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Anleitung

Anleitung zur Vermietung

Das Handbuch der Software, in der Reihenfolge, in der man sie benutzt: vom ersten vermietbaren Artikel bis zur Schlussrechnung. Diese Anleitung ist hier ohne Konto lesbar; dieselbe Dokumentation begleitet Sie in der Software unter „Einstellungen > Anleitung zur Software“.

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Was diese Anleitung enthält

  1. Vorbereiten: Branche, vermietbare Artikel, Bestand
  2. Die Preise: Dauern, Staffeln, Saisons
  3. Reservieren: die befristete Option, dann der Vorgang
  4. Die Abholung: Tresen, Scan, Protokoll
  5. Während der Vermietung
  6. Die Rückgabe: Protokoll, Schäden, Kaution
  7. Den Bestand pflegen
  8. Abrechnen und kassieren

Vorbereiten: Branche, vermietbare Artikel, Bestand

Die Reihenfolge zählt: zuerst die Branche, weil sie Wortwahl und sinnvolle Optionen bestimmt; dann die vermietbaren Artikel, weil die Einheiten daran hängen; zuletzt die Einheiten mit ihren Seriennummern.

  • Wählen Sie in den Einstellungen Ihre Branche (Bau, Fahrzeuge, Veranstaltungen, Audio/Video, Möbel): Wortwahl, Dokumente und Standardoptionen richten sich danach.
  • Machen Sie Ihre Produkte vermietbar: Ein Häkchen auf der Produktkarte öffnet die Miet-Registerkarte und ihre Einstellungen.
  • Legen Sie die Einheiten des Bestands an: Referenz, Seriennummer, Lagerort, Anfangszustand, Vor- und Nachbereitungszeiten.
  • Prüfen Sie die genutzten Funktionen: Kaution, Protokolle, Kraftstoff, Zähler, Führerschein, Versicherung und Selbstbeteiligung, Reinigung, Schäden, Anmietung bei Dritten, Touren, Projekte.

Die Preise: Dauern, Staffeln, Saisons

Was Sie berechnen, wird je Artikel einmal eingestellt: die verkauften Dauern, die Staffelungen, die Saisons. Der Vorgang wendet danach die beste Kombination an und zeigt Ihnen, welche.

  • Öffnen Sie die Tabelle des Artikels: Preis pro Stunde, halbem Tag, Tag, Woche und Monat.
  • Legen Sie die Staffelungen fest: ab so vielen Tagen gilt dieser Preis.
  • Erklären Sie Ihre Saisons und deren Zeiträume und anschließend die Preise, die sie überschreiben.
  • Prüfen Sie die berechenbaren Optionen: Kraftstoff, Reinigung, Versicherung, Lieferung und Abholung.

Reservieren: die befristete Option, dann der Vorgang

Eine feste Anfrage erzeugt einen Vorgang; eine zögernde setzt eine Option, die das Material für eine festgelegte Zeit sperrt und von selbst verfällt, wenn nichts sie bestätigt.

  • Öffnen Sie den Verfügbarkeitsbildschirm: Zeitraum eingeben, und was frei ist, erscheint.
  • Setzen Sie eine Option, wenn der Kunde zögert: Ihre Gültigkeit entspricht Ihren Einstellungen.
  • Legen Sie den Vorgang an: Kunde, Daten, Positionen, Einheiten; das Angebot wird berechnet und kann ein natives Angebot werden.
  • Bestätigen Sie: Der Vorgang geht in Vorbereitung, das Material ist reserviert und erscheint nicht mehr als verfügbar.

Die Abholung: Tresen, Scan, Protokoll

Bei der Abholung entscheidet sich alles: was hinausgeht, in welchem Zustand, mit welcher Kaution, von wem unterschrieben.

  • Öffnen Sie den Tresen und scannen Sie die Codes der Einheiten: Sie landen auf dem Vorgang.
  • Füllen Sie das Abholprotokoll aus: Zählerstände, Kraftstoff, Zubehör, Zustand jeder Einheit, Fotos.
  • Erfassen Sie die Kaution: Betrag, Art (Kartenreservierung, Scheck, Bargeld, Überweisung), Referenz.
  • Lassen Sie am Bildschirm unterschreiben und drucken Sie den Vertrag: Das unterzeichnete Dokument bleibt dem Vorgang zugeordnet, mit Zeitstempel.

Während der Vermietung

Das Dashboard fasst den Tag zusammen: was hinausgeht, was zurückerwartet wird, was überfällig ist. Eine überfällige Rückgabe ist das Einzige, was im Tagesverlauf Geld kostet.

  • Verfolgen Sie die heutigen Abholungen und Rückgaben über das Dashboard.
  • Verlängern Sie einen Vorgang, wenn der Kunde das Material behält: Positionen und Preis werden neu berechnet.
  • Erfassen Sie eine Anmietung bei Dritten, wenn Ihr Bestand nicht ausreicht: Lieferant, Kosten, Zeitraum.
  • Planen Sie Lieferungen und Abholungen als Touren je Fahrzeug und Halbtag.

Die Rückgabe: Protokoll, Schäden, Kaution

Die Rückgabe erfolgt am selben Bildschirm wie die Abholung. Eine Teilrückgabe ist vorgesehen: Was zurückkommt, gilt als zurückgegeben, der Rest bleibt draußen.

  • Öffnen Sie die Rückgabe aus dem Vorgang und scannen Sie, was zurückkommt.
  • Füllen Sie das Rücknahmeprotokoll aus: Zählerstände, Kraftstoff, Zubehör, Fotos; die Abweichung zur Abholung wird angezeigt.
  • Eröffnen Sie bei jedem Bruch einen Schadensfall: Bezifferung, Selbstbeteiligung, Kundenanteil; die Einheit geht in Reparatur.
  • Geben Sie die Kaution frei, vollständig oder um begründete Einbehalte gemindert.

Den Bestand pflegen

Eine gesperrte Einheit verschwindet aus der Verfügbarkeit: Das ist die Gewähr, dass kein Vorgang sie während der Wartung belegt.

  • Sperren Sie eine Einheit für Wartung, gesetzliche Prüfung oder Reparatur, mit oder ohne Enddatum.
  • Verfolgen Sie die bei jeder Rückgabe abgelesenen Betriebsstunden- oder Kilometerzähler.
  • Sehen Sie die Historie einer Einheit ein: ihre Vorgänge, ihre Sperren, ihre Schäden.
  • Nehmen Sie eine verkaufte oder ausgemusterte Einheit aus dem Bestand, ohne ihre Historie zu verlieren.

Abrechnen und kassieren

Die Dokumente sind nativ, nummeriert und versiegelt: Die Schlussrechnung schließt den Vorgang ab, und das Ereignisjournal hält jeden Schritt fest.

  • Erzeugen Sie die Rechnung aus dem Vorgang: die Miete, die Optionen, den Kraftstoff, die Reinigung, abzüglich der Anzahlung.
  • Berechnen Sie einen Schaden weiter oder ziehen Sie ihn von der Kaution ab, ganz wie Sie möchten.
  • Eine freigegebene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern: Jede Korrektur läuft über eine Gutschrift.
  • Lesen Sie das Journal des Vorgangs nach: Jeder Schritt steht dort, datiert und dem Urheber zugeordnet.

Häufige Fragen zur Anwendung

Muss ich alles einrichten, bevor ich zum ersten Mal vermiete?

Nein. Ein vermietbarer Artikel mit einem Tagespreis, eine Einheit und ein Kunde genügen, um zu reservieren, auszugeben und abzurechnen. Saisons, Staffelungen, Kautionen, Touren und Mini-Website folgen später, ohne dass etwas kaputtgeht.

Wie wird der Preis eines Vorgangs berechnet?

Die Software sucht die beste Kombination für die gewünschte Dauer: Monate, Wochen, Tage, halbe Tage, Stunden, unter Anwendung der Staffelungen und der Saison des Zeitraums. Die Berechnung wird Position für Position angezeigt.

Was geschieht, wenn ein Kunde das Material länger behält?

Sie verlängern den Vorgang: Daten und Preis werden neu berechnet. Verlängern Sie nicht, erscheint der Vorgang im Dashboard als überfällig, und das Material bleibt für andere nicht verfügbar.

Kann ich Material vermieten, das mir nicht gehört?

Ja, über die Anmietung bei Dritten: Sie erfassen Lieferant, Kosten und Zeitraum. Das Material bedient den Kundenvorgang, ohne in Ihren Bestand einzugehen, und die tatsächliche Marge des Geschäfts bleibt lesbar.

Halten die Dokumente einem Streitfall stand?

Die unterzeichneten Protokolle werden aufbewahrt und mit Zeitstempel versehen, und jeder Schritt am Vorgang wird in ein verkettetes Ereignisjournal geschrieben. Die Rechnungen sind native Dokumente, nummeriert und unveränderbar.

Am einfachsten ist es, sie laufen zu sehen

Die Demo steht allen offen, ohne Anmeldung, mit einer fiktiven, bereits gefüllten Niederlassung: Sie können dieser Anleitung Bildschirm für Bildschirm folgen, und Sie können nichts kaputtmachen.

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