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Notice

Notice de la Maintenance

Le mode d’emploi du logiciel, dans l’ordre où l’on s’en sert : du référentiel des matériels à la facture du client. Cette notice est lisible ici sans compte, et mise à jour en même temps que le logiciel.

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Ce que contient cette notice

  1. Préparer : ce qu’on renseigne en premier
  2. Enregistrer le parc d’un client
  3. Créer et planifier une intervention
  4. Sur place : temps, lignes et signature
  5. Facturer par client
  6. Relevés hebdomadaires et heures réelles
  7. Rappels et échéances du parc
  8. Suivre : signatures, statistiques, journal

Préparer : ce qu’on renseigne en premier

L’ordre compte : les matériels que vous entretenez d’abord, parce que chaque équipement s’y rattache ; le catalogue ensuite, parce qu’il fait les lignes de la fiche ; les techniciens en dernier, parce qu’on leur donne un compte quand tout le reste est prêt.

  • Décrivez vos matériels dans le référentiel : marque, modèle, type, code article — les dictionnaires se complètent au passage.
  • Créez le service « temps d’intervention » avec votre taux horaire, et déclarez-le dans les réglages : c’est lui qui fait la ligne de main-d’œuvre.
  • Ajoutez les pièces que vous posez au catalogue, avec leur prix.
  • Créez vos techniciens, rattachez-leur un compte s’ils saisissent eux-mêmes, et déclarez leurs absences.

Enregistrer le parc d’un client

Un équipement appartient à un client. Sa fiche est le point de départ de toute intervention qui le concerne, et son historique en garde la trace.

  • Depuis le parc, créez l’équipement : le client, le matériel du référentiel, le numéro de série, l’emplacement.
  • Renseignez la date d’achat et la garantie, le contrat de maintenance et sa prochaine visite, les dates de contrôle.
  • Rattachez la personne qui utilise l’équipement côté client : c’est elle qui signera.
  • Ouvrez l’historique de l’équipement : toutes les interventions qui ont porté sur lui, avec leur état.

Créer et planifier une intervention

La fiche d’intervention est l’objet central : tout le reste s’y rattache. Elle se crée en quelques champs, reçoit son numéro, et se place sur le planning d’un technicien.

  • Créez l’intervention depuis la fiche de l’équipement ou depuis la liste : le client, l’équipement, ce qu’il y a à faire.
  • Affectez le technicien et posez le créneau de début et de fin : la fiche apparaît sur son planning et dans « Ma journée ».
  • Le numéro d’intervention est attribué à la création ; la référence définitive l’est à la validation.
  • Lisez le planning par jour ou par semaine, pour toute l’équipe ou par technicien ; filtrez sur un état pour voir ce qui reste.

Sur place : temps, lignes et signature

Le jour venu, le technicien ouvre sa journée sur sa tablette. Il saisit ce qu’il fait pendant qu’il le fait, et fait signer le client avant de partir.

  • Ouvrez « Ma journée » : les interventions du jour, à venir, signées, et les heures de la semaine.
  • Saisissez le temps passé : date, heure d’arrivée, heure de départ ; la ligne de main-d’œuvre se génère en un clic.
  • Posez les pièces prises au catalogue et le déplacement avec son point de départ.
  • Faites signer le client sur l’écran, ou sur son appareil en lui montrant le code de la fiche ; validez la fiche.

Facturer par client

La facture part des interventions faites, client par client : une facture pour plusieurs fiches, chaque ligne portant la référence de la fiche d’où elle vient. Le déplacement n’est jamais repris.

  • Ouvrez « Facturation par client », choisissez le client : ses interventions validées et non facturées sont listées.
  • Cochez celles à facturer : une seule facture est créée, liée aux fiches, avec leurs lignes facturables.
  • Classez la fiche « facturée » : elle ne peut plus être facturée deux fois.
  • Une facture validée ne se modifie plus : toute correction passe par un avoir.

Relevés hebdomadaires et heures réelles

Les temps saisis sur les fiches font les heures réelles de chaque technicien. Chaque semaine, un relevé les reprend et se fait signer.

  • Ouvrez le rapport hebdomadaire : les interventions et les heures de la semaine, technicien par technicien.
  • Faites signer le relevé : il se conserve avec sa date.
  • Lisez les heures réelles dans les statistiques, par technicien et par période.
  • Comparez aux heures facturées : la main-d’œuvre facturée vient des mêmes temps.

Rappels et échéances du parc

L’échéance appartient à l’équipement — prochaine visite d’entretien, contrôle périodique — et c’est elle qui déclenche les rappels. Vous les réglez une fois ; le logiciel écrit au client aux paliers choisis.

  • Réglez les rappels : contrôle périodique et entretien, paliers d’anticipation en jours, modèle de courriel, expéditeur, copie interne et plage horaire d’envoi.
  • Renseignez les dates sur chaque équipement sous contrat.
  • Lisez les échéances qui approchent dans les statistiques, et planifiez les visites avant la date.
  • À chaque visite faite, mettez à jour la prochaine date sur l’équipement : c’est elle que les rappels suivent.

Suivre : signatures, statistiques, journal

Ce qui a été signé, ce qui reste à signer, ce qui a été facturé, ce qui est en cours : les écrans de suivi lisent les mêmes fiches, sur la période que vous choisissez.

  • Ouvrez le suivi des signatures : par client, ce qui est signé et ce qui ne l’est pas encore.
  • Consultez le journal des signatures : chaque signature, sa date, sa fiche.
  • Lisez les statistiques : activité, chiffre d’affaires et main-d’œuvre, facturation, en cours et à venir, heures réelles, relevés signés.
  • Le tableau de bord du produit résume le jour : interventions planifiées, en cours, chiffre du mois, impayés, parc et équipe.

Questions fréquentes sur l’utilisation

Faut-il tout paramétrer avant la première intervention ?

Non. Un client, un technicien et le service de temps d’intervention suffisent pour créer, planifier et facturer une intervention. Le parc, les contrats, les rappels et les relevés se remplissent quand vous en avez l’usage.

Que se passe-t-il si le client ne peut pas signer sur place ?

La fiche se valide sans signature et apparaît dans le suivi des signatures comme non signée : vous la faites signer plus tard, sur place ou sur l’appareil du client.

Une intervention peut-elle porter sur un équipement qui n’est pas encore dans le parc ?

Oui. Vous créez l’équipement au moment de l’intervention, depuis le parc, et vous le rattachez à la fiche. Son historique commence là.

Comment éviter de facturer deux fois la même intervention ?

La facturation par client ne propose que les fiches validées et non liées à une facture ; une fiche déjà liée est écartée, et vous la classez « facturée ».

Un technicien voit-il les interventions des autres ?

Dans « Ma journée », il ne voit que les siennes. Le planning complet et les statistiques sont réservés aux comptes qui en ont le droit.

Le plus simple reste de le voir tourner

La démonstration est ouverte à tous, sans inscription, avec une entreprise fictive déjà remplie : vous pouvez suivre cette notice écran par écran, et vous ne pouvez rien casser.

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