Was die Software kann
Einsatzberichte und Nummerierung
Ein Einsatz ist ein Bericht: der Kunde, das betroffene Gerät, was zu tun ist, der Techniker, das geplante Zeitfenster. Er erhält bei der Anlage eine eindeutige Einsatznummer und durchläuft Status, die Sie am Bildschirm verfolgen — Entwurf, validiert, abgerechnet, abgeschlossen. Die Beschreibung wird im Lauf des Einsatzes ergänzt, der Bericht wird als PDF gedruckt.
Technikerplanung
Der Plan liest sich je Tag oder je Woche, für das ganze Team oder einen Techniker. Jeder Einsatz erscheint mit Beginn und Ende, Kunde und Gerät; ein Statusfilter zeigt, was noch zu tun ist. Die gemeldeten Abwesenheiten der Techniker sind dort sichtbar.
Gerätepark Ihrer Kunden
Jedes Gerät hat sein Blatt, seinem Besitzer zugeordnet: Referenz, Gerät aus den Stammdaten, Seriennummer, Standort, Kaufdatum und Garantie, Wartungsvertrag und nächster Besuch, die Person, die es benutzt. Seine Historie listet alle Einsätze an ihm auf, und ein Einsatz lässt sich vom Geräteblatt aus anlegen.
Stammdaten der Geräte
Die Geräte, die Sie warten, werden einmal beschrieben — Marke, Modell, Typ, Artikelcode — und jedes Kundengerät wird ihnen zugeordnet. Marken, Modelle, Typen und Kategorien sind Verzeichnisse, die Sie selbst pflegen.
Techniker, Konten und Verfügbarkeiten
Ein Techniker hat ein Blatt und, wenn er selbst erfasst, ein Konto mit nur den nötigen Rechten: Einsätze lesen und anlegen, seine Kunden sehen, seinen Bereich öffnen. Seine Abwesenheiten werden gemeldet und erscheinen im Plan. Das native Personalmodul übernimmt den Rest.
Der Technikerbereich auf dem Tablet
Auf Tablet oder Telefon angemeldet, landet ein Techniker direkt auf „Mein Tag“: seine Einsätze von heute, die kommenden, die unterschriebenen, seine Stunden der Woche. Jeder Bildschirm ist für den Finger gemacht, und er sieht nur, was ihn betrifft.
Arbeitszeit, Teile und Anfahrt
Auf dem Bericht setzt der Techniker seine Zeilen: die Arbeitszeit zum Stundensatz Ihrer Einsatzzeit-Leistung, die Teile aus dem Katalog, die Anfahrt mit ihrem Startpunkt. Die Mehrwertsteuer folgt der des Kunden. Die Anfahrt hat einen Preis, wird aber nie versehentlich berechnet: die Abrechnung übernimmt nur die abrechenbaren Zeilen.
Aufgewendete Zeit und reale Stunden
Jeder Besuch wird mit Datum, Ankunftszeit, Abfahrtszeit und Dauer erfasst. Diese Zeiten bilden die „realen Stunden“ der Statistiken, Techniker für Techniker, und füllen die Arbeitszeitzeile mit einem Klick.
Unterschrift des Kunden vor Ort
Am Ende des Einsatzes unterschreibt der Kunde auf dem Bildschirm des Technikers oder auf seinem eigenen Gerät, indem er einen vom Bericht angezeigten Code scannt. Die Unterschrift ist zeitgestempelt, dem Bericht zugeordnet, und die Unterschriftenverfolgung zeigt Ihnen, was unterschrieben ist und was noch nicht.
Unterschriebene Wochenberichte
Jede Woche fasst ein Bericht je Techniker seine Einsätze und Stunden zusammen; er wird unterschrieben und aufbewahrt. Die Statistiken zählen sie mit.
Rechnung je Kunde und Unveränderbarkeit
Die für denselben Kunden durchgeführten Einsätze werden in einer einzigen Rechnung abgerechnet: jede Zeile trägt die Referenz des Berichts, aus dem sie stammt, die Rechnung bleibt mit den Einsätzen verknüpft, und ein bereits abgerechneter Bericht kann nicht zweimal abgerechnet werden. Angebote, Rechnungen und Zahlungen sind nativ. Die Buchungen sind versiegelt und miteinander verkettet: einmal erfasst, lässt sich eine Buchung nicht mehr ändern, jede Korrektur erfolgt durch einen Gegenvorgang.
Automatische Fälligkeitserinnerungen
Die Fälligkeit gehört zum Gerät: nächster Wartungsbesuch, periodische Prüfung. Zu den Stufen, die Sie einstellen — zum Beispiel 60, 30 und 7 Tage vorher — geht eine Erinnerungs-E-Mail an den Kunden, mit Vorlage, Absender und Versandzeitraum Ihrer Wahl. Der Einsatzbericht weist auf eine fehlende Fälligkeit hin, und die Statistiken listen die anstehenden auf.
Statistiken
Aktivität je Zeitraum, Umsatz und Arbeitszeit, was abgerechnet ist und was noch abzurechnen bleibt, was läuft und was ansteht, reale Stunden je Techniker, unterschriebene Berichte: sechs Bildschirme, über den Zeitraum Ihrer Wahl.
Häufige Fragen
Kann ich die Software sehen, bevor ich mich binde?
Ja. Die Demo steht allen offen, ohne Anmeldung, mit einem bereits gefüllten fiktiven Unternehmen: acht Kunden, fünfzehn Geräte, vier Techniker, Einsätze über sechs Monate und die laufende Woche, Rechnungen. Sie wird jede Nacht zurückgesetzt.
Sind meine Daten von denen anderer Unternehmen getrennt?
Ja. Jedes Unternehmen hat seine eigene Instanz und seine eigene Datenbank. Nichts wird zwischen Kunden geteilt.
Können meine Techniker auf einem Tablet arbeiten?
Ja. Ein angemeldeter Techniker landet auf „Mein Tag“: seine Einsätze, Stunden und Unterschriften, auf einem für den Finger gemachten Bildschirm. Er erfasst Zeit und Teile vor Ort und lässt den Kunden auf dem Bildschirm oder auf dessen Gerät unterschreiben.
Was ist die Unterschrift des Kunden wert?
Sie ist zeitgestempelt, dem Einsatzbericht zugeordnet und in einem Unterschriftenprotokoll aufbewahrt, das Sie einsehen. Der Wochenbericht des Technikers wird auf dieselbe Weise unterschrieben.
Verwaltet die Software mehrere Techniker und mehrere Teams?
Ja. Jeder Techniker hat sein Blatt, sein Konto, seine Abwesenheiten und seinen Plan; der Plan liest sich für das ganze Team oder je Techniker, und die Statistiken je Techniker.
Kann ich meinen Gerätepark und meine Kunden übernehmen?
Ja, die Übernahme gehört zur Inbetriebnahme: Kunden, Geräte mit Seriennummern und Verträgen, Stammdaten der Geräte. Wir bewerten sie mit Ihnen, bevor wir einen Termin nennen.
