Cosa fa il software
Schede di intervento e numerazione
Un intervento è una scheda: il cliente, l’apparecchiatura interessata, cosa c’è da fare, il tecnico, la fascia prevista. Riceve un numero di intervento unico fin dalla creazione e passa per stati che si seguono a schermo — bozza, convalidata, fatturata, chiusa. La descrizione si completa nel corso dell’intervento, e la scheda si stampa in PDF.
Pianificazione dei tecnici
La pianificazione si legge per giorno o per settimana, per tutta la squadra o per un tecnico. Ogni intervento vi figura con la fascia di inizio e fine, il cliente e l’apparecchiatura; un filtro per stato mostra ciò che resta da fare. Le assenze dichiarate dei tecnici vi sono visibili.
Parco apparecchiature dei tuoi clienti
Ogni apparecchiatura ha la sua scheda, collegata al suo proprietario: riferimento, materiale dell’anagrafica, numero di serie, ubicazione, data di acquisto e garanzia, contratto di manutenzione e prossima visita, persona che la utilizza. La sua storia elenca tutti gli interventi che l’hanno riguardata, e un intervento si crea dalla scheda dell’apparecchiatura.
Anagrafica dei materiali
I materiali che manutieni sono descritti una volta — marca, modello, tipo, codice articolo — e ogni apparecchiatura di un cliente vi si collega. Marche, modelli, tipi e categorie sono dizionari che tieni tu stesso.
Tecnici, account e disponibilità
Un tecnico ha la sua scheda e, se deve registrare lui stesso, un account con i soli diritti necessari: leggere e creare interventi, vedere i suoi clienti, aprire il suo spazio. Le sue assenze si dichiarano e si ritrovano nella pianificazione. Le risorse umane native fanno il resto.
Lo spazio del tecnico su tablet
Collegato dal tablet o dal telefono, un tecnico arriva direttamente su «La mia giornata»: i suoi interventi del giorno, quelli a venire, quelli che ha fatto firmare, le sue ore della settimana. Ogni schermata è fatta per il dito, e vede solo ciò che lo riguarda.
Manodopera, ricambi e trasferta
Sulla scheda, il tecnico inserisce le sue righe: la manodopera alla tariffa oraria del tuo servizio di tempo di intervento, i ricambi presi dal catalogo, la trasferta con il suo punto di partenza. L’IVA segue quella del cliente. La trasferta ha un prezzo ma non è mai fatturata per errore: la fatturazione riprende solo le righe fatturabili.
Tempo impiegato e ore reali
Ogni passaggio è registrato con data, ora di arrivo, ora di partenza e durata. Sono questi tempi a formare le «ore reali» delle statistiche, tecnico per tecnico, e ad alimentare la riga di manodopera con un clic.
Firma del cliente sul posto
Alla fine dell’intervento, il cliente firma sullo schermo del tecnico, oppure sul proprio dispositivo scansionando un codice mostrato dalla scheda. La firma è datata, collegata alla scheda, e il monitoraggio delle firme ti mostra cosa è firmato e cosa non lo è ancora.
Rapporti settimanali firmati
Ogni settimana, un rapporto per tecnico riprende i suoi interventi e le sue ore; si fa firmare e si conserva. Le statistiche ne tengono il conto.
Fatturazione per cliente e inalterabilità
Gli interventi eseguiti per uno stesso cliente si fatturano in un’unica fattura: ogni riga porta il riferimento della scheda da cui proviene, la fattura resta collegata agli interventi, e una scheda già fatturata non può esserlo due volte. Preventivi, fatture e pagamenti sono nativi. Le registrazioni sono sigillate e concatenate tra loro: una volta registrata, una scrittura non si modifica più, ogni correzione passa per un’operazione inversa.
Promemoria automatici di scadenza
La scadenza appartiene all’apparecchiatura: prossima visita di manutenzione, controllo periodico. Ai livelli che imposti — per esempio 60, 30 e 7 giorni prima — un’e-mail di promemoria parte verso il cliente, con il modello, il mittente e la fascia oraria di tua scelta. La scheda di intervento segnala una scadenza non inserita, e le statistiche elencano quelle in arrivo.
Statistiche
L’attività per periodo, il fatturato e la manodopera, ciò che è fatturato e ciò che resta da fatturare, ciò che è in corso e a venire, le ore reali per tecnico, i rapporti firmati: sei schermate, sul periodo che scegli.
Domande frequenti
Posso vedere il software prima di impegnarmi?
Sì. La demo è aperta a tutti, senza registrazione, con un’impresa fittizia già popolata: otto clienti, quindici apparecchiature, quattro tecnici, interventi su sei mesi e la settimana in corso, fatture. Viene azzerata ogni notte.
I miei dati sono separati da quelli delle altre imprese?
Sì. Ogni impresa ha la propria istanza e il proprio database. Nulla è condiviso tra clienti.
I miei tecnici possono lavorare su un tablet?
Sì. Un tecnico collegato arriva su «La mia giornata»: i suoi interventi, le sue ore, le sue firme, su una schermata fatta per il dito. Registra tempo e ricambi sul posto, e fa firmare il cliente sullo schermo o sul dispositivo del cliente.
Che valore ha la firma del cliente?
È datata, collegata alla scheda di intervento e conservata in un registro delle firme che puoi consultare. Il rapporto settimanale del tecnico si firma allo stesso modo.
Il software gestisce più tecnici e più squadre?
Sì. Ogni tecnico ha la sua scheda, il suo account, le sue assenze e la sua pianificazione; la pianificazione si legge per tutta la squadra o per tecnico, e le statistiche si leggono tecnico per tecnico.
Posso riprendere il mio parco apparecchiature e i miei clienti?
Sì, la migrazione fa parte della messa in servizio: clienti, apparecchiature con numeri di serie e contratti, anagrafica dei materiali. La valutiamo con te prima di annunciare una data.
