Cosa fa il software
Camere, tipologie e piantine per piano
Ogni camera ha il suo numero, il suo piano, la sua tipologia, la sua capienza e il suo posto sulla piantina del piano che caricate. Una tipologia di camera descrive i letti (singolo, matrimoniale, queen, king, divano letto, culla), le dotazioni (vista, aria condizionata, televisione, bagno, minibar…) e le foto che i vostri clienti vedranno online.
Stagioni, listino e tariffa base
Ogni tipologia ha una tariffa base a notte, che le stagioni modificano: bassa, media, alta, con i loro periodi. Il listino si legge a colpo d’occhio e i prezzi si inseriscono IVA inclusa; il software tiene l’importo al netto per la fattura e la fatturazione elettronica.
Trattamenti
Solo pernottamento, colazione, mezza pensione, pensione completa, all inclusive: il trattamento si sceglie su ogni soggiorno, si calcola per persona e per notte, con la quota dei bambini e la quota delle bevande alcoliche ripartita all’aliquota IVA corretta.
Piani tariffari
La tariffa standard, la non rimborsabile, il soggiorno lungo, la prenotazione anticipata, la tariffa delle piattaforme: ogni piano ha le sue condizioni (durata minima, anticipo di prenotazione, canale) e il suo sconto, e il software rifiuta un piano a cui il soggiorno non ha diritto. La commissione di una piattaforma è indicata sul preventivo.
Prenotazione al banco e preventivo in tempo reale
La reception inserisce il cliente, le date, la composizione, il trattamento, il piano tariffario e le opzioni: il preventivo si calcola notte per notte, tassa di soggiorno inclusa, e la camera si sceglie sulla piantina. La prenotazione diventa una proposta, un ordine, una fattura di acconto, poi una fattura di saldo: documenti nativi, numerati e inalterabili.
Prenotazione online
I vostri clienti cercano una camera per le loro date, filtrano per dotazione, vedono le foto, scelgono trattamento e piano e confermano la richiesta con un codice ricevuto via e-mail. Voi confermate, parte il link di pagamento della caparra e il soggiorno prende posto sul planning.
Planning dei soggiorni, arrivi e partenze
Il planning mostra i soggiorni per camera e per giorno, gli arrivi e le partenze del giorno, le opzioni non confermate e i blocchi. La schermata di arrivi e partenze collega accoglienza, partenza anticipata e liberazione della camera.
Pulizie e spazi comuni
Ogni partenza genera il compito di pulizia della camera; gli spazi comuni hanno i loro. L’elenco del giorno si legge per dipendente, si spunta su tablet, e gli incidenti e gli interventi tecnici si segnalano dalla camera interessata.
Team, turni del personale e rilevazione presenze
Reception, pulizie, bar, manutenzione: ogni dipendente ha il suo ruolo, il suo turno di servizio, la sua rilevazione presenze e le sue abilitazioni (sorveglianza della piscina, istruttore di nuoto, gestione del bar). Il software sa chi è presente e chi è abilitato.
Sale seminari e giornata di lavoro
Ogni sala descrive la sua superficie, le sue capienze secondo l’allestimento (a teatro, a scuola, a U, banchetto…), le sue dotazioni e i suoi prezzi: noleggio a ore, a mezza giornata, a giornata, oppure pacchetto giornata di lavoro per partecipante con minimo garantito. Il planning delle sale evita ogni sovrapposizione e il preventivo esce con le aliquote IVA ripartite.
Bar, ristorante e piscina
Quando li attivate, il bar e il ristorante hanno la loro cassa nativa e i loro prodotti, il ristorante le prenotazioni dei tavoli per servizio, la piscina il suo registro sanitario e il suo planning di sorveglianza, i corsi di nuoto i loro orari e le loro iscrizioni.
Tassa di soggiorno
Le tariffe per classificazione (palace, cinque stelle… non classificato) sono installate con la loro quota dipartimentale; la tassa si calcola notte per notte e adulto per adulto su ogni soggiorno, i minorenni ne sono esentati e il riversamento si prepara per periodo.
Conformità alberghiera
Trentuno obblighi seguiti con la loro scadenza (commissione di sicurezza, legionella, HACCP, licenza e permesso di esercizio, affissioni, DAE…), le schede alloggiati dei viaggiatori stranieri, la classificazione della struttura e le sue date di validità.
Centrali di prenotazione
Le disponibilità di ogni tipologia di camera si sincronizzano con le piattaforme tramite calendario iCal: le vostre camere vi risultano occupate quando lo sono qui, e un soggiorno proveniente da una piattaforma porta il suo canale e il suo piano tariffario.
Fatturazione nativa e inalterabile
Preventivo, ordine, fattura di acconto, fattura di saldo: documenti nativi, numerati, sigillati in un registro inalterabile, compatibili con la fatturazione elettronica. Soggiorni, seminari e consumi si fatturano con gli stessi prodotti e le stesse aliquote IVA.
Domande frequenti
Posso vedere il software prima di impegnarmi?
Sì. La demo è aperta a tutti, senza registrazione, con un hotel fittizio già popolato: sessantaquattro camere su quattro piani, soggiorni su sei mesi e sulla settimana in corso, seminari, un team, fatture. Tutto viene azzerato ogni notte.
I miei dati sono separati da quelli delle altre strutture?
Sì. Ogni struttura ha la sua istanza e il suo database. Nulla è condiviso tra i clienti.
I miei clienti possono prenotare online?
Sì. La pagina pubblica mostra le camere disponibili per le loro date, con foto, dotazioni, trattamenti e piani tariffari; il cliente conferma la richiesta con un codice ricevuto via e-mail e voi mantenete il controllo della conferma e della caparra.
Il software gestisce la tassa di soggiorno?
Sì. Le tariffe per classificazione sono installate, la tassa si calcola su ogni soggiorno notte per notte e adulto per adulto, minorenni esentati, e una schermata prepara il riversamento per periodo.
Posso gestire sale seminari e un ristorante?
Sì. Le sale si prenotano a ore, a mezza giornata, a giornata o come giornata di lavoro per partecipante; il bar e il ristorante si attivano nelle impostazioni, con la loro cassa e le prenotazioni dei tavoli.
Posso riprendere le mie camere, le mie tariffe e i miei clienti?
Sì, la ripresa fa parte dell’avviamento: camere e piani, tipologie e tariffe, clienti, soggiorni futuri. La valutiamo con voi prima di annunciare una data.
