Was die Software leistet
Verkauf über den Ladentisch
Der Verkäufer scannt den Artikel oder sucht ihn im Artikelstamm, nimmt das Geld ein, und die Rechnung entsteht. Der Scan-Modus bleibt von einem Artikel zum nächsten aktiv — Handscanner, Barcode des Herstellers oder QR-Code Ihres eigenen Etiketts. Die Anzeige hat zwei Dichten und einen einklappbaren Zahlenblock, je Kasse gespeichert.
Filialen, Kassen und Verkäufer
Sie erfassen Ihre Filialen, die Kassen jeder Filiale und die Verkäufer, die dort arbeiten. Jeder Verkäufer hat seine Rolle — Verkäufer, Filialleitung oder Lager —, seine Standardfiliale und das Recht, sie zu wechseln oder nicht. Eine Kasse öffnet sich nicht für jemanden, der ihr nicht zugeordnet ist.
Artikelstamm, Barcodes und Etiketten
Ein Artikel kann mehrere Codes tragen: interner Code, EAN-8, EAN-13, UPC-A, ISBN-13, Code 128, QR-Code, Lieferantencode. Ein doppelt vergebener, fehlerhafter oder in der Prüfziffer falscher Code wird bei der Eingabe abgewiesen. Etiketten werden bogenweise aus der Software gedruckt, und der Artikelstamm lässt sich auch aus einer CSV-Datei laden, die Zeile für Zeile geprüft wird.
Bestand je Filiale und Umlagerungen
Der Bestand wird Filiale für Filiale geführt. Eine Umlagerung wird vorbereitet, beim Versand gescannt, über einen Transitlagerort geführt — sie ist also nie nirgends — und beim Eingang kontrolliert: vollständige Annahme oder begründete Abweichung mit dem Restbestand im Transit. Chargen und Seriennummern begleiten die Bewegung.
Lieferanteneingänge per Scan
Eine versandte Lieferantenbestellung wird per Handscanner angenommen, in einem oder mehreren Durchgängen, mit der bei jedem Artikel neu berechneten Restmenge. Chargen, Seriennummern und Pflichtdaten werden dabei erfasst. Der Bestand ändert sich erst mit der Bestätigung des Eingangs.
Inventuren und blinde Doppelzählung
Eine Inventur wird je Filiale über einen Assistenten gestartet. Gezählt wird per Barcode, entweder durch Aufaddieren der gefundenen Mengen oder durch Erfassen der tatsächlich festgestellten Menge. In sensiblen Bereichen zählen zwei Personen getrennt, ohne das Ergebnis der anderen zu sehen: Abweichungen müssen mit einer Begründung entschieden werden, bevor sie übernommen werden.
Nachbestellung
Die Software berechnet die Bestandsdeckung jeder Artikelnummer je Filiale aus den tatsächlichen Verkäufen, dem realen Bestand, dem, was im Transit ist, und dem, was bereits bestellt ist. Sie schlägt Mengen vor und berücksichtigt dabei Mindestbestellmenge, Verpackungseinheit und Lieferzeit Ihres Lieferanten. Jeder Vorschlag wird bestätigt, mit Begründung geändert oder abgelehnt — danach entstehen die Lieferantenbestellungen als Entwurf, niemals automatisch versandt.
Kundenrücknahmen und Gutschriften
Eine Rücknahme geht immer von der Rechnung aus: Die Software bietet nur an, was tatsächlich noch rücknehmbar ist, und verweigert eine zweite Rücknahme auf derselben Position. Sie erzeugt eine Gutschrift, die mit der Ursprungsrechnung verknüpft ist, ohne diese zu verändern. Der Artikel geht in den verkaufsfähigen Bestand zurück oder an einen Sperrlagerort, ganz wie Sie entscheiden.
Treueprogramm und Geschenkkarten
Punkte entstehen auf tatsächlich bezahlten Rechnungen, hängen am Kundendatensatz und werden in einen Rabatt umgewandelt. Zuerst verbraucht werden die Punkte, die am frühesten verfallen. Eine Geschenkkarte wird aus einer Rechnung ausgegeben; ihr Code wird nur einmal angezeigt und ist danach nicht mehr lesbar. Einwilligungen, Punkte und Karten führen eine Historie, in der ergänzt und niemals gelöscht wird.
Aktionen
Eine Aktion hat Daten, eine Filiale — oder alle — und ein Ziel: Artikel, Artikelgruppen oder eine Kundenkategorie. An der Kasse zeigt die Software den Rabatt, den sie setzen wird, bevor sie ihn setzt, behält den besten zulässigen Rabatt und lässt einen höheren, manuell erfassten Rabatt unangetastet.
Online-Bestellungen
Die Bestellungen Ihrer Online-Verkaufskanäle laufen als Entwurf auf, jede mit ihrem Herkunftskanal und ihrer externen Referenz. Dieselbe Meldung zweimal empfangen erzeugt keine zwei Bestellungen. Eine unstimmige Bestellung wird zurückgestellt und läuft nur nach einer Entscheidung weiter. Der an Ihre Website gemeldete Bestand zieht Ihren Sicherheitsbestand und das bereits Reservierte vom realen Bestand ab.
Kassenabschluss, Rechnungsstellung und Unveränderbarkeit
Angebote, Aufträge, Rechnungen und Zahlungen sind von Haus aus dabei: Buchhaltung, Umsatzsteuer und elektronische Rechnung laufen ohne zusätzliche Einrichtung. Beim Abschluss einer Kasse vergleicht die Software den erwarteten mit dem gemeldeten Betrag — Bargeld, Karte und Schecks getrennt — und versiegelt ein Archiv dieser Kontrolle, verkettet mit dem vorherigen und exportierbar. Die Buchungen werden versiegelt und miteinander verkettet: Einmal erfasst, lässt sich ein Eintrag nicht mehr ändern, jede Korrektur läuft über eine Gegenbuchung.
Häufige Fragen
Kann ich die Software sehen, bevor ich mich binde?
Ja. Die Demo steht allen offen, ohne Anmeldung, mit einem bereits gefüllten fiktiven Ladengeschäft: zwei Filialen, ein Artikelstamm, Verkäufe am Tresen. Sie wird jede Nacht zurückgesetzt.
Sind meine Daten von denen der anderen Geschäfte getrennt?
Ja. Jedes Geschäft hat seine eigene Instanz und seine eigene Datenbank. Zwischen Betreibern wird nichts geteilt.
Verwaltet die Software mehrere Filialen?
Ja. Der Bestand wird Filiale für Filiale geführt, eine Umlagerung läuft über einen Transitlagerort mit Kontrolle beim Eingang, und ein Verkäufer arbeitet nur in den Filialen, die ihm zugeordnet sind.
Brauche ich besondere Hardware zum Scannen?
Ein Handscanner, der sich wie eine Tastatur verhält, genügt: Der Code landet im Suchfeld, und der Scan-Modus bleibt von einem Artikel zum nächsten aktiv. Die QR-Codes Ihrer eigenen Etiketten werden an derselben Stelle gelesen, ohne zweites Werkzeug.
Bin ich mit meinen Kassenvorgängen konform?
Die Aufzeichnungen werden versiegelt und verkettet: Eine erfasste Aufzeichnung lässt sich nicht mehr ändern, jede Korrektur läuft über eine Gegenbuchung. Bei jedem Kassenabschluss wird die Differenz zwischen erwartetem und gemeldetem Betrag archiviert und versiegelt. Die Konformität wird durch die individuelle Bescheinigung des Herstellers nachgewiesen — Ihre stellen wir auf Ihren Namen aus.
Kann ich meinen Artikelstamm und meine Kundendatei übernehmen?
Ja, die Übernahme gehört zur Inbetriebnahme. Der Artikelstamm lässt sich auch aus einer CSV-Datei importieren, die Zeile für Zeile geprüft wird, bevor etwas geschrieben wird.
