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Manual

Manual del Hotel

La guía de uso del software, en el orden en que se utiliza: de las habitaciones a la factura de saldo. Este manual se puede leer aquí sin cuenta; la misma documentación le acompaña dentro del software, en «Ajustes > Manual del software».

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Qué contiene este manual

  1. Preparar: el establecimiento, los tipos y las habitaciones
  2. Regímenes, planes tarifarios y opciones
  3. Reservar en recepción
  4. La reserva en línea
  5. Día a día: llegadas, salidas, limpieza
  6. El equipo
  7. Seminarios, bar, restaurante, piscina
  8. Facturar, cobrar, revertir

Preparar: el establecimiento, los tipos y las habitaciones

El orden importa: primero el establecimiento y su clasificación, porque de ella depende la tasa turística; después los tipos de habitación, porque cada habitación se vincula a uno; por último las habitaciones, colocadas en el plano de su planta.

  • Rellene el establecimiento en los ajustes: nombre, clasificación, licencias, perfil, opciones que utiliza (bar, restaurante, piscina, inventarios de entrada y salida).
  • Cree sus tipos de habitación: capacidad, ropa de cama, equipamientos, fotos, categoría de tasa turística, tarifa base por noche.
  • Suba el plano de cada planta, cree las habitaciones con su número y su planta, y colóquelas en el plano.
  • Declare sus temporadas y sus periodos, y después rellene el cuadro de tarifas por tipo y por temporada.

Regímenes, planes tarifarios y opciones

Lo que vende junto con la habitación se configura una sola vez: los regímenes de pensión y sus precios, los planes tarifarios y sus condiciones, las opciones facturables.

  • Compruebe los regímenes de pensión instalados (solo alojamiento, desayuno, media pensión, pensión completa, todo incluido) y sus precios por persona; elija el régimen predeterminado.
  • Configure los planes tarifarios: descuento o recargo, duración mínima, plazo de reserva, canal, reembolsable o no.
  • Active las opciones facturables (aparcamiento, cuna, mascota, salida tardía…) y sus modos de facturación.
  • Revise el baremo de tasa turística del ejercicio y la parte departamental.

Reservar en recepción

La reserva parte del cliente y de las fechas. El software propone las habitaciones libres, calcula el presupuesto noche por noche y crea los documentos nativos: propuesta, pedido, factura de anticipo.

  • Abra «Nueva reserva»: el cliente (o créelo), las fechas, los adultos, niños y bebés, el régimen, el plan tarifario, las opciones.
  • Elija la habitación entre las propuestas, o en el plano de la planta: el presupuesto se muestra línea por línea, tasa turística incluida.
  • Guarde la estancia como opción o confirmada; se generan la propuesta y el pedido nativos, y después la factura de anticipo si así lo ha acordado.
  • El planning muestra la estancia en su habitación; la ficha de estancia conserva el historial de cada acción.

La reserva en línea

La página pública muestra sus habitaciones disponibles para las fechas solicitadas. El cliente elige, confirma con un código recibido por correo electrónico, y su solicitud le llega en espera.

  • Active la página pública en los ajustes y compruebe las fotos y los equipamientos de cada tipo.
  • El cliente filtra por equipamiento, compara los regímenes y los planes tarifarios a los que sus fechas dan derecho, y envía su solicitud.
  • Usted confirma desde la lista de estancias: el correo de confirmación y el enlace de pago de la señal salen en su idioma.
  • Las disponibilidades se sincronizan con sus centrales de reservas mediante calendario iCal.

Día a día: llegadas, salidas, limpieza

El panel de control resume el día; la pantalla de llegadas y salidas encadena la acogida y la liberación de las habitaciones; la limpieza se lee por empleado.

  • Abra «Llegadas y salidas»: reciba al cliente, registre una salida anticipada, libere la habitación.
  • La salida genera la tarea de limpieza; el listado del día se ficha en tableta.
  • Declare una incidencia o una intervención técnica desde la habitación; registre los contadores de las estancias residenciales.
  • Rellene el parte de viajeros de un viajero extranjero desde su estancia.

El equipo

Cada empleado tiene un rol, un planning de servicio, un fichaje y habilitaciones. Las pantallas del personal solo muestran cuentas reales.

  • Cree las cuentas de sus empleados y asígnelas a sus roles: recepción, limpieza, bar, mantenimiento.
  • Establezca el planning del personal por semana y controle el fichaje.
  • Declare las habilitaciones (vigilancia de la piscina, monitor de natación, bar) con su validez.
  • El panel de control cuenta el equipo del día; la nómina se prepara a partir de las horas fichadas.

Seminarios, bar, restaurante, piscina

Las salas y las actividades se activan cuando las necesita: cada una tiene su pantalla, su planning y su facturación nativa.

  • Describa cada sala: superficie, capacidades por configuración, equipamientos, precio de alquiler y paquete de jornada de trabajo.
  • Reserve una franja: alquiler simple o jornada de trabajo por participante, con mínimo garantizado; el software rechaza un solapamiento.
  • Genere el presupuesto o la factura del seminario: líneas de sala y de restauración, tipos de IVA desglosados.
  • Active el bar, el restaurante, la piscina o las clases de natación en los ajustes; sus productos y sus categorías se instalan solos.

Facturar, cobrar, revertir

Los documentos son nativos, numerados y sellados: la factura de saldo cierra la estancia, la tasa turística se revierte por periodo, el cumplimiento se sigue con sus vencimientos.

  • Genere la factura de saldo desde la estancia: las pernoctaciones, la pensión, las opciones, la tasa turística, menos el anticipo.
  • Una factura validada ya no se modifica: cualquier corrección se hace mediante una factura rectificativa.
  • Prepare la reversión de la tasa turística por periodo desde la pantalla dedicada.
  • Siga sus obligaciones reglamentarias y sus vencimientos en el registro de cumplimiento.

Preguntas frecuentes sobre el uso

¿Hay que configurarlo todo antes de la primera reserva?

No. Un tipo de habitación con su tarifa base, una habitación y un cliente bastan para reservar y facturar. Las temporadas, los regímenes, los planes, la página pública y los seminarios se configuran después, sin romper nada.

¿Cómo se calculan los precios de una estancia?

Noche por noche: la tarifa del tipo para la temporada de cada noche, los ocupantes que superan la base, el régimen de pensión por persona, las opciones, el plan tarifario y, por último, la tasa turística. El presupuesto muestra cada línea.

¿Qué ocurre si un cliente reserva en línea una habitación que acabo de asignar en recepción?

La disponibilidad se comprueba en el momento de la solicitud y de nuevo en la confirmación: una estancia que se solapa se rechaza, y la solicitud queda en espera para que usted proponga otra habitación.

¿Puedo introducir mis precios con todos los impuestos incluidos?

Sí, es el ajuste predeterminado: usted introduce y lee los precios con impuestos incluidos, y el software conserva el importe sin IVA para los documentos y la facturación electrónica.

¿Los correos se envían en el idioma del cliente?

Sí. Las plantillas de confirmación, de código de verificación, de anticipo y de inventario de entrada y salida existen en cinco idiomas y siguen el idioma del cliente.

Lo más sencillo es verlo funcionar

La demostración está abierta a todos, sin registro, con un hotel ficticio ya cargado: puede seguir este manual pantalla por pantalla, y no puede romper nada.

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