Ce que fait le logiciel
Le parc, unité par unité
Un article louable peut exister en une ou en cent unités. Chaque unité a sa référence, son numéro de série, son emplacement de stock, son état (bon, à contrôler, en réparation, hors service) et son historique complet. Les numéros de série s’appuient sur les lots natifs du socle : vous ne tenez pas deux inventaires.
La disponibilité, calculée et non déclarée
Le logiciel ne vous demande pas si un matériel est libre : il le calcule. Les dossiers en cours, les options posées, les immobilisations d’entretien, les délais de préparation avant et après chaque location sont déduits du parc. L’écran de disponibilité répond pour une période donnée, et le dossier refuse une unité déjà prise.
Articles louables et grilles de tarifs
Un produit du catalogue devient louable d’une case à cocher. Sa grille dit le prix à l’heure, à la demi-journée, à la journée, à la semaine, au mois, avec des paliers dégressifs et des saisons. Le dossier applique la meilleure combinaison pour la durée demandée, et vous voyez pourquoi.
L’option temporaire, puis le dossier
Un client hésite : vous posez une option qui bloque le matériel pour un temps défini et s’efface toute seule si rien ne la confirme. Confirmée, elle devient un dossier de location avec ses lignes, ses dates, son client et son devis. Rien n’est bloqué par erreur pendant trois semaines.
Le comptoir et le scan
L’écran de comptoir enchaîne les gestes du départ : on scanne le code de l’unité, elle se pose sur le dossier, on contrôle, on imprime, on fait signer. Le même écran sert au retour. Il est pensé pour être utilisé debout, sur un poste du magasin ou sur une tablette.
Départs et retours : l’état des lieux contradictoire
Au départ comme au retour, l’état des lieux relève le compteur, le carburant, les accessoires, l’état de chaque unité et les photos. Le client signe à l’écran ; le document signé est conservé et horodaté. Un retour partiel est prévu : ce qui revient est rendu, le reste demeure sorti.
La caution
Empreinte, chèque, espèces ou virement : la caution se consigne au dossier avec son montant et son moyen, se suit dans un écran dédié, et se libère au retour — en totalité, ou diminuée des retenues justifiées. Aucune caution ne s’oublie : celles qui dorment sont listées.
Dommages, retenues et refacturation
Une casse constatée au retour ouvre une fiche de dommage rattachée à l’unité et au dossier : description, photos, chiffrage, part de la franchise, part du client. La retenue se déduit de la caution ou se refacture, et l’unité passe en réparation — donc hors disponibilité, sans qu’on ait à y penser.
Entretien et immobilisations
Une unité se bloque pour révision, contrôle réglementaire ou réparation, sur une période ou sans date de fin. Pendant ce temps elle disparaît des disponibilités et aucun dossier ne peut la prendre. L’historique de chaque unité garde la trace de ses immobilisations.
Livraisons, reprises et tournées
Quand vous livrez, les départs et les reprises se regroupent en tournées par véhicule et par demi-journée, avec leurs adresses, leurs créneaux et leur feuille de route. Le chauffeur pointe ce qui est livré et ce qui est repris ; le dossier se met à jour.
Sous-location
Quand votre parc ne suffit pas, le matériel loué chez un confrère s’enregistre comme tel : fournisseur, coût d’achat, période. Il sert le dossier client sans se confondre avec votre parc, et la marge réelle de l’affaire reste lisible.
Mini-site public et canaux
Quand vous l’activez, une page publique montre votre catalogue louable et sa disponibilité, et recueille les demandes de devis. Un dossier garde le canal par lequel il est arrivé — comptoir, téléphone, site, boutique en ligne — pour que vous sachiez ce qui vous amène vos clients.
Un journal scellé, et des documents natifs
Chaque geste du dossier est écrit dans un journal d’événements chaîné : qui, quand, quoi. Devis, commande, facture d’acompte et facture de solde sont des documents natifs du socle, numérotés et inaltérables, compatibles avec la facturation électronique.
Questions fréquentes
Puis-je voir le logiciel avant de m’engager ?
Oui. La démonstration est ouverte à tous, sans inscription, avec une agence fictive déjà remplie : un parc d’unités avec leurs numéros de série, des dossiers en cours et à venir, des cautions, des états des lieux et des factures. Tout est remis à zéro chaque nuit.
Comment le logiciel sait-il qu’un matériel est disponible ?
Il le calcule, période par période : il retire du parc les unités déjà engagées sur un dossier, celles que bloque une option en cours, celles qui sont immobilisées pour entretien, et il tient compte des délais de préparation avant et après chaque location.
Puis-je suivre mes matériels un par un, avec leur numéro de série ?
Oui, c’est le principe même du parc : chaque unité est un objet distinct, avec sa référence, son numéro de série, son état, son historique et son prochain entretien. Les numéros de série s’appuient sur les lots natifs du socle.
Les états des lieux peuvent-ils être signés par le client ?
Oui. L’état des lieux de départ et celui de retour se remplissent à l’écran, photos comprises, et le client signe du doigt sur une tablette. Le document signé est conservé, horodaté et rattaché au dossier.
Et si un matériel revient cassé ?
Vous ouvrez une fiche de dommage depuis le retour : description, photos, chiffrage, part de la franchise. La retenue se déduit de la caution ou se refacture, et l’unité passe automatiquement en réparation, donc hors disponibilité.
Puis-je reprendre mon parc, mes tarifs et mes clients ?
Oui, la reprise fait partie de la mise en service : articles louables et grilles de tarifs, unités et numéros de série, clients, dossiers à venir. Nous l’évaluons avec vous avant d’annoncer une date.
