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Notice

Notice de la Location

Le mode d’emploi du logiciel, dans l’ordre où l’on s’en sert : du premier article louable à la facture de solde. Cette notice est lisible ici sans compte ; la même documentation vous suit dans le logiciel, sous « Réglages > Notice du logiciel ».

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Ce que contient cette notice

  1. Préparer : le métier, les articles louables, le parc
  2. Les tarifs : durées, paliers, saisons
  3. Réserver : l’option temporaire, puis le dossier
  4. Le départ : comptoir, scan, état des lieux
  5. Pendant la location
  6. Le retour : état des lieux, dommages, caution
  7. Entretenir le parc
  8. Facturer et encaisser

Préparer : le métier, les articles louables, le parc

L’ordre compte : le métier d’abord, parce qu’il règle le vocabulaire et les options utiles ; les articles louables ensuite, parce que les unités s’y rattachent ; les unités enfin, avec leurs numéros de série.

  • Choisissez votre métier dans les réglages (chantier, véhicules, événementiel, audiovisuel, mobilier) : le vocabulaire, les documents et les options par défaut s’alignent dessus.
  • Rendez vos produits louables : une case à cocher sur la fiche produit ouvre l’onglet de location et ses réglages.
  • Créez les unités du parc : référence, numéro de série, emplacement de stock, état initial, délais de préparation avant et après location.
  • Vérifiez les capacités que vous utilisez : caution, états des lieux, carburant, compteurs, permis, assurance et franchise, nettoyage, dommages, sous-location, tournées, projets.

Les tarifs : durées, paliers, saisons

Ce que vous facturez se règle une fois par article : les durées vendues, les paliers dégressifs, les saisons. Le dossier appliquera ensuite la meilleure combinaison, et vous montrera laquelle.

  • Ouvrez la grille de l’article : prix à l’heure, à la demi-journée, à la journée, à la semaine, au mois.
  • Posez les paliers dégressifs : au-delà de tant de jours, tel prix s’applique.
  • Déclarez vos saisons et leurs périodes, puis les prix qui les surchargent.
  • Contrôlez les options facturables : carburant, nettoyage, assurance, livraison et reprise.

Réserver : l’option temporaire, puis le dossier

Une demande ferme crée un dossier ; une demande qui hésite pose une option, qui bloque le matériel un temps défini et s’efface seule si rien ne la confirme.

  • Ouvrez l’écran de disponibilité : la période demandée, et ce qui est libre s’affiche.
  • Posez une option si le client hésite : sa durée de validité est celle de vos réglages.
  • Créez le dossier : le client, les dates, les lignes, les unités ; le devis se calcule et peut devenir une proposition native.
  • Confirmez : le dossier passe en préparation, le matériel est réservé et n’apparaît plus comme disponible.

Le départ : comptoir, scan, état des lieux

Le départ est le moment où tout se joue : ce qui part, dans quel état, avec quelle caution, signé par qui.

  • Ouvrez le comptoir et scannez les codes des unités : elles se posent sur le dossier.
  • Remplissez l’état des lieux de départ : compteurs, carburant, accessoires, état de chaque unité, photos.
  • Consignez la caution : montant, moyen (empreinte, chèque, espèces, virement), référence.
  • Faites signer à l’écran et imprimez le contrat : le document signé reste rattaché au dossier, horodaté.

Pendant la location

Le tableau de bord résume le jour : ce qui part, ce qui doit revenir, ce qui est en retard. Un retard est la seule chose qui coûte de l’argent dans la journée.

  • Suivez les départs et les retours du jour depuis le tableau de bord.
  • Prolongez un dossier si le client garde le matériel : les lignes et le tarif se recalculent.
  • Enregistrez une sous-location si votre parc ne suffit pas : fournisseur, coût, période.
  • Planifiez les livraisons et les reprises en tournées par véhicule et par demi-journée.

Le retour : état des lieux, dommages, caution

Le retour se fait au même écran que le départ. Un retour partiel est prévu : ce qui revient est rendu, le reste demeure sorti.

  • Ouvrez le retour depuis le dossier et scannez ce qui revient.
  • Remplissez l’état des lieux de retour : compteurs, carburant, accessoires, photos ; l’écart avec le départ s’affiche.
  • Ouvrez une fiche de dommage pour toute casse : chiffrage, franchise, part du client ; l’unité passe en réparation.
  • Libérez la caution, en totalité ou diminuée des retenues justifiées.

Entretenir le parc

Une unité immobilisée disparaît des disponibilités : c’est la garantie qu’aucun dossier ne la prendra pendant sa révision.

  • Bloquez une unité pour révision, contrôle réglementaire ou réparation, avec ou sans date de fin.
  • Suivez les compteurs d’heures ou de kilomètres relevés à chaque retour.
  • Consultez l’historique d’une unité : ses dossiers, ses immobilisations, ses dommages.
  • Sortez du parc une unité vendue ou réformée, sans perdre son historique.

Facturer et encaisser

Les documents sont natifs, numérotés et scellés : la facture de solde clôt le dossier, le journal d’événements garde la trace de chaque geste.

  • Générez la facture depuis le dossier : la location, les options, le carburant, le nettoyage, moins l’acompte.
  • Refacturez un dommage ou déduisez-le de la caution, au choix.
  • Une facture validée ne se modifie plus : toute correction passe par un avoir.
  • Relisez le journal du dossier : chaque geste y est écrit, daté et signé par son auteur.

Questions fréquentes sur l’utilisation

Faut-il tout paramétrer avant la première location ?

Non. Un article louable avec un prix à la journée, une unité et un client suffisent pour réserver, sortir et facturer. Les saisons, les paliers, les cautions, les tournées et le mini-site se règlent ensuite, sans rien casser.

Comment le prix d’un dossier est-il calculé ?

Le logiciel cherche la meilleure combinaison pour la durée demandée : mois, semaines, journées, demi-journées, heures, en appliquant les paliers dégressifs et la saison de la période. Le détail du calcul est affiché ligne par ligne.

Que se passe-t-il si un client garde le matériel plus longtemps ?

Vous prolongez le dossier : les dates et le tarif se recalculent. Si vous ne prolongez pas, le dossier apparaît en retard sur le tableau de bord, et le matériel reste indisponible pour les autres.

Puis-je louer un matériel que je ne possède pas ?

Oui, par la sous-location : vous enregistrez le fournisseur, le coût et la période. Le matériel sert le dossier client sans entrer dans votre parc, et la marge réelle de l’affaire reste lisible.

Les documents sont-ils opposables en cas de litige ?

Les états des lieux signés sont conservés et horodatés, et chaque geste du dossier est inscrit dans un journal d’événements chaîné. Les factures sont des documents natifs, numérotés et inaltérables.

Le plus simple reste de le voir tourner

La démonstration est ouverte à tous, sans inscription, avec une agence fictive déjà remplie : vous pouvez suivre cette notice écran par écran, et vous ne pouvez rien casser.

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