KSI Logiciels Compatibile con la fatturazione elettronica
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Guida

Guida della Manutenzione

Il manuale del software, nell’ordine in cui lo si usa: dall’anagrafica dei materiali alla fattura del cliente. Questa guida è leggibile qui senza account, ed è aggiornata insieme al software.

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Cosa contiene questa guida

  1. Preparare: cosa si inserisce per primo
  2. Registrare il parco di un cliente
  3. Creare e pianificare un intervento
  4. Sul posto: tempo, righe e firma
  5. Fatturare per cliente
  6. Rapporti settimanali e ore reali
  7. Promemoria e scadenze del parco
  8. Seguire: firme, statistiche, registro

Preparare: cosa si inserisce per primo

L’ordine conta: prima i materiali che manutieni, perché ogni apparecchiatura vi si collega; poi il catalogo, perché forma le righe della scheda; i tecnici per ultimi, perché ricevono un account quando tutto il resto è pronto.

  • Descrivi i tuoi materiali nell’anagrafica: marca, modello, tipo, codice articolo — i dizionari si completano strada facendo.
  • Crea il servizio «tempo di intervento» con la tua tariffa oraria e dichiaralo nelle impostazioni: è lui a formare la riga di manodopera.
  • Aggiungi al catalogo i ricambi che monti, con il loro prezzo.
  • Crea i tuoi tecnici, collega loro un account se registrano da soli, e dichiara le loro assenze.

Registrare il parco di un cliente

Un’apparecchiatura appartiene a un cliente. La sua scheda è il punto di partenza di ogni intervento che la riguarda, e la sua storia ne conserva la traccia.

  • Dal parco, crea l’apparecchiatura: il cliente, il materiale dell’anagrafica, il numero di serie, l’ubicazione.
  • Inserisci data di acquisto e garanzia, il contratto di manutenzione e la sua prossima visita, le date di controllo.
  • Collega la persona che utilizza l’apparecchiatura lato cliente: è lei che firmerà.
  • Apri lo storico dell’apparecchiatura: tutti gli interventi che l’hanno riguardata, con il loro stato.

Creare e pianificare un intervento

La scheda di intervento è l’oggetto centrale: tutto il resto vi si collega. Si crea in pochi campi, riceve il suo numero e si colloca nella pianificazione di un tecnico.

  • Crea l’intervento dalla scheda dell’apparecchiatura o dall’elenco: il cliente, l’apparecchiatura, cosa c’è da fare.
  • Assegna il tecnico e imposta la fascia di inizio e fine: la scheda compare nella sua pianificazione e in «La mia giornata».
  • Il numero di intervento è attribuito alla creazione; il riferimento definitivo alla convalida.
  • Leggi la pianificazione per giorno o per settimana, per tutta la squadra o per tecnico; filtra su uno stato per vedere cosa resta.

Sul posto: tempo, righe e firma

Il giorno stabilito, il tecnico apre la sua giornata sul tablet. Registra ciò che fa mentre lo fa, e fa firmare il cliente prima di andarsene.

  • Apri «La mia giornata»: gli interventi del giorno, a venire, firmati, e le ore della settimana.
  • Registra il tempo impiegato: data, ora di arrivo, ora di partenza; la riga di manodopera si genera con un clic.
  • Inserisci i ricambi presi dal catalogo e la trasferta con il suo punto di partenza.
  • Fai firmare il cliente sullo schermo, o sul suo dispositivo mostrandogli il codice della scheda; convalida la scheda.

Fatturare per cliente

La fattura parte dagli interventi eseguiti, cliente per cliente: una fattura per più schede, ogni riga con il riferimento della scheda da cui proviene. La trasferta non è mai ripresa.

  • Apri «Fatturazione per cliente», scegli il cliente: i suoi interventi convalidati e non fatturati sono elencati.
  • Spunta quelli da fatturare: viene creata un’unica fattura, collegata alle schede, con le loro righe fatturabili.
  • Classifica la scheda come «fatturata»: non può più essere fatturata due volte.
  • Una fattura convalidata non si modifica più: ogni correzione passa per una nota di credito.

Rapporti settimanali e ore reali

I tempi registrati sulle schede formano le ore reali di ogni tecnico. Ogni settimana, un rapporto li riprende e si fa firmare.

  • Apri il rapporto settimanale: gli interventi e le ore della settimana, tecnico per tecnico.
  • Fai firmare il rapporto: si conserva con la sua data.
  • Leggi le ore reali nelle statistiche, per tecnico e per periodo.
  • Confronta con le ore fatturate: la manodopera fatturata proviene dagli stessi tempi.

Promemoria e scadenze del parco

La scadenza appartiene all’apparecchiatura — prossima visita di manutenzione, controllo periodico — ed è lei ad attivare i promemoria. Li imposti una volta; il software scrive al cliente ai livelli scelti.

  • Imposta i promemoria: controllo periodico e manutenzione, livelli di preavviso in giorni, modello di e-mail, mittente, copia interna e fascia oraria di invio.
  • Inserisci le date su ogni apparecchiatura a contratto.
  • Leggi le scadenze in arrivo nelle statistiche, e pianifica le visite prima della data.
  • A ogni visita eseguita, aggiorna la prossima data sull’apparecchiatura: è quella che i promemoria seguono.

Seguire: firme, statistiche, registro

Cosa è stato firmato, cosa resta da firmare, cosa è stato fatturato, cosa è in corso: le schermate di monitoraggio leggono le stesse schede, sul periodo che scegli.

  • Apri il monitoraggio delle firme: per cliente, cosa è firmato e cosa non lo è ancora.
  • Consulta il registro delle firme: ogni firma, la sua data, la sua scheda.
  • Leggi le statistiche: attività, fatturato e manodopera, fatturazione, in corso e a venire, ore reali, rapporti firmati.
  • Il cruscotto del prodotto riassume la giornata: interventi pianificati, in corso, fatturato del mese, insoluti, parco e squadra.

Domande frequenti sull’uso

Bisogna configurare tutto prima del primo intervento?

No. Un cliente, un tecnico e il servizio di tempo di intervento bastano per creare, pianificare e fatturare un intervento. Parco, contratti, promemoria e rapporti si popolano quando ne hai bisogno.

Cosa succede se il cliente non può firmare sul posto?

La scheda si convalida senza firma e compare nel monitoraggio delle firme come non firmata: la fai firmare più tardi, sul posto o sul dispositivo del cliente.

Un intervento può riguardare un’apparecchiatura non ancora nel parco?

Sì. Crei l’apparecchiatura al momento dell’intervento, dal parco, e la colleghi alla scheda. La sua storia comincia lì.

Come evitare di fatturare due volte lo stesso intervento?

La fatturazione per cliente propone solo le schede convalidate e non collegate a una fattura; una scheda già collegata è scartata, e tu la classifichi come «fatturata».

Un tecnico vede gli interventi degli altri?

In «La mia giornata», vede solo i suoi. La pianificazione completa e le statistiche sono riservate agli account che ne hanno il diritto.

La cosa più semplice resta vederlo funzionare

La demo è aperta a tutti, senza registrazione, con un’impresa fittizia già popolata: puoi seguire questa guida schermata per schermata, e non puoi rompere nulla.

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