: reine Raummiete oder Tagungspauschale pro Teilnehmer, garantiertes Minimum; die Software lehnt eine Überschneidung ab.
  • Erzeugen Sie das Angebot oder die Rechnung des Seminars: Zeilen für Raum und Verpflegung, aufgeschlüsselte Mehrwertsteuersätze.
  • Aktivieren Sie Bar, Restaurant, Schwimmbad oder Schwimmkurse in den Einstellungen; ihre Produkte und Kategorien werden automatisch installiert.

Abrechnen, kassieren, abführen

Die Dokumente sind nativ, nummeriert und versiegelt: Die Restrechnung schließt den Aufenthalt ab, die Kurtaxe wird pro Zeitraum abgeführt, die Compliance wird mit ihren Fristen verfolgt.

  • Erzeugen Sie die Restrechnung aus dem Aufenthalt: die Übernachtungen, die Verpflegung, die Optionen, die Kurtaxe, abzüglich der Anzahlung.
  • Eine validierte Rechnung wird nicht mehr geändert: Jede Korrektur erfolgt über eine Gutschrift.
  • Bereiten Sie die Abführung der Kurtaxe pro Zeitraum im dafür vorgesehenen Bildschirm vor.
  • Verfolgen Sie Ihre gesetzlichen Pflichten und deren Fristen im Compliance-Register.

Häufige Fragen zur Nutzung

Muss vor der ersten Reservierung alles eingerichtet sein?

Nein. Ein Zimmertyp mit Grundpreis, ein Zimmer und ein Kunde genügen, um zu reservieren und abzurechnen. Saisons, Verpflegungsformeln, Pläne, die öffentliche Seite und Seminare stellen Sie danach ein, ohne dass etwas kaputtgeht.

Wie werden die Preise eines Aufenthalts berechnet?

Nacht für Nacht: der Preis des Typs für die Saison jeder Nacht, die Belegung über die Basis hinaus, die Verpflegung pro Person, die Optionen, der Ratenplan, dann die Kurtaxe. Das Angebot zeigt jede Zeile.

Was passiert, wenn ein Kunde online ein Zimmer reserviert, das ich gerade an der Rezeption vergeben habe?

Die Verfügbarkeit wird bei der Anfrage und erneut bei der Bestätigung geprüft: Ein sich überschneidender Aufenthalt wird abgelehnt, und die Anfrage bleibt ausstehend, damit Sie ein anderes Zimmer vorschlagen können.

Kann ich meine Preise brutto erfassen?

Ja, das ist die Standardeinstellung: Sie erfassen und lesen die Bruttopreise, die Software führt den Nettobetrag für die Dokumente und die elektronische Rechnungsstellung.

Gehen die E-Mails in der Sprache des Kunden raus?

Ja. Die Vorlagen für Bestätigung, Verifizierungscode, Anzahlung und Zustandsprotokoll gibt es in fünf Sprachen, und sie folgen der Sprache des Kunden.

Am einfachsten ist es, die Software laufen zu sehen

Die Demo ist für alle offen, ohne Anmeldung, mit einem bereits gefüllten fiktiven Hotel: Sie können diesem Handbuch Bildschirm für Bildschirm folgen, und Sie können nichts kaputt machen.

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