KSI Logiciels E-Rechnung-kompatibel
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Anleitung

Anleitung Wartung

Das Handbuch der Software in der Reihenfolge der Nutzung: von den Gerätestammdaten bis zur Kundenrechnung. Diese Anleitung ist hier ohne Konto lesbar und wird zusammen mit der Software aktualisiert.

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Was diese Anleitung enthält

  1. Vorbereiten: was zuerst erfasst wird
  2. Den Park eines Kunden erfassen
  3. Einen Einsatz anlegen und planen
  4. Vor Ort: Zeit, Zeilen und Unterschrift
  5. Je Kunde abrechnen
  6. Wochenberichte und reale Stunden
  7. Erinnerungen und Fälligkeiten des Parks
  8. Verfolgen: Unterschriften, Statistiken, Protokoll

Vorbereiten: was zuerst erfasst wird

Die Reihenfolge zählt: zuerst die Geräte, die Sie warten, weil jedes Kundengerät ihnen zugeordnet wird; dann der Katalog, weil er die Zeilen des Berichts bildet; die Techniker zuletzt, weil sie ein Konto bekommen, wenn alles andere bereit ist.

  • Beschreiben Sie Ihre Geräte in den Stammdaten: Marke, Modell, Typ, Artikelcode — die Verzeichnisse füllen sich dabei.
  • Legen Sie die Leistung „Einsatzzeit“ mit Ihrem Stundensatz an und hinterlegen Sie sie in den Einstellungen: sie bildet die Arbeitszeitzeile.
  • Fügen Sie die Teile, die Sie einbauen, mit ihrem Preis zum Katalog hinzu.
  • Legen Sie Ihre Techniker an, verknüpfen Sie ein Konto, wenn sie selbst erfassen, und melden Sie ihre Abwesenheiten.

Den Park eines Kunden erfassen

Ein Gerät gehört einem Kunden. Sein Blatt ist der Ausgangspunkt jedes Einsatzes, der es betrifft, und seine Historie bewahrt die Spur.

  • Legen Sie das Gerät vom Park aus an: der Kunde, das Gerät aus den Stammdaten, die Seriennummer, der Standort.
  • Erfassen Sie Kaufdatum und Garantie, den Wartungsvertrag und seinen nächsten Besuch, die Prüftermine.
  • Ordnen Sie die Person zu, die das Gerät auf Kundenseite benutzt: sie wird unterschreiben.
  • Öffnen Sie die Historie des Geräts: alle Einsätze an ihm, mit ihrem Status.

Einen Einsatz anlegen und planen

Der Einsatzbericht ist das zentrale Objekt: alles andere hängt daran. Er wird in wenigen Feldern angelegt, erhält seine Nummer und wird auf den Plan eines Technikers gesetzt.

  • Legen Sie den Einsatz vom Geräteblatt oder aus der Liste an: der Kunde, das Gerät, was zu tun ist.
  • Weisen Sie den Techniker zu und setzen Sie Beginn und Ende: der Bericht erscheint in seinem Plan und in „Mein Tag“.
  • Die Einsatznummer wird bei der Anlage vergeben; die endgültige Referenz bei der Validierung.
  • Lesen Sie den Plan je Tag oder je Woche, für das ganze Team oder je Techniker; filtern Sie nach Status, um zu sehen, was bleibt.

Vor Ort: Zeit, Zeilen und Unterschrift

Am Tag selbst öffnet der Techniker seinen Tag auf dem Tablet. Er erfasst, was er tut, während er es tut, und lässt den Kunden vor dem Gehen unterschreiben.

  • Öffnen Sie „Mein Tag“: die Einsätze von heute, die kommenden, die unterschriebenen und die Stunden der Woche.
  • Erfassen Sie die aufgewendete Zeit: Datum, Ankunfts- und Abfahrtszeit; die Arbeitszeitzeile entsteht mit einem Klick.
  • Setzen Sie die Teile aus dem Katalog und die Anfahrt mit ihrem Startpunkt.
  • Lassen Sie den Kunden auf dem Bildschirm unterschreiben, oder auf seinem Gerät, indem Sie ihm den Code des Berichts zeigen; validieren Sie den Bericht.

Je Kunde abrechnen

Die Rechnung entsteht aus den durchgeführten Einsätzen, Kunde für Kunde: eine Rechnung für mehrere Berichte, jede Zeile mit der Referenz des Berichts, aus dem sie stammt. Die Anfahrt wird nie übernommen.

  • Öffnen Sie „Abrechnung je Kunde“, wählen Sie den Kunden: seine validierten, noch nicht abgerechneten Einsätze werden aufgelistet.
  • Haken Sie die abzurechnenden an: eine einzige Rechnung wird erstellt, mit den Berichten verknüpft, mit ihren abrechenbaren Zeilen.
  • Stufen Sie den Bericht als „abgerechnet“ ein: er kann nicht mehr zweimal abgerechnet werden.
  • Eine validierte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern: jede Korrektur erfolgt über eine Gutschrift.

Wochenberichte und reale Stunden

Die auf den Berichten erfassten Zeiten bilden die realen Stunden jedes Technikers. Jede Woche fasst ein Bericht sie zusammen und wird unterschrieben.

  • Öffnen Sie den Wochenbericht: die Einsätze und Stunden der Woche, Techniker für Techniker.
  • Lassen Sie den Bericht unterschreiben: er wird mit seinem Datum aufbewahrt.
  • Lesen Sie die realen Stunden in den Statistiken, je Techniker und je Zeitraum.
  • Vergleichen Sie mit den abgerechneten Stunden: die abgerechnete Arbeitszeit stammt aus denselben Zeiten.

Erinnerungen und Fälligkeiten des Parks

Die Fälligkeit gehört zum Gerät — nächster Wartungsbesuch, periodische Prüfung — und sie löst die Erinnerungen aus. Sie stellen sie einmal ein; die Software schreibt dem Kunden zu den gewählten Stufen.

  • Stellen Sie die Erinnerungen ein: periodische Prüfung und Wartung, Vorlaufstufen in Tagen, E-Mail-Vorlage, Absender, interne Kopie und Versandzeitraum.
  • Erfassen Sie die Termine auf jedem Gerät unter Vertrag.
  • Lesen Sie die anstehenden Fälligkeiten in den Statistiken und planen Sie die Besuche vor dem Termin.
  • Aktualisieren Sie nach jedem Besuch den nächsten Termin am Gerät: ihm folgen die Erinnerungen.

Verfolgen: Unterschriften, Statistiken, Protokoll

Was unterschrieben wurde, was noch zu unterschreiben ist, was abgerechnet wurde, was läuft: die Verfolgungsbildschirme lesen dieselben Berichte, über den Zeitraum Ihrer Wahl.

  • Öffnen Sie die Unterschriftenverfolgung: je Kunde, was unterschrieben ist und was noch nicht.
  • Sehen Sie das Unterschriftenprotokoll ein: jede Unterschrift, ihr Datum, ihr Bericht.
  • Lesen Sie die Statistiken: Aktivität, Umsatz und Arbeitszeit, Abrechnung, laufend und anstehend, reale Stunden, unterschriebene Berichte.
  • Das Dashboard des Produkts fasst den Tag zusammen: geplante und laufende Einsätze, Monatsumsatz, offene Rechnungen, Park und Team.

Häufige Fragen zur Nutzung

Muss ich alles einrichten, bevor der erste Einsatz möglich ist?

Nein. Ein Kunde, ein Techniker und die Leistung „Einsatzzeit“ genügen, um einen Einsatz anzulegen, zu planen und abzurechnen. Park, Verträge, Erinnerungen und Berichte füllen sich, wenn Sie sie brauchen.

Was passiert, wenn der Kunde vor Ort nicht unterschreiben kann?

Der Bericht wird ohne Unterschrift validiert und erscheint in der Unterschriftenverfolgung als nicht unterschrieben: Sie lassen ihn später unterschreiben, vor Ort oder auf dem Gerät des Kunden.

Kann ein Einsatz ein Gerät betreffen, das noch nicht im Park ist?

Ja. Sie legen das Gerät beim Einsatz vom Park aus an und ordnen es dem Bericht zu. Seine Historie beginnt dort.

Wie vermeide ich, denselben Einsatz zweimal abzurechnen?

Die Abrechnung je Kunde bietet nur validierte, nicht mit einer Rechnung verknüpfte Berichte an; ein bereits verknüpfter Bericht wird ausgelassen, und Sie stufen ihn als „abgerechnet“ ein.

Sieht ein Techniker die Einsätze der anderen?

In „Mein Tag“ sieht er nur seine eigenen. Der vollständige Plan und die Statistiken sind Konten mit entsprechendem Recht vorbehalten.

Am einfachsten bleibt, es laufen zu sehen

Die Demo steht allen offen, ohne Anmeldung, mit einem bereits gefüllten fiktiven Unternehmen: Sie können dieser Anleitung Bildschirm für Bildschirm folgen und nichts kaputt machen.

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