KSI Logiciels Compatible con la facturación electrónica
🇫🇷 🇬🇧 🇮🇹 🇪🇸 🇩🇪
Manual

Manual del Alquiler

El manual del software, en el orden en que se usa: del primer artículo alquilable a la factura final. Este manual se puede leer aquí sin cuenta; la misma documentación le acompaña dentro del software, en «Ajustes > Manual del software».

Abrir la demostración Ver la página del software

Lo que contiene este manual

  1. Preparar: el oficio, los artículos alquilables, el parque
  2. Las tarifas: duraciones, tramos, temporadas
  3. Reservar: la opción temporal, y después el expediente
  4. La salida: mostrador, escaneo, acta de estado
  5. Durante el alquiler
  6. La devolución: acta de estado, daños, fianza
  7. Mantener el parque
  8. Facturar y cobrar

Preparar: el oficio, los artículos alquilables, el parque

El orden importa: primero el oficio, porque fija el vocabulario y las opciones útiles; después los artículos alquilables, porque las unidades se vinculan a ellos; por último las unidades, con sus números de serie.

  • Elija su oficio en los ajustes (obra, vehículos, eventos, audiovisual, mobiliario): el vocabulario, los documentos y las opciones por defecto se alinean con él.
  • Haga alquilables sus productos: una casilla en la ficha de producto abre la pestaña de alquiler y sus ajustes.
  • Cree las unidades del parque: referencia, número de serie, ubicación de almacén, estado inicial, plazos de preparación antes y después del alquiler.
  • Compruebe las capacidades que utiliza: fianza, actas de estado, combustible, contadores, permiso, seguro y franquicia, limpieza, daños, subalquiler, rutas, proyectos.

Las tarifas: duraciones, tramos, temporadas

Lo que usted factura se configura una vez por artículo: las duraciones que vende, los tramos decrecientes, las temporadas. El expediente aplicará después la mejor combinación, y le mostrará cuál.

  • Abra la tabla del artículo: precio por hora, media jornada, jornada, semana y mes.
  • Establezca los tramos decrecientes: a partir de tantos días, se aplica tal precio.
  • Declare sus temporadas y sus periodos, y después los precios que las sobrescriben.
  • Revise las opciones facturables: combustible, limpieza, seguro, entrega y recogida.

Reservar: la opción temporal, y después el expediente

Una solicitud firme crea un expediente; una solicitud que duda pone una opción, que bloquea el material un tiempo definido y se borra sola si nada la confirma.

  • Abra la pantalla de disponibilidad: el periodo solicitado, y aparece lo que está libre.
  • Ponga una opción si el cliente duda: su validez es la de sus ajustes.
  • Cree el expediente: el cliente, las fechas, las líneas, las unidades; el presupuesto se calcula y puede convertirse en una propuesta nativa.
  • Confirme: el expediente pasa a preparación, el material queda reservado y deja de aparecer como disponible.

La salida: mostrador, escaneo, acta de estado

La salida es el momento en que todo se juega: qué sale, en qué estado, con qué fianza, firmado por quién.

  • Abra el mostrador y escanee los códigos de las unidades: se colocan en el expediente.
  • Rellene el acta de estado de salida: contadores, combustible, accesorios, estado de cada unidad, fotos.
  • Registre la fianza: importe, medio (preautorización, cheque, efectivo, transferencia), referencia.
  • Haga firmar en pantalla e imprima el contrato: el documento firmado queda vinculado al expediente y fechado.

Durante el alquiler

El panel de control resume el día: lo que sale, lo que debe volver, lo que está en retraso. Un retraso es lo único que cuesta dinero en la jornada.

  • Siga las salidas y devoluciones del día desde el panel de control.
  • Prolongue un expediente si el cliente conserva el material: las líneas y la tarifa se recalculan.
  • Registre un subalquiler si su parque no basta: proveedor, coste, periodo.
  • Planifique las entregas y recogidas en rutas por vehículo y media jornada.

La devolución: acta de estado, daños, fianza

La devolución se hace en la misma pantalla que la salida. Está prevista la devolución parcial: lo que vuelve queda devuelto, el resto sigue fuera.

  • Abra la devolución desde el expediente y escanee lo que vuelve.
  • Rellene el acta de estado de devolución: contadores, combustible, accesorios, fotos; se muestra la diferencia con la salida.
  • Abra una ficha de daño para cualquier rotura: valoración, franquicia, parte del cliente; la unidad pasa a reparación.
  • Libere la fianza, íntegramente o reducida por retenciones justificadas.

Mantener el parque

Una unidad inmovilizada desaparece de las disponibilidades: esa es la garantía de que ningún expediente la tomará durante su revisión.

  • Bloquee una unidad por revisión, inspección reglamentaria o reparación, con o sin fecha de fin.
  • Siga los contadores de horas o kilómetros leídos en cada devolución.
  • Consulte el historial de una unidad: sus expedientes, sus inmovilizaciones, sus daños.
  • Retire del parque una unidad vendida o dada de baja, sin perder su historial.

Facturar y cobrar

Los documentos son nativos, numerados y sellados: la factura final cierra el expediente, y el diario de eventos guarda el rastro de cada gesto.

  • Genere la factura desde el expediente: el alquiler, las opciones, el combustible, la limpieza, menos el anticipo.
  • Refacture un daño o descuéntelo de la fianza, a su elección.
  • Una factura validada ya no se modifica: toda corrección pasa por un abono.
  • Relea el diario del expediente: cada gesto está escrito, fechado y atribuido a su autor.

Preguntas frecuentes sobre el uso

¿Hay que configurarlo todo antes del primer alquiler?

No. Un artículo alquilable con un precio por jornada, una unidad y un cliente bastan para reservar, sacar y facturar. Las temporadas, los tramos, las fianzas, las rutas y el minisitio se configuran después, sin romper nada.

¿Cómo se calcula el precio de un expediente?

El software busca la mejor combinación para la duración solicitada: meses, semanas, jornadas, medias jornadas, horas, aplicando los tramos decrecientes y la temporada del periodo. El cálculo se muestra línea a línea.

¿Qué ocurre si un cliente conserva el material más tiempo?

Usted prolonga el expediente: las fechas y la tarifa se recalculan. Si no lo prolonga, el expediente aparece en retraso en el panel de control, y el material sigue sin estar disponible para los demás.

¿Puedo alquilar material que no poseo?

Sí, mediante el subalquiler: usted registra el proveedor, el coste y el periodo. El material sirve al expediente del cliente sin entrar en su parque, y el margen real de la operación sigue siendo legible.

¿Los documentos son oponibles en caso de litigio?

Las actas de estado firmadas se conservan y quedan fechadas, y cada gesto del expediente se inscribe en un diario de eventos encadenado. Las facturas son documentos nativos, numerados e inalterables.

Lo más sencillo es verlo funcionar

La demostración está abierta a todos, sin registro, con una delegación ficticia ya llena: puede seguir este manual pantalla a pantalla, y no puede romper nada.

Abrir la demostración Contacto