Guía

Guía del Mantenimiento

El manual del software, en el orden en que se usa: del referencial de materiales a la factura del cliente. Esta guía se lee aquí sin cuenta, y se actualiza al mismo tiempo que el software.

Lo que contiene esta guía

  1. Preparar: lo que se rellena primero
  2. Registrar el parque de un cliente
  3. Crear y planificar una intervención
  4. En el sitio: tiempo, líneas y firma
  5. Facturar por cliente
  6. Partes semanales y horas reales
  7. Recordatorios y vencimientos del parque
  8. Seguir: firmas, estadísticas, registro

Preparar: lo que se rellena primero

El orden cuenta: primero los materiales que mantiene, porque cada equipo se vincula a ellos; después el catálogo, porque forma las líneas de la ficha; los técnicos al final, porque se les da una cuenta cuando todo lo demás está listo.

  • Describa sus materiales en el referencial: marca, modelo, tipo, código de artículo — los diccionarios se completan de paso.
  • Cree el servicio «tiempo de intervención» con su tarifa horaria y declárelo en los ajustes: es el que forma la línea de mano de obra.
  • Añada al catálogo las piezas que monta, con su precio.
  • Cree sus técnicos, vincúleles una cuenta si registran ellos mismos, y declare sus ausencias.

Registrar el parque de un cliente

Un equipo pertenece a un cliente. Su ficha es el punto de partida de toda intervención que le concierne, y su historial guarda la traza.

  • Desde el parque, cree el equipo: el cliente, el material del referencial, el número de serie, la ubicación.
  • Rellene la fecha de compra y la garantía, el contrato de mantenimiento y su próxima visita, las fechas de control.
  • Vincule a la persona que utiliza el equipo del lado del cliente: es ella quien firmará.
  • Abra el historial del equipo: todas las intervenciones realizadas sobre él, con su estado.

Crear y planificar una intervención

La ficha de intervención es el objeto central: todo lo demás se vincula a ella. Se crea en unos pocos campos, recibe su número y se coloca en la planificación de un técnico.

  • Cree la intervención desde la ficha del equipo o desde la lista: el cliente, el equipo, lo que hay que hacer.
  • Asigne el técnico y ponga la franja de inicio y fin: la ficha aparece en su planificación y en «Mi jornada».
  • El número de intervención se atribuye en la creación; la referencia definitiva, en la validación.
  • Lea la planificación por día o por semana, para todo el equipo o por técnico; filtre por estado para ver lo que queda.

En el sitio: tiempo, líneas y firma

Llegado el día, el técnico abre su jornada en su tableta. Registra lo que hace mientras lo hace, y hace firmar al cliente antes de irse.

  • Abra «Mi jornada»: las intervenciones del día, próximas, firmadas, y las horas de la semana.
  • Registre el tiempo empleado: fecha, hora de llegada, hora de salida; la línea de mano de obra se genera en un clic.
  • Ponga las piezas tomadas del catálogo y el desplazamiento con su punto de partida.
  • Haga firmar al cliente en la pantalla, o en su dispositivo mostrándole el código de la ficha; valide la ficha.

Facturar por cliente

La factura parte de las intervenciones realizadas, cliente por cliente: una factura para varias fichas, cada línea con la referencia de la ficha de la que procede. El desplazamiento nunca se retoma.

  • Abra «Facturación por cliente», elija el cliente: se listan sus intervenciones validadas y no facturadas.
  • Marque las que hay que facturar: se crea una sola factura, vinculada a las fichas, con sus líneas facturables.
  • Clasifique la ficha como «facturada»: ya no puede facturarse dos veces.
  • Una factura validada ya no se modifica: toda corrección pasa por un abono.

Partes semanales y horas reales

Los tiempos registrados en las fichas forman las horas reales de cada técnico. Cada semana, un parte los recoge y se hace firmar.

  • Abra el informe semanal: las intervenciones y las horas de la semana, técnico por técnico.
  • Haga firmar el parte: se conserva con su fecha.
  • Lea las horas reales en las estadísticas, por técnico y por periodo.
  • Compare con las horas facturadas: la mano de obra facturada procede de los mismos tiempos.

Recordatorios y vencimientos del parque

El vencimiento pertenece al equipo — próxima visita de mantenimiento, control periódico — y es él quien desencadena los recordatorios. Los ajusta una vez; el software escribe al cliente en los plazos elegidos.

  • Ajuste los recordatorios: control periódico y mantenimiento, plazos de anticipación en días, plantilla de correo, remitente, copia interna y franja horaria de envío.
  • Rellene las fechas en cada equipo bajo contrato.
  • Lea los vencimientos que se acercan en las estadísticas, y planifique las visitas antes de la fecha.
  • En cada visita realizada, actualice la próxima fecha en el equipo: es la que siguen los recordatorios.

Seguir: firmas, estadísticas, registro

Lo que se ha firmado, lo que queda por firmar, lo que se ha facturado, lo que está en curso: las pantallas de seguimiento leen las mismas fichas, en el periodo que elija.

  • Abra el seguimiento de firmas: por cliente, lo que está firmado y lo que aún no.
  • Consulte el registro de firmas: cada firma, su fecha, su ficha.
  • Lea las estadísticas: actividad, cifra de negocio y mano de obra, facturación, en curso y por venir, horas reales, partes firmados.
  • El panel de control del producto resume el día: intervenciones planificadas, en curso, cifra del mes, impagados, parque y equipo.

Preguntas frecuentes sobre el uso

¿Hay que configurarlo todo antes de la primera intervención?

No. Un cliente, un técnico y el servicio de tiempo de intervención bastan para crear, planificar y facturar una intervención. El parque, los contratos, los recordatorios y los partes se rellenan cuando los necesita.

¿Qué ocurre si el cliente no puede firmar en el sitio?

La ficha se valida sin firma y aparece en el seguimiento de firmas como no firmada: la hace firmar más tarde, en el sitio o en el dispositivo del cliente.

¿Puede una intervención recaer sobre un equipo que aún no está en el parque?

Sí. Crea el equipo en el momento de la intervención, desde el parque, y lo vincula a la ficha. Su historial empieza ahí.

¿Cómo evitar facturar dos veces la misma intervención?

La facturación por cliente solo propone las fichas validadas y no vinculadas a una factura; una ficha ya vinculada se descarta, y usted la clasifica como «facturada».

¿Un técnico ve las intervenciones de los demás?

En «Mi jornada», solo ve las suyas. La planificación completa y las estadísticas quedan reservadas a las cuentas con derecho a ellas.

Lo más sencillo sigue siendo verlo funcionar

La demostración está abierta a todos, sin registro, con una empresa ficticia ya rellenada: puede seguir esta guía pantalla por pantalla, y no puede romper nada.