Was die Software konkret leistet
Der Reparaturauftrag, von Anfang bis Ende
Der Reparaturauftrag ist das Herzstück der Software. Er führt Fahrzeug, Kunde, zugewiesenen Techniker, Werkstatttermin, Teile und Arbeitsleistungen. Er läuft in klaren Schritten — Annahme, Diagnose, Reparatur, Dokumente, Unterschrift, Abschluss — und wird ohne doppelte Eingabe zur Rechnung: Was am Fahrzeug gemacht wurde, ist genau das, was berechnet wird. Ein abgeschlossener Auftrag lässt sich wieder öffnen, wenn es nötig ist.
Termine und Werkstattplanung
Der Termin wird aus der Technikeransicht heraus vergeben: Sie sehen, wer frei ist, bevor Sie das Zeitfenster wählen, und der dort angelegte Vorgang wird bei Fahrzeugannahme zum Reparaturauftrag. Die Planungstafel zeigt die Auslastung der Werkstatt, lässt sich per Maus verschieben und unterscheidet Werkstattarbeit, Außeneinsatz und Rücksendung an den Lieferanten.
Fahrzeugannahme: der Zustand, schwarz auf weiß
Bei der Annahme erfassen Sie Kunde, Fahrzeug, Seriennummer, Garantie und die geschilderten Symptome. Mitgegebenes Zubehör wird abgehakt, Fotos entstehen am Telefon oder Tablet und bleiben am Vorgang. Der Annahmebeleg wird mit dem Namen des Unterzeichners gedruckt — Ihr Nachweis über den Zustand bei Anlieferung, der die Diskussion bei der Rückgabe erspart.
Diagnose und Reparatur
Die Diagnose trennt, was der Kunde liest, von den internen Notizen der Werkstatt: zwei getrennte Felder, die nie vermischt werden. Die Reparatur listet die ausgeführten Arbeiten und die verbauten Teile mit Mengen auf. Die technischen Angaben des Fahrzeugs werden dabei aktualisiert — Kilometerstand, Änderungen — ohne dessen Stammblatt erneut zu öffnen.
Kundenunterschrift und Nachvollziehbarkeit
Die Unterschrift belegt Annahme und Rückgabe. Sie wird mit Datum und eigenem Protokoll gespeichert und ist im Streitfall einsehbar. Der Reiter Verlauf zeigt die gesamte Geschichte des Vorgangs — Anlage, Angebot, Auftrag, Rechnung, Einsatz — in der Reihenfolge, in der sie stattfand.
Fahrzeugbestand und Kundenhistorie
Jedes Fahrzeug hat sein eigenes Stammblatt: Kennzeichen, Marke, Modell, Ausführung, Kilometerstand, Erstzulassung, Halter, Garantie. Ein Kennzeichen ist nicht zwingend — für Motorrad, Quad, Fahrrad oder Maschine genügt eine Seriennummer. Die Auftragshistorie bleibt am Fahrzeug, und ein Fahrzeug kann weitere enthalten, um eine Einheit abzubilden, etwa Zugmaschine und Anhänger.
Ersatzfahrzeuge und Probefahrten
Ihr Ersatzfahrzeugbestand wird einmal hinterlegt. Eine Übersicht zeigt, was gerade verfügbar und was unterwegs ist. Leihe und Probefahrt sind zwei getrennte Abläufe mit jeweils eigenem druckbaren und unterschriebenen Beleg: Wer ein Fahrzeug Probe fährt, unterschreibt nicht dasselbe Papier wie jemand, dem Sie während der Reparatur ein Auto leihen.
Technische Unterlagen
Die Zugänge zu den technischen Unterlagen Ihrer Hersteller liegen an einer Stelle und sind aus der Werkstatt heraus abrufbar. Der Techniker öffnet die Dokumentation der Marke, ohne die Software zu verlassen oder im Lesezeichenordner zu suchen.
Techniker und Auslastung
Jeder Einsatz ist einer namentlich genannten Person zugewiesen. Die Technikeransicht zeigt die Verfügbarkeit vor der Terminvergabe und danach den Plan jedes Einzelnen. Sie sehen sofort, was zur Rückgabe bereitsteht und was in Verzug gerät.
Teile, Leistungen und Lieferanten
Der Katalog aus Teilen und Leistungen speist Angebote und Reparaturaufträge. Lieferantenbestellungen, deren Rechnungen und der Lagerbestand liegen in derselben Software: Ein für einen Vorgang bestelltes Teil bleibt diesem Vorgang zugeordnet, und die Rücksendung an den Lieferanten ist eine eigene Planungsart.
Angebote, Rechnungen und Zahlungen
Ein Angebot entsteht mit wenigen Klicks aus dem Katalog, wird zum Reparaturauftrag und dann zur Rechnung. Anzahlungen, Zahlungen, Mahnungen und Bankabgleich sind von Haus aus dabei. Die Buchungen werden versiegelt und miteinander verkettet: Einmal erfasst, lässt sich eine Rechnung nicht mehr ändern, jede Korrektur läuft über eine Gegenbuchung.
Elektronische Rechnung
Die französische Reform verpflichtet Unternehmen, ab 2026 elektronische Rechnungen zu empfangen und anschließend zu versenden — 2027 für Kleinst- und Mittelbetriebe. Die Software unterstützt diesen Austausch: Empfang und Versand von Rechnungen im Factur-X-Format, mit Verfolgung ihres Lebenszyklus. Ab dem Pro-Tarif enthalten, im Tarif Essentiel als Option für 9 EUR/Monat.
Häufige Fragen
Verwaltet die Software Reparaturaufträge?
Ja. Der Reparaturauftrag ist das zentrale Objekt: Fahrzeug, Kennzeichen, Kunde, Techniker, Termin in der Werkstattplanung, Teile und Leistungen — und anschließend die Umwandlung in eine Rechnung ohne erneute Eingabe.
Muss etwas installiert werden oder braucht man einen Server?
Nein. Die Software wird in der Schweiz gehostet und vollständig betreut: Datensicherungen, Wartung und Updates übernimmt KSI. Sie greifen über einen Browser darauf zu, am Computer wie am Tablet.
Ist sie für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung bereit?
Ja: Die Software empfängt und versendet elektronische Rechnungen im Factur-X-Format und verfolgt deren Lebenszyklus. Die Übermittlung läuft über Ihre zugelassene Plattform. Die elektronische Rechnungsstellung ist ab dem Paket Pro enthalten und im Paket Essenziell optional für 9 € netto/Monat verfügbar.
Verwaltet sie auch Motorräder und Zweiräder?
Ja. Die Fahrzeugverfolgung hängt nicht vom Fahrzeugtyp ab: Ein Motorrad, ein Roller oder ein Quad werden wie ein Auto verwaltet, mit derselben Karteikarte und derselben Historie.
Was kostet es?
Ab 49 € netto/Monat für das Paket Essenziell, 79 € netto/Monat für das Paket Pro und 119 € netto/Monat für das Paket Premium. Der Support ist ein separates Abonnement ab 19 € netto/Monat, und Support-Zeit lässt sich auch einzeln als Ticket kaufen.
Kann man testen, bevor man sich bindet?
Ja. Eine Demo ist online frei zugänglich, ohne Anmeldung. Sie können uns auch schreiben, damit wir Ihnen die Software anhand Ihres eigenen Falls zeigen.
Kann ich meine Kunden, Fahrzeuge und Rechnungen übernehmen?
Ja, die Datenübernahme ist Teil der Inbetriebnahme: Kunden, Fahrzeuge und Historie werden gemeinsam mit Ihnen übernommen, für einen Start ohne erneute Eingabe.
