KSI Logiciels Compatibile con la fatturazione elettronica
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Manuale

Manuale del Noleggio

Il manuale del software, nell’ordine in cui lo si usa: dal primo articolo noleggiabile alla fattura a saldo. Questo manuale è leggibile qui senza account; la stessa documentazione vi segue nel software, sotto «Impostazioni > Manuale del software».

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Che cosa contiene questo manuale

  1. Preparare: il mestiere, gli articoli noleggiabili, il parco
  2. Le tariffe: durate, scaglioni, stagioni
  3. Prenotare: l’opzione temporanea, poi la pratica
  4. L’uscita: banco, lettura dei codici, verbale
  5. Durante il noleggio
  6. Il rientro: verbale, danni, cauzione
  7. Mantenere il parco
  8. Fatturare e incassare

Preparare: il mestiere, gli articoli noleggiabili, il parco

L’ordine conta: prima il mestiere, perché imposta il lessico e le opzioni utili; poi gli articoli noleggiabili, perché le unità vi si collegano; infine le unità, con i loro numeri di serie.

  • Scegliete il mestiere nelle impostazioni (cantiere, veicoli, eventi, audiovisivo, arredi): lessico, documenti e opzioni predefinite si allineano.
  • Rendete noleggiabili i vostri prodotti: una casella sulla scheda prodotto apre la scheda di noleggio e le sue impostazioni.
  • Create le unità del parco: riferimento, numero di serie, ubicazione di magazzino, stato iniziale, tempi di preparazione prima e dopo il noleggio.
  • Verificate le funzioni che usate: cauzione, verbali di stato, carburante, contatori, patente, assicurazione e franchigia, pulizia, danni, sub-noleggio, giri, progetti.

Le tariffe: durate, scaglioni, stagioni

Ciò che fatturate si imposta una volta per articolo: le durate vendute, gli scaglioni decrescenti, le stagioni. La pratica applicherà poi la combinazione migliore, e vi mostrerà quale.

  • Aprite il listino dell’articolo: prezzo all’ora, alla mezza giornata, alla giornata, alla settimana, al mese.
  • Impostate gli scaglioni decrescenti: oltre un certo numero di giorni si applica un dato prezzo.
  • Dichiarate le stagioni e i loro periodi, poi i prezzi che le sovrascrivono.
  • Controllate le opzioni fatturabili: carburante, pulizia, assicurazione, consegna e ritiro.

Prenotare: l’opzione temporanea, poi la pratica

Una richiesta ferma crea una pratica; una richiesta che esita pone un’opzione, che blocca il materiale per un tempo definito e decade da sola se nulla la conferma.

  • Aprite la schermata di disponibilità: il periodo richiesto, e compare ciò che è libero.
  • Ponete un’opzione se il cliente esita: la sua validità è quella delle vostre impostazioni.
  • Create la pratica: il cliente, le date, le righe, le unità; il preventivo si calcola e può diventare una proposta nativa.
  • Confermate: la pratica passa in preparazione, il materiale è prenotato e non compare più come disponibile.

L’uscita: banco, lettura dei codici, verbale

L’uscita è il momento in cui tutto si gioca: che cosa esce, in quale stato, con quale cauzione, firmato da chi.

  • Aprite il banco e leggete i codici delle unità: si posano sulla pratica.
  • Compilate il verbale di stato all’uscita: contatori, carburante, accessori, stato di ogni unità, fotografie.
  • Registrate la cauzione: importo, modalità (preautorizzazione, assegno, contanti, bonifico), riferimento.
  • Fate firmare a schermo e stampate il contratto: il documento firmato resta collegato alla pratica, marcato temporalmente.

Durante il noleggio

Il cruscotto riassume la giornata: che cosa esce, che cosa deve rientrare, che cosa è in ritardo. Un ritardo è l’unica cosa che costa denaro nella giornata.

  • Seguite le uscite e i rientri del giorno dal cruscotto.
  • Prolungate una pratica se il cliente trattiene il materiale: righe e tariffa si ricalcolano.
  • Registrate un sub-noleggio se il parco non basta: fornitore, costo, periodo.
  • Pianificate consegne e ritiri in giri per veicolo e mezza giornata.

Il rientro: verbale, danni, cauzione

Il rientro si fa nella stessa schermata dell’uscita. Il rientro parziale è previsto: ciò che rientra è reso, il resto resta fuori.

  • Aprite il rientro dalla pratica e leggete i codici di ciò che rientra.
  • Compilate il verbale di stato al rientro: contatori, carburante, accessori, fotografie; lo scarto rispetto all’uscita è mostrato.
  • Aprite una scheda di danno per ogni rottura: quantificazione, franchigia, quota del cliente; l’unità passa in riparazione.
  • Svincolate la cauzione, per intero o ridotta delle trattenute giustificate.

Mantenere il parco

Un’unità ferma scompare dalle disponibilità: è la garanzia che nessuna pratica la impegnerà durante la revisione.

  • Bloccate un’unità per revisione, controllo obbligatorio o riparazione, con o senza data di fine.
  • Seguite i contatori di ore o di chilometri rilevati a ogni rientro.
  • Consultate la storia di un’unità: le sue pratiche, i suoi fermi, i suoi danni.
  • Ritirate dal parco un’unità venduta o dismessa, senza perderne la storia.

Fatturare e incassare

I documenti sono nativi, numerati e sigillati: la fattura a saldo chiude la pratica, e il giornale degli eventi conserva la traccia di ogni gesto.

  • Generate la fattura dalla pratica: il noleggio, le opzioni, il carburante, la pulizia, meno l’acconto.
  • Riaddebitate un danno oppure deducetelo dalla cauzione, a vostra scelta.
  • Una fattura convalidata non si modifica più: ogni correzione passa da una nota di credito.
  • Rileggete il giornale della pratica: ogni gesto è scritto, datato e attribuito al suo autore.

Domande frequenti sull’uso

Bisogna configurare tutto prima del primo noleggio?

No. Un articolo noleggiabile con un prezzo giornaliero, un’unità e un cliente bastano per prenotare, far uscire e fatturare. Stagioni, scaglioni, cauzioni, giri e mini-sito si impostano in seguito, senza rompere nulla.

Come si calcola il prezzo di una pratica?

Il software cerca la combinazione migliore per la durata richiesta: mesi, settimane, giornate, mezze giornate, ore, applicando gli scaglioni decrescenti e la stagione del periodo. Il calcolo è mostrato riga per riga.

Che cosa succede se un cliente trattiene il materiale più a lungo?

Prolungate la pratica: date e tariffa si ricalcolano. Se non la prolungate, la pratica compare in ritardo sul cruscotto, e il materiale resta non disponibile per gli altri.

Posso noleggiare materiale che non possiedo?

Sì, con il sub-noleggio: registrate fornitore, costo e periodo. Il materiale serve la pratica cliente senza entrare nel vostro parco, e il margine reale dell’affare resta leggibile.

I documenti reggono in caso di contenzioso?

I verbali di stato firmati sono conservati e marcati temporalmente, e ogni gesto della pratica è iscritto in un giornale degli eventi concatenato. Le fatture sono documenti nativi, numerati e inalterabili.

Il modo più semplice è vederlo funzionare

La dimostrazione è aperta a tutti, senza iscrizione, con una filiale fittizia già popolata: potete seguire questo manuale schermata per schermata, e non potete rompere nulla.

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